این روزا کمتر کسی پیدا می‌شه که با اینترنت سر و کار داشته باشه و اسم ایمیل سازمانی رو نشنیده باشه. ایمیل سازمانی، یه نوع سرویس ایمیله که به شما یه کانال رسمی برای ارتباط با مشتری‌ها، همکارها و بقیه شرکت‌ها می‌ده. اگه بدونین ایمیل سازمانی چطور کار می‌کنه و چه مزیت‌هایی داره، می‌تونین یه سرویس مناسب برای بیزینس خودتون انتخاب کنین و حسابی ازش بهره ببرین.
ایمیل سازمانی چیست؟
ایمیل سازمانی در واقع همون ایمیلیه که به‌جای استفاده از سرویس‌های عمومی مثل Gmail، با دامنه‌ی شرکت خودتون (مثل: name[@]yourbusiness.com) ساخته می‌شه. این کار باعث می‌شه وقتی مشتری‌ها ایمیل شما رو می‌بینن، متوجه بشن با یه بیزینس حرفه‌ای و جدی طرف هستن، نه یه حساب شخصی. مثلاً تصور کنین یه فروشگاه آنلاین دارین؛ ایمیلی مثل info[@]dalb.irخیلی حرفه‌ای‌تر و قابل‌اعتمادتر به نظر میاد تا یه چیزی مثل bestshop123[@]gmail.com.
چرا داشتن ایمیل سازمانی ضرورت دارد؟
استفاده از ایمیل سازمانی به دلایل مختلفی برای هر کسب‌وکار خیلی مهمه. در ادامه چندتا از این دلایل رو مرور می‌کنیم:
- حرفه‌ای دیده بشین: اگه می‌خواین شرکتتون جدی گرفته بشه، باید روی همه‌چیز، از جمله ایمیل‌ها، حساب کنین. ایمیل سازمانی نشون می‌ده که شما برای برندتون ارزش قائلین و کارتون رو حرفه‌ای پیش می‌برین.
- شناخت برندتون رو بالا ببرین: وقتی توی آدرس ایمیلتون نام برند وجود داره، این موضوع باعث می‌شه مردم راحت‌تر شما رو به یاد بیارن و به برندتون اعتماد کنن. مثلاً وقتی مشتری‌ها مدام ایمیل شما رو می‌بینن، نام شرکتتون توی ذهنشون می‌مونه.
- وفاداری و اطمینان ایجاد کنین: داشتن ایمیل حرفه‌ای باعث می‌شه مشتری‌ها حس کنن با یه برند قابل‌اعتماد طرفن. اینطوری احتمال بیشتری داره که به شما وفادار بمونن و توی خریدهاشون دوباره به شما مراجعه کنن.
ایمیل سازمانی چگونه کار میکند؟
ایمیل سازمانی معمولاً به‌عنوان یه سرویس اختصاصی روی دامنه‌ی شرکت شما پیاده می‌شه و فقط خود شما و اعضای تیمتون بهش دسترسی دارین. این یعنی که خودتون می‌تونین کنترل کاملی روی حساب‌ها داشته باشین؛ مثلاً مشخص کنین چه کسی ایمیل داشته باشه و سیاست‌های امنیتی رو تنظیم کنین.
تفاوت ایمیل سازمانی با ایمیل شخصی چیست؟
ایمیل‌های شخصی و سازمانی توی چندتا چیز با هم فرق دارن. ایمیل شخصی معمولاً از سرویس‌های عمومی مثل Gmail یا Hotmail استفاده می‌کنه و آدرسش یه چیز کلیه. اما ایمیل سازمانی یه سر و شکل رسمی داره و از دامنه شرکتتون استفاده می‌کنه.
مثلاً، فرض کنین اسم شرکتتون “فروش‌آنلاین” باشه. ایمیل شخصی ممکنه این شکلی باشه: shoponline123[@]gmail.com، ولی ایمیل سازمانی شما می‌شه: support[@]shoponline.com یا info[@]shoponline.com. این مدل ایمیل خیلی حرفه‌ای‌تر به نظر میاد و اعتماد بیشتری برای مشتری‌ها ایجاد می‌کنه.
اگه می‌خواین شرکتتون جدی گرفته بشه، استفاده از ایمیل سازمانی خیلی مهمه. چون نشون می‌ده که شما به برندسازی اهمیت می‌دین و قصدتون جدی‌بودن توی کسب‌وکار خودتونه. این کار نه‌تنها باعث می‌شه مشتری‌ها شما رو بیشتر بشناسن، بلکه احتمال اینکه دوباره به شما مراجعه کنن هم بیشتر می‌شه.
مثال از تفاوت ایمیل شخصی و سازمانی:
- ایمیل شخصی:
donyamarket[@]gmail.com - ایمیل سازمانی:
contact[@]donyamarket.com
پس، اگه می‌خواین برندتون رشد کنه و معتبر دیده بشین، بهتره از ایمیل‌های سازمانی استفاده کنین.
مزایا و معایب استفاده از ایمیل سازمانی
ارتباطات ایمیلی این روزها یه بخش اساسی از هر بیزینس محسوب می‌شه. شرکت‌ها از ایمیل برای فرستادن اخبار و اطلاعیه‌های کاری به کارمندان و مشتری‌ها استفاده می‌کنن. مثلاً با ایمیل می‌شه برنامه‌ها و دستورالعمل‌های جدید کاری رو به راحتی با تیم به اشتراک گذاشت یا با مشتری‌ها و تامین‌کننده‌ها در ارتباط بود و یادآوری‌های مهم فرستاد.
مزایای استفاده از ایمیل سازمانی
- افزایش سرعت و کارایی
ایمیل‌ها خیلی سریع ارسال می‌شن و معمولا هم کارمندان ترجیح می‌دن از طریق ایمیل ارتباط بگیرن تا تلفن یا ملاقات حضوری. این‌جوری سریع‌تر می‌شه جواب گرفت و به کارهای دیگه رسید. - مقرون‌به‌صرفه بودن
ایمیل یه راه ارتباطی کم‌هزینه‌ست و در مقایسه با روش‌های تبلیغاتی سنتی خیلی به‌صرفه‌تره. می‌تونین با یه ایمیل مارکتینگ به هزاران نفر دسترسی پیدا کنین و هزینه‌ها رو کم کنین. - انعطاف‌پذیری
ایمیل تو همه‌ی بخش‌های بیزینس کارایی داره، از بازاریابی گرفته تا بخش منابع انسانی. می‌شه به‌عنوان ابزار اصلی یا تکمیلی ارتباطات ازش استفاده کرد. - دسترس‌پذیری بالا
یکی از مزایای بزرگ ایمیل اینه که در هر مکان و هر زمانی می‌تونین بهش دسترسی داشته باشین، خصوصاً اگه از خونه کار کنین. اینطوری همیشه در ارتباط و تحت کنترل هستین. - اتصال به موبایل
از هر گوشی هوشمند یا تبلتی که استفاده کنین، به شرطی که به اینترنت وصل باشین، می‌تونین ایمیل‌هاتون رو چک کنین. یعنی همیشه در دسترسین. - قابلیت مقیاس‌پذیری
ایمیل رو می‌تونین به تعداد زیاد بفرستین و این برای شرکت‌هایی که نیاز به ارتباطات گسترده دارن عالیه. از دیتابیس‌های بزرگ می‌شه استفاده کرد و به تعداد زیادی پیام فرستاد.
معایب استفاده از ایمیل سازمانی
با اینکه ایمیل خیلی کاربردیه، ولی معایب خودشو هم داره. اینجا چندتا از نکات منفی ایمیل سازمانی رو ببینین:
- هرزنامه‌ها (اسپم)
بعضی وقتا پیام‌هایی که می‌گیرین از طرف افرادیه که اجازه‌ی ارسال ندارن و این پیام‌های اسپم می‌تونن وقت و هزینه‌ی زیادی رو تلف کنن. برای جلوگیری از این اسپم‌ها، بهتره از نرم‌افزارهای فیلتر ایمیل استفاده کنین. - ویروس‌ها
اگه پیام‌های مشکوک رو باز کنین، ممکنه ویروس وارد سیستم بشه. برای امنیت بیشتر، از نرم‌افزارهای آنتی‌ویروس و ضداسپم کمک بگیرین. - نفوذ افراد غیرمجاز
اگه امنیت سایبری شرکتتون بالا نباشه، احتمال داره هکرها وارد حساب‌های ایمیل کارمندها بشن و اطلاعات رو بدزدن. برای اینکه امنیت بالاتر بره، از رمزهای عبور قوی استفاده کنین تا حساب‌ها امن بمونن.
با یه ایمیل سازمانی امن و درست، می‌تونین ارتباطات حرفه‌ای و مطمئنی داشته باشین و همیشه بیزینستون رو در بهترین حالت نگه دارین.
کاربردهای ایمیل سازمانی
ایمیل‌های سازمانی تو شرکت‌ها کلی کاربرد دارن و به عنوان یه ابزار اصلی برای ارتباطات بین بخش‌ها استفاده می‌شن.
۱. بازاریابی
شرکت‌های حرفه‌ای از ایمیل برای کمپین تبلیغاتی و بازاریابی استفاده می‌کنن. اونا کمپین‌های بازاریابی ایمیلی راه می‌ندازن که توش لینک‌هایی به سایت شرکت و جزئیات محصولات و پیشنهادهای ویژه دارن.
بازاریابی با ایمیل باعث می‌شه شرکت‌ها بتونن ارتباط نزدیکی با مشتری‌هاشون برقرار کنن و حس وفاداری رو توشون بالا ببرن. ایمیل یه راه عالیه چون می‌شه به تعداد زیادی از مشتری‌ها پیام فرستاد و با مشتری‌های وفادار ارتباطی صمیمی‌تر برقرار کرد.
۲. پشتیبانی مشتری
خیلی از شرکت‌ها از ایمیل برای پشتیبانی مشتری‌هاشون استفاده می‌کنن. وظیفه‌ی اصلی تیم پشتیبانی، رسیدگی به سوال‌ها و شکایت‌های مشتری‌هاست و ایمیل برای این کار عالیه.
برخلاف تماس تلفنی، مشتری‌ها با ایمیل راحت‌ترن چون هر وقت وقت داشته باشن می‌تونن پیام رو بخونن و جواب بدن. اینطوری حتی تو خونه هم می‌تونن مشکلشون رو پیگیری کنن.
۳. اطلاع‌رسانی محصول
وقتی شرکت‌ها محصول جدیدی رو معرفی می‌کنن یا فروش ویژه دارن، ایمیل سازمانی کمکشون می‌کنه تا سریع خبر رو به گوش مشتری‌ها برسونن. مثلا توی ایمیل یه کد تخفیف، لینک به محصول جدید، یا اطلاعات کامل محصول رو می‌ذارن.
داشتن ایمیل شرکتی به کسب‌وکارها این امکان رو می‌ده که اطلاعات زیادی رو تو زمان کوتاه و با هزینه کم به تعداد زیادی از مشتری‌ها برسونن.
۴. ارتباطات داخلی بین کارکنان
ایمیل ابزاری خیلی خوب برای ارتباط بین کارمندان یه شرکت یا بین مدیرها و کارکنانه. با ایمیل می‌تونن در مورد مسائل کاری، زمان‌بندی شیفت‌ها، نظرسنجی‌ها، یا وظایف جدید صحبت کنن.
یکی از مزایای ایمیل اینه که همه می‌تونن هر وقت خواستن به پیام‌های قبلی دسترسی داشته باشن و لازم نیست چیزی یادشون بره.
روش های ساخت ایمیل سازمانی
برای ساختن ایمیل شرکتی روش‌های مختلفی وجود داره که هرکدومشون ویژگی‌های خاص خودشون رو دارن. بیاین چندتا از این روش‌ها رو باهم مرور کنیم.
1- استفاده از ایمیل هاست‌شده
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای ساخت ایمیل شرکتی، استفاده از سرویس‌های ایمیل هاست‌شده‌ست. وقتی هاست می‌خرین، می‌تونین بررسی کنین که آیا سرویس ایمیل هم همراهش داره یا نه. خیلی از شرکت‌ها مثل شرکت‌های هاستینگ ایرانی و خارجی، این سرویس رو به‌عنوان یه سرویس جانبی ارائه می‌دن.
2- استفاده از ابزارهای رایگان و متن‌باز
یه روش دیگه استفاده از ابزارهای رایگان و متن‌بازه. این ابزارها رو می‌تونین از اینترنت بگیرین و روی هاست خودتون نصب کنین. البته برای این کار باید اول یه هاست خریداری کنین و یه مقدار هم تخصص فنی نیاز داره.
این روش یه خورده دردسر داره؛ مثلا مدیریت ایمیل‌های اسپم تو این سرویس‌ها سخته و امنیتشون هم شاید به پای سرویس‌های پولی نرسه. برای همین بهتره حتما از سرویس‌های امنیتی خوب استفاده کنین. ضمناً پشتیبانی این سیستم‌ها هم با خودتونه، پس اگر مشکلی پیش اومد، خودتون باید حلش کنین.
3- خرید ایمیل سازمانی
ساده‌ترین و حرفه‌ای‌ترین روش اینه که ایمیل سازمانی رو از شرکت‌هایی که این سرویس رو می‌فروشن، بخرین. این شرکت‌ها، هم نصب و راه‌اندازی رو براتون انجام می‌دن و هم پشتیبانی قوی دارن.
مزیت خرید ایمیل سازمانی اینه که همه‌چی رو به تیم پشتیبانی می‌سپارین و اونا مشکلات فنی رو براتون حل می‌کنن. علاوه‌بر‌این، از نظر هزینه هم خیلی به‌صرفه‌ست چون لازم نیست خودتون برای مدیریت و امنیت ایمیل هزینه کنین.
فرمت های حرفه‌ای برای آدرس ایمیل سازمانی
اول از همه، لازمه یه فرمت خوب برای ایمیل شرکتی انتخاب کنین که هم ساده باشه و هم کارکنان بتونن راحت ازش استفاده کنن و به خاطر بسپرن. معمولا، پنج مدل فرمت حرفه‌ای برای ایمیل‌ها داریم که تو شرکت‌ها استفاده می‌شه. بیاین این فرمت‌ها رو مرور کنیم:
- فقط اسم
مثلاً اگر اسم یکی “رضا” باشه، ایمیلش می‌شه:reza[@]yourcompany.com - فقط فامیلی
اگر فقط فامیلی رو بخوایم، مثلا برای “موسوی” می‌شه:mousavi[@]yourcompany.com - ترکیب اسم و حرف اول فامیلی
مثل ترکیب اسم و حرف اول فامیلی که “رضا موسوی” می‌شه:rezam[@]yourcompany.comیاreza.m[@]yourcompany.com - ترکیب فامیلی و حرف اول اسم
اگر برعکس کنیم و فامیلی رو اول بذاریم با حرف اول اسم، می‌شه:mousavir[@]yourcompany.comیاmousavi.r[@]yourcompany.com - ایمیل دپارتمان‌ها
برای بخش‌های مختلف هم می‌تونین ایمیل‌های کلی درست کنین، مثلsales[@]yourcompany.comیاsupport[@]yourcompany.comبرای بخش فروش یا پشتیبانی.
ساخت ایمیل شرکتی در سه مرحله ساده
خب حالا بریم سراغ اینکه چطوری ایمیل شرکتی رو بسازیم. هر روشی رو که برای سرویس ایمیل انتخاب کنین، تقریبا مراحلش مشابه هست:
- انتخاب سرویس
اول تصمیم بگیرین از کجا می‌خواین ایمیلتون رو بگیرین. مثلا، می‌تونین از شرکت‌هایی که هاست و سرویس ایمیل می‌دن استفاده کنین یا سرویس‌های دیگه‌ای که ارزون و کاربردی هستن. - ایجاد آدرس سفارشی
حالا که سرویس رو انتخاب کردین، می‌تونین آدرس ایمیل خودتون رو بسازین. برای اینکه بتونین از این ایمیل استفاده کنین، تنظیمات رکوردهای MX رو توی پنل سرویس‌دهنده به‌روزرسانی کنین. بعد هم تنظیمات IMAP و SMTP رو انجام بدین تا ایمیلتون به برنامه‌های مدیریت ایمیل مثل Outlook یا Google Workspace متصل بشه. - راه‌اندازی کامل میل سرور
در نهایت، اگر می‌خواین همه‌چیز رو حرفه‌ای‌تر کنین، می‌تونین یه میل سرور شرکتی راه‌اندازی کنین تا مدیریت و امنیت ایمیل‌ها کامل دست خودتون باشه.
راهنمای ساخت ایمیل شرکتی در Google Workspace
- اول، یه دامنه بگیرین.
- بعد برین Google Workspace و یه پلن خریداری کنین.
- Admin Console (کنترل پنل مدیریت) رو از صفحه اصلی Google Workspace تنظیم کنین.
- دامنه‌تون رو تایید کنین.
- حالا به راحتی ایمیل شرکتیتون رو بسازین؛ مثلاً
contact[@]bahartejarat.com.
آموزش ساخت ایمیل شرکتی رایگان با سی پنل یا دایرکت ادمین
اگه از هاست‌هایی مثل سی پنل یا دایرکت ادمین استفاده می‌کنین، خیلی راحت می‌تونین ایمیل شرکتی رایگان درست کنین. بعد از خرید سرویس و گرفتن هاست، مراحل زیر رو انجام بدین:
در سی پنل:
- وارد حساب هاستتون بشین.
- برین به بخش Email.
- روی Add Email کلیک کنین.
- آدرس ایمیل و رمز موردنظرتون رو وارد کنین.
- دکمه Create Account رو بزنین و تموم!
در دایرکت ادمین:
- وارد حساب هاستتون بشین.
- برین به Email Accounts.
- روی Create Mail Account کلیک کنین.
- آدرس ایمیل و رمز موردنظرتون رو وارد کنین.
- تو قسمت Email Quota یه عدد (مثلا ۴۰۰۰) وارد کنین.
- آخر سر روی دکمه Create بزنین و ایمیلتون آمادست!
حالا شما یه ایمیل شرکتی دارین که هم حرفه‌ایه و هم با اسم خودتون و شرکتتون ساخته شده!
امنیت و حفاظت از ایمیل سازمانی در برابر تهدیدات
خب، تا اینجای کار فهمیدیم که ایمیل سازمانی چیه و چطور می‌تونیم یکی برای خودمون دست و پا کنیم. اما یه داستان مهمی این وسط هست که اگه ازش غافل بشیم، ممکنه کل کسب‌وکارمون به خطر بیفته: داستان امنیت! فکر کنین ایمیل سازمانی شما مثل دفتر کار دیجیتالتون می‌مونه. توش پر از اطلاعات مهم، قراردادها، مکاتبات با مشتری‌ها و اسرار تجاریه. آیا درِ این دفتر رو باز می‌ذارین و می‌رین؟ قطعاً نه!
پس چرا باید با امنیت ایمیل‌هامون ساده برخورد کنیم؟ تهدیدات دنیای دیجیتال خیلی جدی‌تر از چیزی هستن که فکر می‌کنید و اولین جایی که هدف می‌گیرن، همین صندوق ورودی ایمیل شماست. پس بیایید ببینیم چطور می‌تونیم از این دارایی ارزشمندمون محافظت کنیم.
چه خطراتی در کمین ایمیل سازمانی شماست؟
قبل از اینکه سپر دفاعی بسازیم، باید بدونیم دقیقاً با چی طرفیم. حملات سایبری روز به روز پیچیده‌تر می‌شن و مستقیماً روی روانشناسی آدم‌ها کار می‌کنن تا گولشون بزنن. این چند مورد، از معروف‌ترین تهدیدها برای هر ایمیل سازمانی هستن:
- فیشینگ (Phishing) و اسپیر فیشینگ (Spear Phishing):
فیشینگ مثل یه ماهیگیری گسترده است. هکر یه ایمیل جعلی به اسم یه شرکت معتبر (مثلاً بانک یا اداره پست) برای هزاران نفر می‌فرسته و امیدوار می‌مونه که چند نفر طعمه رو بگیرن و روی لینک کلیک کنن یا اطلاعاتشون رو وارد کنن. اما اسپیر فیشینگ خیلی خطرناک تره! اینجا هکر حسابی روی شما تحقیق کرده. می‌دونه مدیر کدوم بخش هستین، با چه شرکت هایی کار می‌کنین و سعی می‌کنه یه ایمیل کاملاً شخصی سازی شده و قابل باور براتون بفرسته.
مثلاً ایمیلی از طرف مدیرعامل شرکت که از شما می‌خواد فوراً یه مبلغی رو به یه شماره حساب واریز کنین. این حملات به شدت روی پروسه تصمیم‌گیری B2B تأثیرگذارن، چون مستقیماً مدیران ارشد رو هدف می‌گیرن.
- بدافزارها و باج‌افزارها (Malware & Ransomware):
اینا همون فایل های آلوده‌ای هستن که معمولاً در قالب یه فاکتور، رزومه یا یه فایل PDF جذاب به ایمیل شما پیوست می‌شن. به محض اینکه روشون کلیک کنین، یه ویروس یا بدافزار روی سیستمتون نصب می‌شه که می‌تونه اطلاعاتتون رو بدزده یا در حالت بدتر (باج‌افزار)، تمام فایل هاتون رو قفل کنه و برای باز کردنشون از شما پول (معمولاً بیت‌کوین) بخواد. از دست دادن دسترسی به اطلاعات حیاتی، می‌تونه هر کسب‌وکاری رو فلج کنه.
- حمله جعل ایمیل تجاری (Business Email Compromise – BEC):
این یکی دیگه آخرشه! تو این سناریو، هکر کنترل ایمیل سازمانی یکی از مدیران ارشد رو به دست می‌گیره یا یه آدرس خیلی شبیه به اون می‌سازه (مثلاً یک حرف رو جابجا می‌کنه). بعد از طرف اون مدیر به بخش مالی ایمیل می‌زنه و درخواست یه تراکنش مالی فوری و محرمانه می‌کنه. چون ایمیل از طرف یه منبع قابل اعتماد اومده، خیلی ها متوجه کلاهبرداری نمی‌شن و پول رو واریز می‌کنن.
چطور از ایمیل سازمانی محافظت کنیم؟
حالا که با تهدیدها آشنا شدیم، وقتشه که سپر دفاعی‌مون رو محکم کنیم. امنیت ایمیل سازمانی یه کار یه مرحله‌ای نیست، بلکه یه فرآیند چندلایه‌ی مداومه.
- رمز عبور قوی و احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA):
این اولین و مهم‌ترین قدمه. یه رمز عبور ضعیف مثل اینه که کلید دفتر کارت رو زیر پادری بذاری! از رمزهای طولانی، ترکیبی از حروف، اعداد و نمادها استفاده کنین و برای هر سرویسی یه رمز متفاوت داشته باشین. اما مهم‌تر از اون، فعال کردن احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA) برای ایمیل سازمانی شماست. با این کار، حتی اگه کسی رمزتون رو هم بدزده، برای ورود به حساب کاربری به یه کد یکبار مصرف که به موبایل شما فرستاده می‌شه هم نیاز داره. این لایه امنیتی ساده، جلوی ۹۹ درصد حملات رو می‌گیره.
- استفاده از فیلترهای پیشرفته اسپم و آنتی ویروس:
اکثر سرویس دهنده های خوب ایمیل سازمانی (مثل گوگل و مایکروسافت) فیلترهای قدرتمندی برای جدا کردن ایمیل های هرزنامه و خطرناک دارن. مطمئن بشید که این فیلترها فعالن و روی بالاترین سطح تنظیم شدن. همچنین داشتن یه آنتی ویروس به روز روی تمام سیستم های شرکت که پیوست های ایمیل رو اسکن کنه، ضروریه.
- مراقب افزونه‌ها باشید:
خیلی از ما برای افزایش کارایی، از ابزارهای مختلفی استفاده می‌کنیم. مثلاً افزونه‌های گوگل کروم برای فروش می‌تونن خیلی کاربردی باشن، اما قبل از نصب هر افزونه ای که به ایمیل شما دسترسی پیدا می‌کنه، حتماً در موردش تحقیق کنین. بعضی از این افزونه ها می‌تونن ناامن باشن و اطلاعات شما رو بدزدن. فقط ابزارهای معتبر رو نصب کنید.
آموزش کارمندان قوی‌ترین سپر دفاعی امنیت ایمیل سازمانی
می‌تونید بهترین و گرون ترین تجهیزات امنیتی رو بخرید، اما در نهایت، امنیت ایمیل سازمانی شما به اندازه ضعیف‌ترین کارمندتون قدرتمنده! اگه کارمند شما ندونه چطور یه ایمیل فیشینگ رو تشخیص بده، روی هر لینکی کلیک می‌کنه و تمام سرمایه‌گذاری شما رو به باد می‌ده. آموزش مداوم کارمندان کلید اصلیه:
- کارگاه های آموزشی برگزار کنید:
به کارمندانتون یاد بدین که همیشه آدرس فرستنده رو چک کنن، قبل از کلیک کردن روی لینک‌ها، نشانگر موس رو روش نگه دارن تا آدرس اصلی رو ببینن، و به ایمیل‌هایی که حس فوریت یا ترس ایجاد می‌کنن، شک کنن.
یک سیاست گزارش دهی ایجاد کنید: به کارمندها بگید که اگه به ایمیلی شک کردن، فوراً اون رو به بخش IT یا مدیر مربوطه گزارش بدن. تشویق به گزارش دهی بهتر از سرزنش بعد از وقوع فاجعه است.
- تست‌های فیشینگ شبیه سازی شده انجام بدین:
می‌تونید به صورت دوره ای، ایمیل های فیشینگ شبیه سازی شده برای کارمندانتون بفرستین و ببینین چند نفر گول می‌خورن. این کار کمک می‌کنه بفهمید سطح آگاهی تیم چقدره و روی نقاط ضعفشون کار کنید.
در نهایت، یادتون باشه که امنیت یک ایمیل سازمانی یک مسئولیت مشترکه. از مدیران ارشد گرفته تا کارمندان، همه باید در این زمینه آگاه و هوشیار باشن تا از قلب تپنده ارتباطات کسب و کارتون به خوبی محافظت بشه.
سیاست های مدیریت و اصول استفاده بهینه از ایمیل سازمانی
خب، شما یه ایمیل سازمانی حرفه‌ای ساختین، مسائل امنیتی رو هم رعایت کردین و حالا تیم شما داره ازش استفاده می‌کنه. عالیه! اما داستان اینجا تموم نمی‌شه. اگه هر کسی هر جور که دلش بخواد از این ابزار قدرتمند استفاده کنه، خیلی زود همه چیز به هم می‌ریزه. یکی با فونت فانتزی ایمیل می‌زنه، یکی امضای استاندارد نداره، یکی دیگه از ایمیل کاری برای کارهای شخصیش استفاده می‌کنه و… .
اینجاست که پای سیاست گذاری و اصول استفاده به میون میاد. داشتن یه دستورالعمل مشخص برای استفاده از ایمیل سازمانی مثل داشتن یه آیین نامه رانندگی برای شرکت شماست؛ جلوی هرج و مرج رو می‌گیره، همه رو هماهنگ می‌کنه و تصویر حرفه‌ای شما رو حفظ می‌کنه.
1- چرا اصلاً به سیاست گذاری برای ایمیل نیاز داریم؟
شاید فکر کنین این کارها زیادی سخت‌گیرانه است، اما داشتن یه سیاست مشخص برای ایمیل سازمانی چند تا دلیل خیلی مهم داره:
- حفظ هویت و برندینگ شرکت: هر ایمیلی که از شرکت شما خارج می‌شه، یه نماینده از برند شماست. وقتی همه کارمندها از یه قالب امضای استاندارد، لحن حرفه ای و فرمت مشخص استفاده کنن، تصویر یکپارچه و معتبری از کسب و کار شما در ذهن مشتری ها و شرکای تجاری ساخته می‌شه. این ایمیل‌ها باید همیشه بازتاب دهنده ارزش پیشنهادی شرکت شما باشن.
- جلوگیری از مشکلات حقوقی و امنیتی: توی یه سیاست نامه می‌تونین به وضوح مشخص کنین که ارسال محتوای محرمانه، توهین آمیز یا غیرقانونی با ایمیل سازمانی ممنوعه. این کار مسئولیت شرکت رو در صورت بروز تخلف توسط کارمند، به حداقل می‌رسونه.
- افزایش بهره وری و شفافیت: وقتی قوانین مشخص باشن، کارمندها دیگه سردرگم نیستن. می‌دونن برای چه کارهایی باید از ایمیل استفاده کنن، چطور ایمیل ها رو بایگانی کنن و چطور ارتباطات داخلی و خارجی رو مدیریت کنن. این شفافیت، سرعت فروش و پاسخگویی به مشتریان رو بالا می‌بره.
- مدیریت اطلاعات پس از خروج کارمندان: یکی از بزرگ ترین چالش ها اینه که وقتی یه کارمند شرکت رو ترک می‌کنه، با ایمیل سازمانی و اطلاعات داخلش چی کار کنیم؟ داشتن یه سیاست مشخص برای این موضوع (مثلاً فوروارد کردن ایمیل ها، تنظیم پاسخ خودکار یا بستن حساب) جلوی از دست رفتن اطلاعات و مشتریان رو می‌گیره.
2- اجزای اصلی یک سیاست استفاده از ایمیل سازمانی
یه سیاست نامه خوب و کاربردی باید چند تا بخش کلیدی رو پوشش بده. لازم نیست یه کتاب قانون بنویسین، فقط کافیه این موارد رو به زبان ساده و شفاف مشخص کنین:
- فرمت و امضای استاندارد: مشخص کنید که امضای ایمیل همه کارمندها باید شامل چه اطلاعاتی باشه (نام، سمت، نام شرکت، شماره تماس، لینک وب‌سایت). می‌تونین یه قالب آماده در اختیارشون بذارین تا همه یک شکل باشن. لحن ایمیل ها، به خصوص در ارتباط با مشتریان در فرآیند فروش مشاوره ای باید حرفه ای و در عین حال دوستانه باشه.
- قوانین مربوط به محتوا: به وضوح بگید که استفاده از ایمیل سازمانی برای کارهای شخصی، ارسال جوک، محتوای سیاسی یا غیرمرتبط با کار ممنوعه. همچنین قوانین مربوط به ارسال اطلاعات محرمانه شرکت رو مشخص کنید.
- پروتکل ورود و خروج کارمندان (Onboarding/Offboarding): دقیقاً تعریف کنید که وقتی کارمند جدیدی میاد، ایمیل سازمانی او چطور و توسط چه کسی ساخته می‌شه و وقتی کارمندی می‌ره، تکلیف ایمیلش چی می‌شه. آیا به مدیرش منتقل می‌شه؟ آیا تا مدتی پاسخ خودکار داره؟
- استفاده از ابزارهای جانبی و هوش مصنوعی: امروزه ابزارهای زیادی برای کمک به نوشتن ایمیل وجود دارن. مثلاً استفاده از ایمیل فروش با ChatGPT می‌تونه به تیم فروش شما کمک کنه، اما باید قوانینی برای استفاده مسئولانه از این ابزارها وضع کنید تا مطمئن شوید که خروجی نهایی با لحن و برند شرکت شما همخوانی دارد و اطلاعات محرمانه ای در این ابزارها وارد نمی‌شود.
- سیاست نگهداری و بایگانی (Archiving): مشخص کنید که ایمیل ها تا چه مدتی باید نگهداری بشن. این موضوع هم برای دسترسی به سوابق و هم از نظر قانونی اهمیت داره.
3- اصول استفاده بهینه برای کارایی بیشتر
علاوه بر قوانین، چند تا نکته و اصل کاربردی هم هست که می‌تونین به تیمتون آموزش بدین تا از ایمیل سازمانی بهینه تر استفاده کنن:
هنر نوشتن عنوان (Subject): به تیمتون یاد بدین عنوان های واضح و مشخص بنویسن. یه عنوان خوب باید دقیقاً بگه محتوای ایمیل چیه. این کار پیدا کردن ایمیل‌ها رو در آینده خیلی راحت‌تر می‌کنه.
از پاسخ به همه (Reply All) با احتیاط استفاده کنید: این دکمه می‌تونه قاتل بهره وری باشه! به کارمندها آموزش بدین که فقط و فقط زمانی ازش استفاده کنن که جوابشون واقعاً به درد همه افراد توی اون مکالمه می‌خوره.
مدیریت صندوق ورودی (Inbox): تشویق به استفاده از تکنیک هایی مثل Inbox Zero (رساندن اینباکس به صفر) و استفاده از لیبل ها و پوشه ها برای دسته بندی ایمیل‌ها، می‌تونه به تمرکز و کاهش استرس کمک کنه.
ایمیل به عنوان یک کانال ارتباطی: به تیم خود یادآوری کنید که ایمیل سازمانی یکی از مهم‌ترین کانال توزیع اطلاعات و ارتباط با مشتریان است. در تمام مراحل، از بازاریابی اینترنتی گرفته تا ارائه خدمات مشتری و پشتیبانی مشتری و در نهایت قطعی کردن فروش، کیفیت ایمیل های ارسالی نماینده مستقیم کیفیت کار شماست. این اصل به خصوص در فرآیندهای پیچیده تر مانند فروش مبتنی بر حساب کاربری اهمیت دوچندان پیدا میکند.
در نهایت، هدف از این سیاست‌ها و اصول، محدود کردن کارمندها نیست، بلکه توانمند کردن اون‌ها برای استفاده حرفه‌ای از یک ابزار قدرتمنده. یک ایمیل سازمانی که به درستی مدیریت بشه، به یک دارایی استراتژیک برای رشد کسب و کار شما تبدیل خواهد شد.
چرا داشتن ایمیل شرکتی برای کسب و کارها مهمه؟
داشتن یه ایمیل سازمانی واسه هر کسب و کاری واجبه. واقعیت اینه که ایمیل یکی از راحت‌ترین و کم‌هزینه‌ترین راه‌ها برای ارتباطات کاریه، هم تو خود شرکت هم با بقیه. ایمیل وقتی درست استفاده بشه، می‌تونه کمک کنه که کسب‌وکارتون سریع‌تر به هدفاش برسه.
خوشبختانه، ساختن یه ایمیل شرکتی هم کار سختی نیست. با سرویس‌هایی مثل Google Workspace، Zoho یا Bluehost خیلی سریع می‌شه راهش انداخت. کافیه اول یه ارائه‌دهنده انتخاب کنین و حساب کاربریتون رو بسازین.
بعدش هم اسم دامنه (همون آدرس سایتتون) رو انتخاب کنین و ایمیلتون رو روی همون دامنه راه بندازین. آخرش هم می‌تونین این ایمیل رو به سرویس‌هایی مثل Apple Mail یا Microsoft 365 وصل کنین تا مدیریت ایمیلاتون آسون‌تر بشه.
تو این مطلب، درباره اینکه چرا و چطور یه ایمیل سازمانی راه بندازین حرف زدیم. اگه سؤالی تو ذهنتون هست یا نیاز به راهنمایی بیشتری دارین، تو بخش کامنت‌ها ازمون بپرسین.
اهمیت ایمیل سازمانی در کسب و کار
اگه به دنبال رشد و پیشرفت توی کار فروش هستید، پلتفرم دالب می‌تونه یک نقطه شروع عالی براتون باشه. دالب یک پلتفرم آموزشی فوق‌العاده‌ست که به شما کمک می‌کنه تا مهارت‌های فروش خودتون رو تقویت کنید و تبدیل به یک کارشناس فروش حرفه‌ای بشید.
آموزش فروش نه تنها به شما کمک می‌کنه تا با مشتریان ارتباط بهتری برقرار کنید، بلکه بهتون این امکان رو می‌ده که روند فروش رو بهینه کنید و در نتیجه، درآمد کسب‌وکارتون رو بالا ببرید. یکی از دوره‌های فوق‌العاده‌ای که دالب ارائه می‌ده، دیجیتال مارکتینگ برای مدیران هست. این دوره به شما می‌آموزه که چطور تیم فروش خودتون رو مدیریت کنید و بهترین استراتژی‌ها رو برای افزایش فروش و رشد کسب‌وکار به کار بگیرید.
شاید فکر کنید این دوره مخصوص مدیران هست، اما واقعیت اینه که هر کسی که می‌خواد در کار فروش موفق بشه، باید با این مفاهیم آشنا باشه. شناخت افراد، نیازهاشون و چطور می‌تونید بهشون کمک کنید، کلید موفقیت شماست.
حالا ممکنه بپرسید این موضوع چه ربطی به ایمیل سازمانی داره؟ خوب، وقتی شما یک ایمیل سازمانی حرفه ای دارین، می‌تونین با مشتریان و همکاران خود به شکل موثرتری ارتباط برقرار کنین. این ایمیل به شما اعتبار می‌ده و باعث می‌شه مشتری‌ها به شما بیشتر اعتماد کنن.
وقتی شما به عنوان یک کارشناس فروش با استفاده از ایمیل سازمانی خودتون به مشتری‌ها نزدیک می‌شید، می‌تونید بهتر نیازهاشون رو بشناسید و پیشنهادهای بهتری بهشون بدید اما به شرطی که کاملا آموزش دیده باشید.
در نتیجه، با یادگیری فروش و به کارگیری استراتژی های درست، به راحتی می‌تونید درآمد کسب‌وکارتون رو افزایش بدید و توی بازار رقابتی امروزی، پیشرفت کنید. پس وقت رو تلف نکنید، به دالب سر بزنید و شروع به یادگیری کنید!
