برگزاری جلسات، بخش جدایی ناپذیر از یک کسب و کار و هر گونه روال اداری هستند. از جلسات غیررسمی تیم گرفته تا جلسات ساختارمند هیئت مدیره، عنصر مشترک همه آنها نیاز به صورت جلسه نویسی است. نقش صورت جلسه نویسی در کسب و کار، ثبت بحث ها، تصمیمات و گزارش های مربوط به پیشرفتی است که در طول جلسات انجام شده است.
نکات عملی در حال چرخش هستند. برخی چیزها کاملاً واضح هستند، در حالی که برخی دیگر کمی مبهم. برخی از شرکت کنندگان ممکن است یادداشت برداری کرده باشند، اما این یادداشت ها نا مشخص و بدون ساختار باشند. بهتر است یاد بگیرید که چگونه از جلسات خود نهایت استفاده را ببرید و یک پیگیری ارزشمند ایجاد کنید.
اینجاست که صورت جلسه در جلسات وارد عمل می شوند. آن ها به عنوان یک ثبت ساختار یافته و مختصر از مهمترین نکات عمل می کنند و تضمین می کنند که هیچ چیز مهم در این جلسه از دست نرود. صورت جلسه، چیزی بیش از فهرستی از موضوعات مورد بحث هستند، آن ها نقشه راه برای هماهنگ و متمرکز نگه داشتن تیم شما هستند.
آن ها نه تنها نکات کلیدی و تصمیمات گرفته شده را برجسته می کنند، بلکه به عنوان مرجعی مفید برای اقدامات آینده نیز عمل می کنند.
صورت جلسه چیست؟
صورت جلسه، یادداشت هایی هستند که در طول یک جلسه ثبت می شوند. آن ها موضوعات کلیدی مورد بحث ها، پیشنهادات یا رأی گیری ها و فعالیت هایی که باید انجام شوند را برجسته می کنند. صورتجلسه یک جلسه معمولاً توسط یکی از اعضای تعیین شده گروه تهیه می شود. وظیفه آن ها ارائه سابقه ای دقیق از آنچه در طول جلسه گذشته است، می باشد.
صورت جلسه های رسمی، مهمترین نکات مورد بحث در طول یک جلسه کاری را مستند می کنند. آنها متن کامل نیستند و نباید جزئیات زیادی را شامل شوند. در عوض، باید نکات برجسته و مهم ترین جزئیات را پوشش دهند. در محیط های غیر رسمی تر، یادداشت های جلسه، سابقهای از بحث را برای مراجعات بعدی ارائه می دهند. در محیط های رسمیتر مانند جلسات هیئت مدیره، شرکت ها صورتجلسه را تهیه و به عنوان اسناد قانونی بایگانی میکنند.
3 سبک اصلی برای صورت جلسه وجود دارد. با این حال، مهم است که در همه سناریوها، قبل از شروع جلسه، یک یادداشت بردار تعیین شود. مهم است که این مورد نیز قبل از شروع جلسه تنظیم شود.
نکات مهم برای داشتن صورت جلسه موثر
- برنامه ریزی اولیه
- یک نفر را به عنوان یادداشت بردار تعیین کنید.
- الزامات یا قالب های خاص را بر اساس نوع جلسه لحاظ کنید.
- در صورت لزوم، زمان و مکان شروع جلسه را مستند کنید.
- سبک صورت جلسه جلسات، اعم از عملی، بحثی یا کلمه به کلمه، را تعیین کنید.
- تمام بحث ها، تصمیمات، بیانیه ها و نتیجه گیری و موارد عملی مرتبط را ثبت کنید.
- سند را مطابق با استانداردها یا الزامات شرکت قالب بندی کنید.
- صورتجلسه جلسات را بین شرکت کنندگان تعیین شده به اشتراک بگذارید.
- بایگانی یا ذخیره صورتجلسه برای ارجاع در آینده
مراحل ثبت صورت جلسه
برنامه ریزی اولیه شروع جلسه
اگر جلسه ای از قبل به خوبی برنامه ریزی شده باشد، تهیه صورت جلسه بسیار آسان تر خواهد بود. با این حال، رئیس جلسه و منشی یا ثبت کننده صورتجلسه باید با هم همکاری کنند تا دستور جلسه را از قبل تعیین کنند. به عنوان مثال، فردی که صورتجلسه را ثبت می کند می تواند با رئیس جلسه همکاری کند تا سندی را تهیه کند که به عنوان دستور جلسه عمل کند و قالب جلسه را فراهم کند.
دستور جلسه
اگر برای رئیس جلسه و منشی جلسه و تهیه پیش نویس امکان پذیر نباشد، تهیه یک نسخه از دستور جلسه قبل از شروع جلسه بر عهده منشی است. دستور جلسه به عنوان راهنمایی برای نحوه یادداشت برداری و تهیه صورت جلسه عمل خواهد کرد. علاوه بر این، دستور جلسه شامل جزئیات دیگری نیز می شود که باید در صورت جلسه گنجانده شوند. این موارد عبارتند از:
- نام همه اعضای حاضر: شامل مهمانان و سخنرانان
- اسنادی که ممکن است با پیشرفت جلسه توزیع شوند، مانند کپی هایی از فهرست پیشنهاداتی که باید به آنها رأی داده شود.
وظایف مسئول ثبت صورتجلسه
وقتی فردی به عنوان مسئول ثبت صورت جلسه انتخاب می شود، مهم است که بداند از او چه انتظاری میرود. بنابراین، فرد باید به رئیس کمیته مراجعه کند و بپرسد که نقش او در جلسه چیست. به عنوان مثال، اگر جلسه شامل پیشنهاد طرح ها باشد، عضو تعیین شده باید بپرسد که آیا باید نام طرح های پیشنهادی و طرح های موافق را ذکر کند یا خیر.
مواردی که باید در صورتجلسه ثبت شود
قبل از ثبت هرگونه جزئیات، مسئول ثبت صورتجلسه باید با نوع اطلاعاتی که باید ثبت کند، آشنا شود. یک سازمان ممکن است از یک قالب خاص برای ثبت یادداشت ها استفاده کند، اما به طور کلی، صورتجلسه یک جلسه معمولاً شامل جزئیات زیر است:
- تاریخ و زمان برگزاری جلسه
- نام شرکت کنندگان و همچنین غایبین
- پذیرش یا اصلاحات صورتجلسه جلسه قبلی
تصمیمات اتخاذ شده در مورد هر یک از موارد دستور جلسه، مانند:
- فعالیت های انجام شده یا توافق شده
- مراحل بعدی
- نتایج انتخابات
- پیشنهادات پذیرفته شده یا رد شده
- کار جدید
- تاریخ و زمان جلسه بعدی
نحوه نوشتن صورتجلسه در 7 مرحله
صورت جلسات، یادداشت هایی هستند که خلاصه ای از مباحث مطرح شده در یک جلسه کاری را ارائه می دهند. این صورت جلسات به کارمندان حاضر در جلسه، موضوعات بررسی شده را یاد آوری می کنند و خلاصه ای از یادداشت های جلسه را برای کارمندانی که نتوانسته اند در جلسه شرکت کنند، ارائه می دهند. بهترین روش برای ایجاد صورت جلسه، آماده کردن یک الگو قبل از جلسه، یادداشت برداری در طول جلسه و جمع آوری مطالب اضافی در صورت لزوم است.
با استفاده از خلاصه نویسی، برای یادداشت برداری سریع، استفاده از دستگاه ضبط برای ثبت تمام اطلاعات و استفاده از یک الگوی از پیش ساخته شده، برای ساختاردهی منسجم، کارایی صورت جلسات را افزایش دهید.
قبل از جلسه یک الگو تهیه کنید
برای اطمینان از آمادگی برای جلسه، یک الگو یا طرح کلی با اطلاعات لازم که قبل از جلسه پر شده است، ایجاد کنید. این می تواند به شما در صرفه جویی در زمان در طول جلسه و تمرکز بر یادداشت برداری کمک کند. در الگوی خود، برای موارد خاص بحث و اطلاعات، جاهای خالی ایجاد کنید. هنگامی که می دانید چه مواردی را باید در صورت جلسه بگنجانید، می توانید الگوی خود را ویرایش کرده و شروع به پر کردن فیلدهای خالی کنید.
چند مورد از مواردی که می توانید در الگوی خود بگنجانید:
- نام سازمان.
- هدف جلسه.
- زمان شروع و پایان.
- تاریخ و مکان.
- لیست شرکت کنندگان و غایبین، در صورت لزوم.
- فضایی برای اطلاعات مهم مانند طرح های تصویب شده یا مهلت های داده شده.
- فضایی برای امضای شما و امضای رئیس جلسه.
- دستور جلسه، در صورتی که رئیس جلسه آن را در اختیار شما قرار داده باشد.
در طول جلسه یادداشت برداری کنید
به محض شروع جلسه، می توانید شروع به یادداشت برداری در مورد اقدامات مهم، تصمیمات، پروژه های محول شده و بحث هایی که در طول آن رخ می دهد، کنید. سعی کنید یادداشت های خود را به مهم ترین اطلاعات ارائه شده توسط شرکت کنندگان محدود کنید، نه اینکه سعی کنید هر آنچه را که آنها ذکر می کنند، مستند کنید. نام شرکت کنندگانی را که گزارش دهی انجام می دهند یا ارائه دارند را، ثبت کنید و مطالب آنها را خلاصه کنید.
همچنین می توانید هر گونه به روز رسانی در مورد تکالیف یا پروژه های جدیدی که مدیران به کارمندان محول می کنند را یادداشت کنید. نام پروژه یا تکلیف را به همراه جزئیات و تاریخ تحویل آن ذکر کنید. در صورت امکان، یک جدول زمانی برای تکمیل پروژه و ارائه نتایج مرتبط با آن نیز درج کنید. بسته به جلسه، ممکن است لازم باشد هرگونه بحثی که رخ می دهد را نیز یادداشت کنید. اگر در حال ضبط مکالمه هستید، از زبان بی طرفانه استفاده کنید و سعی کنید از استفاده از صفت ها یا گنجاندن نظر شخصی خود خودداری کنید.
کپی گرفتن از هرگونه گزارش یا ارائه
اگر شرکت کنندگانی گزارش یا ارائه ای را به اشتراک گذاشته اند، اسناد یا اسلایدهای مرتبط با آن را پس از جلسه از ارائه دهنده یا رهبر جلسه درخواست کنید. اگر آنها قادر به ارائه نسخه فیزیکی به شما نیستند، بپرسید که آیا می توانند آن را برای شما ایمیل کنند.
پس از دریافت مطالب لازم از گزارش یا ارائه، می توانید آن را به صورت جلسه خود پیوست کنید تا با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. این می تواند به آنها کمک کند تا موضوع بحث را به خاطر بسپارند و به افرادی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند، کمک کند تا اطلاعاتی را که از دست داده اند، مشاهده کنند.
یادداشت های خود را مرور کنید
پس از اینکه مطمئن شدید تمام مطالب اضافی مورد نیاز برای صورت جلسه را دارید، زمان پایان جلسه، را یادداشت کنید. یادداشت های خود را مرور کنید تا مطمئن شوید هیچ اطلاعات مهمی را از دست نداده اید و مشخص کنید که آیا نکته ای وجود دارد که برای اضافه کردن مفید باشد یا خیر.
اگر فردی که به اطلاعات اضافی از او نیاز دارید هنوز در اتاق جلسه حضور دارد، در صورت عدم مشغله از او کمک بخواهید. اگر نمی توانید حضوری از کسی اطلاعات جمع آوری کنید، می توانید کمی پس از جلسه یک ایمیل حرفه ای ارسال کنید و این جزئیات را درخواست کنید.
پیش نویس نهایی از صورت جلسه
به محض اینکه نوشتن یادداشت هایتان را تمام کردید، آن ها را مرور کنید و در حالی که هنوز آنها را به وضوح به خاطر دارید، مطالب جا افتاده را در پاراگراف ها تایپ کنید. برای هر تصمیم یا اقدام از جلسه، یک پاراگراف جداگانه بنویسید و بر دستاوردهای جلسه تأکید کنید. صورت جلسه خود را در تمام طول سند به همان زمان حال بنویسید و مطمئن شوید که کلمات بی طرفانه و برای شرکت کنندگان قابل فهم باشند.
پس از تایپ صورت جلسه، اگر بیش از یک صفحه وجود دارد، می توانید صفحات را شماره گذاری کنید. هر گونه سند پشتیبان مهم را پیوست کنید و برای وضوح، املا و مسائل دستوری، آن را ویرایش کنید.
تأیید صورت جلسه توسط رئیس جلسه
پس از ایجاد پیش نویس نهایی صورت جلسه، می توانید در صورت لزوم آن را برای تأیید به رئیس جلسه یا سرپرست خود ارسال کنید. بسته به سازمان شما، ممکن است لازم باشد صورت جلسه را برای دریافت تأیید و هرگونه درخواست نهایی به چندین نفر ارسال کنید. اگر آنها صورت جلسه را خواندند و درخواست هر گونه اصلاحی کردند، آنها را به سرعت اعمال کنید و قبل از ارسال، آنها را در صورت جلسه یادداشت کنید.
اشتراک گذاری و توزیع صورت جلسه
وقتی آماده اشتراک گذاری صورت جلسه خود شدید، از مسئول جلسه در مورد نحوه توزیع سند بین همه شرکت کنندگان راهنمایی بخواهید. اگر چه می توانید بیشتر صورت جلسه ها را از طریق ایمیل ارسال کنید، اما یادگیری روشی که رهبری شما ترجیح می دهد مفید است.
مطمئن شوید که صورت جلسه را به همراه اسناد لازم پیوست ارسال می کنید و آنها را در اختیار همه شرکت کنندگان، از جمله کسانی که در جلسه شرکت نکرده اند، قرار می دهید. تأیید لیست شرکت کنندگان با برگزار کننده جلسه مفید است. علاوه بر این، از آنها بپرسید که آیا مایلند صورتجلسه را برای کارمندان دیگری که در لیست شرکت کنندگان نبودند، ارسال کنید یا خیر.
قالب های صورت جلسه
سه قالب استاندارد صورت جلسه وجود دارد: اقدام، بحث و کلمه به کلمه.
اگر چه این سبک ها عناصر خاصی را به اشتراک می گذارند، اما هر سبک کاربرد خاصی دارد:
صورتجلسه اقدام: تصمیمات اتخاذ شده و اقداماتی که باید انجام شود، هرچند بحثی که برای تصمیم گیری ها انجام شده است را ثبت نمیکند.
صورتجلسه بحث: شامل همه چیزهایی است که صورتجلسه اقدام نیز انجام می دهد و تنها با این تفاوت که در صورت جلسه بحث هرآنچه که منجر به اقدامات تصمیم گیری شده می شود نیز در ان ذکر میگردد.
صورت جلسه کلمه به کلمه: ثبت تک تک کلمات گفته شده در یک جلسه.
رایج ترین قالب صورتجلسه، صورتجلسه اقدام است، اگر چه بسته به نوع جلسه، ممکن است نیاز به تطبیق قالب متفاوتی از صورت جلسه یا حتی ترکیبی از این سه قالب داشته باشید.
عناصر اصلی صورتجلسه
هنگام ایجاد صورتجلسه ، هرگونه جزئیاتی را که احساس می کنید ممکن است برای شرکت کنندگان جلسه مفید باشد تا در زمان دیگری به آن مراجعه کنند، در نظر بگیرید. علاوه بر این، تعیین کنید که چه میزان محتوا می خواهید در آنها بگنجانید تا به عنوان مرجع برای برنامه ریزی های آینده استفاده شود. در اینجا عناصر اصلی که باید هنگام نوشتن صورتجلسه لحاظ شوند، آورده شده است:
- چرا جلسه برگزار شد؟
- نام و نام خانوادگی شرکت کنندگان
- تاریخ و زمان جلسه
- پروژه های تعیین شده در طول جلسه و مهلت های آنها
- تصمیماتی که کارمندان و رهبری در طول جلسه اتخاذ کردند
- هرگونه اصلاح در صورتجلسه جلسه قبلی
- پیشنهاداتی که تصویب یا رد شدند
- تاریخ و زمان جلسه بعدی، در صورت لزوم
نکاتی برای نوشتن صورتجلسه
در اینجا چند نکته برای کمک به شما در نوشتن صورت جلسه های مؤثرتر ارائه شده است:
در صورت نیاز، یک برگه حضور و غیاب توزیع کنید
از آنجایی که سرپرست یا مسئول جلسه شما ممکن است قبل از جلسه لیستی از شرکت کنندگان را در اختیار شما قرار ندهد، مفید است که یک برگه حضور و غیاب برای شرکت کنندگان ایجاد کنید تا در روز جلسه آن را پر کنند. از آنها بخواهید نام و اطلاعات تماس خود، مانند آدرس ایمیل را در آن قرار دهند. این کار تضمین می کند که می توانید اسناد را پس از جلسه برای کارمندان لازم ارسال کنید.
فقط موارد مهم جلسه را ثبت کنید
قبل از جلسه، با مدیر یا مسئول جلسه خود بررسی کنید که چه مواردی را می خواهند ثبت کنید. هنگامی که می دانید چه مواردی را باید مستند کنید، می توانید با نوشتن فقط موارد مهم جلسه، نوشته خود را مختصرتر کنید. استفاده از نقاط بولد را برای خلاصه نگه داشتن نکات اصلی و بهبود خوانایی در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند تا برای دفعه بعدی که مدیر شما ممکن است از شما بخواهد صورت جلسه بنویسید، آمادهتر شوید.
برای کمک به سریع تر نوشتن، از خلاصه نویسی استفاده کنید.
خلاصه نویسی روشی برای نوشتن است که می تواند به شما کمک کند ایده ها را سریعتر ثبت کنید و اطلاعات بیشتری را در آن بگنجانید. تهیه یک خلاصهنویسی میتواند به شما کمک کند تا اطلاعات جلسه را به طور مؤثرتری مستند کنید. به عنوان مثال، میتوانید به جای استفاده از نام کامل هر شرکت کننده، حروف اول نام او را بنویسید یا از کلمات اختصاری برای ارائه فرآیندها یا عباراتی که مرتباً در جلسات استفاده میشوند، استفاده کنید.
از دستگاه ضبط استفاده کنید
برای اینکه به شما کمک کند هر آنچه را که شرکت کنندگان در طول جلسه مورد بحث قرار داده اند به خاطر بسپارید، میتوانید دستگاهی را برای ضبط کامل جلسه همراه داشته باشید. این امر به ویژه در صورتی مفید است که سرپرست جلسه از شما بخواهد اطلاعات بیشتری نسبت به حالت معمول ارائه دهید.
می توانید هنگام تایپ صورت جلسه به دستگاه مراجعه کنید تا مطمئن شوید که توانسته اید مرتبطترین اطلاعات را در آن بگنجانید. قبل از جلسه، درخواست تأیید از سرپرست جلسه و اطلاع رسانی به شرکت کنندگان در مورد قصد خود برای ضبط و کسب رضایت آنها، آداب معاشرت خوبی است.
نتیجه گیری
در نهایت، می توانید صورت جلسه در جلسات را به عنوان یادداشت های پس از جلسه توزیع کنید تا شرکت کنندگان بتوانند از آنها به عنوان راهنما برای بررسی یا انجام اقدامات لازم استفاده کنند. صورت جلسه در جلسات می توانند به عنوان منبع اطلاعات، استفاده شوند و برای افرادی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند ارسال شوند. به این ترتیب همه این فرصت را دارند که از مباحث قبلی مطلع شوند یا آنها را مرور کنند.
صورت جلسه در جلسات ساختار یافته، می توانند با جلوگیری از انحراف از اهداف اصلی شما، به حفظ کارایی کمک کنند. آنها همچنین با خلاصه کردن نکات کلیدی به روشی واضح که همه بتوانند به راحتی آن را دنبال کنند، از سوءت فاهم جلوگیری می کنند. با داشتن این سابقه رسمی، تیم ها دیدگاه واضح تری در مورد وظایف محوله دارند که واگذاری مسئولیت پذیری را آسان تر میکند. به این ترتیب وظایف آینده به وضوح مشخص و مدیریت می شوند.
