این روزا کمتر کسی پیدا می‌شه که با اینترنت سر و کار داشته باشه و اسم ایمیل سازمانی رو نشنیده باشه. ایمیل سازمانی، یه نوع سرویس ایمیله که به شما یه کانال رسمی برای ارتباط با مشتری‌ها، همکارها و بقیه شرکت‌ها می‌ده. اگه بدونین ایمیل سازمانی چطور کار می‌کنه و چه مزیت‌هایی داره، می‌تونین یه سرویس مناسب برای بیزینس خودتون انتخاب کنین و حسابی ازش بهره ببرین.
ایمیل سازمانی چیه؟
ایمیل سازمانی در واقع همون ایمیلیه که به‌جای استفاده از سرویس‌های عمومی مثل Gmail، با دامنه‌ی شرکت خودتون (مثل: [email protected]) ساخته می‌شه. این کار باعث می‌شه وقتی مشتری‌ها ایمیل شما رو می‌بینن، متوجه بشن با یه بیزینس حرفه‌ای و جدی طرف هستن، نه یه حساب شخصی. مثلاً تصور کنین یه فروشگاه آنلاین دارین؛ ایمیلی مثل [email protected] خیلی حرفه‌ای‌تر و قابل‌اعتمادتر به نظر میاد تا یه چیزی مثل [email protected].
چرا لازمه ایمیل سازمانی داشته باشیم؟
استفاده از ایمیل سازمانی به دلایل مختلفی برای هر کسب‌وکار خیلی مهمه. در ادامه چندتا از این دلایل رو مرور می‌کنیم:
- حرفه‌ای دیده بشین: اگه می‌خواین شرکتتون جدی گرفته بشه، باید روی همه‌چیز، از جمله ایمیل‌ها، حساب کنین. ایمیل سازمانی نشون می‌ده که شما برای برندتون ارزش قائلین و کارتون رو حرفه‌ای پیش می‌برین.
- شناخت برندتون رو بالا ببرین: وقتی توی آدرس ایمیلتون نام برند وجود داره، این موضوع باعث می‌شه مردم راحت‌تر شما رو به یاد بیارن و به برندتون اعتماد کنن. مثلاً وقتی مشتری‌ها مدام ایمیل شما رو می‌بینن، نام شرکتتون توی ذهنشون می‌مونه.
- وفاداری و اطمینان ایجاد کنین: داشتن ایمیل حرفه‌ای باعث می‌شه مشتری‌ها حس کنن با یه برند قابل‌اعتماد طرفن. اینطوری احتمال بیشتری داره که به شما وفادار بمونن و توی خریدهاشون دوباره به شما مراجعه کنن.
ایمیل سازمانی چطور کار می‌کنه؟
ایمیل سازمانی معمولاً به‌عنوان یه سرویس اختصاصی روی دامنه‌ی شرکت شما پیاده می‌شه و فقط خود شما و اعضای تیم‌تون بهش دسترسی دارین. این یعنی که خودتون می‌تونین کنترل کاملی روی حساب‌ها داشته باشین؛ مثلاً مشخص کنین چه کسی ایمیل داشته باشه و سیاست‌های امنیتی رو تنظیم کنین.
تفاوت ایمیل سازمانی با ایمیل شخصی چیه؟
ایمیل‌های شخصی و سازمانی توی چندتا چیز با هم فرق دارن. ایمیل شخصی معمولاً از سرویس‌های عمومی مثل Gmail یا Hotmail استفاده می‌کنه و آدرسش یه چیز کلیه. اما ایمیل سازمانی یه سر و شکل رسمی داره و از دامنه شرکتتون استفاده می‌کنه.
مثلاً، فرض کنین اسم شرکتتون “فروش‌آنلاین” باشه. ایمیل شخصی ممکنه این شکلی باشه: [email protected]، ولی ایمیل سازمانی شما می‌شه: [email protected] یا [email protected]. این مدل ایمیل خیلی حرفه‌ای‌تر به نظر میاد و اعتماد بیشتری برای مشتری‌ها ایجاد می‌کنه.
اگه می‌خواین شرکتتون جدی گرفته بشه، استفاده از ایمیل سازمانی خیلی مهمه. چون نشون می‌ده که شما به برندسازی اهمیت می‌دین و قصدتون جدی‌بودن توی کسب‌وکار خودتونه. این کار نه‌تنها باعث می‌شه مشتری‌ها شما رو بیشتر بشناسن، بلکه احتمال اینکه دوباره به شما مراجعه کنن هم بیشتر می‌شه.
مثال از تفاوت ایمیل شخصی و سازمانی:
- ایمیل شخصی:
[email protected] - ایمیل سازمانی:
[email protected]
پس، اگه می‌خواین برندتون رشد کنه و معتبر دیده بشین، بهتره از ایمیل‌های سازمانی استفاده کنین.
مزایا و معایب استفاده از ایمیل سازمانی
ارتباطات ایمیلی این روزها یه بخش اساسی از هر بیزینس محسوب می‌شه. شرکت‌ها از ایمیل برای فرستادن اخبار و اطلاعیه‌های کاری به کارمندان و مشتری‌ها استفاده می‌کنن. مثلاً با ایمیل می‌شه برنامه‌ها و دستورالعمل‌های جدید کاری رو به راحتی با تیم به اشتراک گذاشت یا با مشتری‌ها و تامین‌کننده‌ها در ارتباط بود و یادآوری‌های مهم فرستاد.
مزایای استفاده از ایمیل سازمانی
- افزایش سرعت و کارایی
ایمیل‌ها خیلی سریع ارسال می‌شن و معمولا هم کارمندان ترجیح می‌دن از طریق ایمیل ارتباط بگیرن تا تلفن یا ملاقات حضوری. این‌جوری سریع‌تر می‌شه جواب گرفت و به کارهای دیگه رسید. - مقرون‌به‌صرفه بودن
ایمیل یه راه ارتباطی کم‌هزینه‌ست و در مقایسه با روش‌های تبلیغاتی سنتی خیلی به‌صرفه‌تره. می‌تونین با یه ایمیل مارکتینگ به هزاران نفر دسترسی پیدا کنین و هزینه‌ها رو کم کنین. - انعطاف‌پذیری
ایمیل تو همه‌ی بخش‌های بیزینس کارایی داره، از بازاریابی گرفته تا بخش منابع انسانی. می‌شه به‌عنوان ابزار اصلی یا تکمیلی ارتباطات ازش استفاده کرد. - دسترس‌پذیری بالا
یکی از مزایای بزرگ ایمیل اینه که در هر مکان و هر زمانی می‌تونین بهش دسترسی داشته باشین، خصوصاً اگه از خونه کار کنین. اینطوری همیشه در ارتباط و تحت کنترل هستین. - اتصال به موبایل
از هر گوشی هوشمند یا تبلتی که استفاده کنین، به شرطی که به اینترنت وصل باشین، می‌تونین ایمیل‌هاتون رو چک کنین. یعنی همیشه در دسترسین. - قابلیت مقیاس‌پذیری
ایمیل رو می‌تونین به تعداد زیاد بفرستین و این برای شرکت‌هایی که نیاز به ارتباطات گسترده دارن عالیه. از دیتابیس‌های بزرگ می‌شه استفاده کرد و به تعداد زیادی پیام فرستاد.
معایب استفاده از ایمیل سازمانی
با اینکه ایمیل خیلی کاربردیه، ولی معایب خودشو هم داره. اینجا چندتا از نکات منفی ایمیل سازمانی رو ببینین:
- هرزنامه‌ها (اسپم)
بعضی وقتا پیام‌هایی که می‌گیرین از طرف افرادیه که اجازه‌ی ارسال ندارن و این پیام‌های اسپم می‌تونن وقت و هزینه‌ی زیادی رو تلف کنن. برای جلوگیری از این اسپم‌ها، بهتره از نرم‌افزارهای فیلتر ایمیل استفاده کنین. - ویروس‌ها
اگه پیام‌های مشکوک رو باز کنین، ممکنه ویروس وارد سیستم بشه. برای امنیت بیشتر، از نرم‌افزارهای آنتی‌ویروس و ضداسپم کمک بگیرین. - نفوذ افراد غیرمجاز
اگه امنیت سایبری شرکتتون بالا نباشه، احتمال داره هکرها وارد حساب‌های ایمیل کارمندها بشن و اطلاعات رو بدزدن. برای اینکه امنیت بالاتر بره، از رمزهای عبور قوی استفاده کنین تا حساب‌ها امن بمونن.
با یه ایمیل سازمانی امن و درست، می‌تونین ارتباطات حرفه‌ای و مطمئنی داشته باشین و همیشه بیزینستون رو در بهترین حالت نگه دارین.
کاربردهای ایمیل سازمانی
ایمیل‌های سازمانی تو شرکت‌ها کلی کاربرد دارن و به عنوان یه ابزار اصلی برای ارتباطات بین بخش‌ها استفاده می‌شن.
۱. بازاریابی
شرکت‌های حرفه‌ای از ایمیل برای کمپین تبلیغاتی و بازاریابی استفاده می‌کنن. اونا کمپین‌های بازاریابی ایمیلی راه می‌ندازن که توش لینک‌هایی به سایت شرکت و جزئیات محصولات و پیشنهادهای ویژه دارن.
بازاریابی با ایمیل باعث می‌شه شرکت‌ها بتونن ارتباط نزدیکی با مشتری‌هاشون برقرار کنن و حس وفاداری رو توشون بالا ببرن. ایمیل یه راه عالیه چون می‌شه به تعداد زیادی از مشتری‌ها پیام فرستاد و با مشتری‌های وفادار ارتباطی صمیمی‌تر برقرار کرد.
۲. پشتیبانی مشتری
خیلی از شرکت‌ها از ایمیل برای پشتیبانی مشتری‌هاشون استفاده می‌کنن. وظیفه‌ی اصلی تیم پشتیبانی، رسیدگی به سوال‌ها و شکایت‌های مشتری‌هاست و ایمیل برای این کار عالیه.
برخلاف تماس تلفنی، مشتری‌ها با ایمیل راحت‌ترن چون هر وقت وقت داشته باشن می‌تونن پیام رو بخونن و جواب بدن. اینطوری حتی تو خونه هم می‌تونن مشکلشون رو پیگیری کنن.
۳. اطلاع‌رسانی محصول
وقتی شرکت‌ها محصول جدیدی رو معرفی می‌کنن یا فروش ویژه دارن، ایمیل سازمانی کمکشون می‌کنه تا سریع خبر رو به گوش مشتری‌ها برسونن. مثلا توی ایمیل یه کد تخفیف، لینک به محصول جدید، یا اطلاعات کامل محصول رو می‌ذارن.
داشتن ایمیل شرکتی به کسب‌وکارها این امکان رو می‌ده که اطلاعات زیادی رو تو زمان کوتاه و با هزینه کم به تعداد زیادی از مشتری‌ها برسونن.
۴. ارتباطات داخلی بین کارکنان
ایمیل ابزاری خیلی خوب برای ارتباط بین کارمندان یه شرکت یا بین مدیرها و کارکنانه. با ایمیل می‌تونن در مورد مسائل کاری، زمان‌بندی شیفت‌ها، نظرسنجی‌ها، یا وظایف جدید صحبت کنن.
یکی از مزایای ایمیل اینه که همه می‌تونن هر وقت خواستن به پیام‌های قبلی دسترسی داشته باشن و لازم نیست چیزی یادشون بره.
روش‌های ساخت ایمیل سازمانی
برای ساختن ایمیل شرکتی روش‌های مختلفی وجود داره که هرکدومشون ویژگی‌های خاص خودشون رو دارن. بیاین چندتا از این روش‌ها رو باهم مرور کنیم.
1- استفاده از ایمیل هاست‌شده
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای ساخت ایمیل شرکتی، استفاده از سرویس‌های ایمیل هاست‌شده‌ست. وقتی هاست می‌خرین، می‌تونین بررسی کنین که آیا سرویس ایمیل هم همراهش داره یا نه. خیلی از شرکت‌ها مثل شرکت‌های هاستینگ ایرانی و خارجی، این سرویس رو به‌عنوان یه سرویس جانبی ارائه می‌دن.
2- استفاده از ابزارهای رایگان و متن‌باز
یه روش دیگه استفاده از ابزارهای رایگان و متن‌بازه. این ابزارها رو می‌تونین از اینترنت بگیرین و روی هاست خودتون نصب کنین. البته برای این کار باید اول یه هاست خریداری کنین و یه مقدار هم تخصص فنی نیاز داره.
این روش یه خورده دردسر داره؛ مثلا مدیریت ایمیل‌های اسپم تو این سرویس‌ها سخته و امنیتشون هم شاید به پای سرویس‌های پولی نرسه. برای همین بهتره حتما از سرویس‌های امنیتی خوب استفاده کنین. ضمناً پشتیبانی این سیستم‌ها هم با خودتونه، پس اگر مشکلی پیش اومد، خودتون باید حلش کنین.
3- خرید ایمیل سازمانی
ساده‌ترین و حرفه‌ای‌ترین روش اینه که ایمیل سازمانی رو از شرکت‌هایی که این سرویس رو می‌فروشن، بخرین. این شرکت‌ها، هم نصب و راه‌اندازی رو براتون انجام می‌دن و هم پشتیبانی قوی دارن.
مزیت خرید ایمیل سازمانی اینه که همه‌چی رو به تیم پشتیبانی می‌سپارین و اونا مشکلات فنی رو براتون حل می‌کنن. علاوه‌بر‌این، از نظر هزینه هم خیلی به‌صرفه‌ست چون لازم نیست خودتون برای مدیریت و امنیت ایمیل هزینه کنین.
فرمت‌های حرفه‌ای برای آدرس ایمیل سازمانی
اول از همه، لازمه یه فرمت خوب برای ایمیل شرکتی انتخاب کنین که هم ساده باشه و هم کارکنان بتونن راحت ازش استفاده کنن و به خاطر بسپرن. معمولا، پنج مدل فرمت حرفه‌ای برای ایمیل‌ها داریم که تو شرکت‌ها استفاده می‌شه. بیاین این فرمت‌ها رو مرور کنیم:
- فقط اسم
مثلاً اگر اسم یکی “رضا” باشه، ایمیلش می‌شه:[email protected] - فقط فامیلی
اگر فقط فامیلی رو بخوایم، مثلا برای “موسوی” می‌شه:[email protected] - ترکیب اسم و حرف اول فامیلی
مثل ترکیب اسم و حرف اول فامیلی که “رضا موسوی” می‌شه:[email protected]یا[email protected] - ترکیب فامیلی و حرف اول اسم
اگر برعکس کنیم و فامیلی رو اول بذاریم با حرف اول اسم، می‌شه:[email protected]یا[email protected] - ایمیل دپارتمان‌ها
برای بخش‌های مختلف هم می‌تونین ایمیل‌های کلی درست کنین، مثل[email protected]یا[email protected]برای بخش فروش یا پشتیبانی.
ساخت ایمیل شرکتی در سه مرحله ساده
خب حالا بریم سراغ اینکه چطوری ایمیل شرکتی رو بسازیم. هر روشی رو که برای سرویس ایمیل انتخاب کنین، تقریبا مراحلش مشابه هست:
- انتخاب سرویس
اول تصمیم بگیرین از کجا می‌خواین ایمیلتون رو بگیرین. مثلا، می‌تونین از شرکت‌هایی که هاست و سرویس ایمیل می‌دن استفاده کنین یا سرویس‌های دیگه‌ای که ارزون و کاربردی هستن. - ایجاد آدرس سفارشی
حالا که سرویس رو انتخاب کردین، می‌تونین آدرس ایمیل خودتون رو بسازین. برای اینکه بتونین از این ایمیل استفاده کنین، تنظیمات رکوردهای MX رو توی پنل سرویس‌دهنده به‌روزرسانی کنین. بعد هم تنظیمات IMAP و SMTP رو انجام بدین تا ایمیلتون به برنامه‌های مدیریت ایمیل مثل Outlook یا Google Workspace متصل بشه. - راه‌اندازی کامل میل سرور
در نهایت، اگر می‌خواین همه‌چیز رو حرفه‌ای‌تر کنین، می‌تونین یه میل سرور شرکتی راه‌اندازی کنین تا مدیریت و امنیت ایمیل‌ها کامل دست خودتون باشه.
راهنمای ساخت ایمیل شرکتی توی Google Workspace
- اول، یه دامنه بگیرین.
- بعد برین Google Workspace و یه پلن خریداری کنین.
- Admin Console (کنترل پنل مدیریت) رو از صفحه اصلی Google Workspace تنظیم کنین.
- دامنه‌تون رو تایید کنین.
- حالا به راحتی ایمیل شرکتیتون رو بسازین؛ مثلاً
[email protected].
آموزش ساخت ایمیل شرکتی رایگان با سی پنل یا دایرکت ادمین
اگه از هاست‌هایی مثل سی پنل یا دایرکت ادمین استفاده می‌کنین، خیلی راحت می‌تونین ایمیل شرکتی رایگان درست کنین. بعد از خرید سرویس و گرفتن هاست، مراحل زیر رو انجام بدین:
در سی پنل:
- وارد حساب هاستتون بشین.
- برین به بخش Email.
- روی Add Email کلیک کنین.
- آدرس ایمیل و رمز موردنظرتون رو وارد کنین.
- دکمه Create Account رو بزنین و تموم!
در دایرکت ادمین:
- وارد حساب هاستتون بشین.
- برین به Email Accounts.
- روی Create Mail Account کلیک کنین.
- آدرس ایمیل و رمز موردنظرتون رو وارد کنین.
- تو قسمت Email Quota یه عدد (مثلا ۴۰۰۰) وارد کنین.
- آخر سر روی دکمه Create بزنین و ایمیلتون آمادست!
حالا شما یه ایمیل شرکتی دارین که هم حرفه‌ایه و هم با اسم خودتون و شرکتتون ساخته شده!
چرا داشتن ایمیل شرکتی برای کسب‌وکارها مهمه؟
داشتن یه ایمیل سازمانی واسه هر کسب‌وکاری واجبه. واقعیت اینه که ایمیل یکی از راحت‌ترین و کم‌هزینه‌ترین راه‌ها برای ارتباطات کاریه، هم تو خود شرکت هم با بقیه. ایمیل وقتی درست استفاده بشه، می‌تونه کمک کنه که کسب‌وکارتون سریع‌تر به هدفاش برسه.
خوشبختانه، ساختن یه ایمیل شرکتی هم کار سختی نیست. با سرویس‌هایی مثل Google Workspace، Zoho یا Bluehost خیلی سریع می‌شه راهش انداخت. کافیه اول یه ارائه‌دهنده انتخاب کنین و حساب کاربریتون رو بسازین.
بعدش هم اسم دامنه (همون آدرس سایتتون) رو انتخاب کنین و ایمیلتون رو روی همون دامنه راه بندازین. آخرش هم می‌تونین این ایمیل رو به سرویس‌هایی مثل Apple Mail یا Microsoft 365 وصل کنین تا مدیریت ایمیلاتون آسون‌تر بشه.
تو این مطلب، درباره اینکه چرا و چطور یه ایمیل سازمانی راه بندازین حرف زدیم. اگه سؤالی تو ذهنتون هست یا نیاز به راهنمایی بیشتری دارین، تو بخش کامنت‌ها ازمون بپرسین.
اهمیت داشتن ایمیل سازمانی و اهمیت آن در کسب و کار
اگه به دنبال رشد و پیشرفت توی کار فروش هستید، پلتفرم دالب می‌تونه یک نقطه شروع عالی براتون باشه. دالب یک پلتفرم آموزشی فوق‌العاده‌ست که به شما کمک می‌کنه تا مهارت‌های فروش خودتون رو تقویت کنید و تبدیل به یک کارشناس فروش حرفه‌ای بشید.
آموزش فروش نه تنها به شما کمک می‌کنه تا با مشتریان ارتباط بهتری برقرار کنید، بلکه بهتون این امکان رو می‌ده که روند فروش رو بهینه کنید و در نتیجه، درآمد کسب‌وکارتون رو بالا ببرید. یکی از دوره‌های فوق‌العاده‌ای که دالب ارائه می‌ده، دیجیتال مارکتینگ برای مدیران هست. این دوره به شما می‌آموزه که چطور تیم فروش خودتون رو مدیریت کنید و بهترین استراتژی‌ها رو برای افزایش فروش و رشد کسب‌وکار به کار بگیرید.
شاید فکر کنید این دوره مخصوص مدیران هست، اما واقعیت اینه که هر کسی که می‌خواد در کار فروش موفق بشه، باید با این مفاهیم آشنا باشه. شناخت افراد، نیازهاشون و چطور می‌تونید بهشون کمک کنید، کلید موفقیت شماست.
حالا ممکنه بپرسید این موضوع چه ربطی به ایمیل سازمانی داره؟ خوب، وقتی شما یک ایمیل سازمانی حرفه‌ای دارین، می‌تونین با مشتریان و همکاران خود به شکل موثرتری ارتباط برقرار کنین. این ایمیل به شما اعتبار می‌ده و باعث می‌شه مشتری‌ها به شما بیشتر اعتماد کنن.
وقتی شما به عنوان یک کارشناس فروش با استفاده از ایمیل سازمانی خودتون به مشتری‌ها نزدیک می‌شید، می‌تونید بهتر نیازهاشون رو بشناسید و پیشنهادهای بهتری بهشون بدید اما به شرطی که کاملا آموزش دیده باشید.
در نتیجه، با یادگیری فروش و به‌کارگیری استراتژی‌های درست، به راحتی می‌تونید درآمد کسب‌وکارتون رو افزایش بدید و توی بازار رقابتی امروزی، پیشرفت کنید. پس وقت رو تلف نکنید، به دالب سر بزنید و شروع به یادگیری کنید!
