در دنیای تجارت، صدور پیش فاکتور و فاکتور فروش یکی از اون کارهاییه که اگر درست و حرفه‌ای انجام بشه، می‌تونه به شدت به کسب و کار و حسابداری فروش کمک کنه. پیش فاکتور فقط یه کاغذ معمولی نیست، بلکه حکم یه نقشه راه رو داره. برای خریدارها، این نقشه بهشون کمک میکنه بفهمن دقیقا چی قراره بخرن، قیمت چقدره و شرایط خرید چطوره. از طرف دیگه، برای فروشنده‌ها هم مثل یه سند محکم عمل میکنه که بتونن همه‌چیز رو شفاف و مشخص ارائه بدن.
قضیه فقط به شفافیت و نظم ختم نمیشه. پیش فاکتور و فاکتور یه جور ضمانت هم هستن. مثلا اگه یه مشکلی پیش بیاد، این اسناد می‌تونن به عنوان مرجع استفاده بشن. از اون طرف، وقتی مشتری یه پیش فاکتور رسمی می‌بینه، حس اعتمادش به کسب و کار شما بیشتر می‌شه. این اعتماد خیلی مهمه، چون باعث می‌شه مشتری به احتمال زیاد دوباره به شما مراجعه کنه.
یه نکته دیگه هم اینه که پیش فاکتور و فاکتور می‌تونن به عنوان یه ابزار تبلیغاتی عمل کنن. وقتی حرفه‌ای طراحی بشن، می‌تونن تصویر خوبی از برند شما تو ذهن مشتری بسازن. مثلا فکر کن پیش فاکتور شما لوگوی شیک و اطلاعات کامل داشته باشه، مشتری ناخودآگاه می‌گه این کسب و کار چقدر حرفه‌ایه.
حالا اگه بخوای تو کارت موفق‌تر باشی، بهتره برای صدور این اسناد از ابزارهای مدرن مثل نرم افزار CRM استفاده کنی. این نرم‌افزارها کار رو خیلی ساده می‌کنن و بهت کمک می‌کنن وقتت رو روی کارهای دیگه مثل بازاریابی یا فروش بذاری.
پیش فاکتور چیست و چرا در تجارت اهمیت دارد؟
پیش فاکتور یه جور سند اولیه است که وقتی می‌خوای با یه مشتری یا شریک تجاری وارد معامله بشی، استفاده می‌شه. هدف اصلیش اینه که همه جزئیات مربوط به معامله رو قبل از انجامش روشن کنه. یعنی چی؟ یعنی مشخص میکنه چی می‌خوای بفروشی یا چه خدماتی قراره ارائه بدی، قیمتش چقدره، شرایط پرداخت چیه و کلی چیزای دیگه که لازم باشه طرف مقابل بدونه.
حالا فرق پیش فاکتور با فاکتور چیه؟ فاکتور معمولا بعد از اینکه معامله قطعی شد و خرید انجام شد صادر می‌شه و هدف اصلیش اینه که نشون بده معامله بسته شده و مبلغ پرداختی باید تسویه بشه. ولی این سند یه مرحله قبل از این ماجراست. پیش فاکتور بیشتر شبیه یه پیشنهاد رسمیه که به مشتری می‌دی تا بدونه اگه بخواد باهات کار کنه، شرایطش چطوره و چقدر باید هزینه کنه.
یه مثال ساده بزنم، فرض کن می‌خوای یه پروژه طراحی سایت رو قبول کنی. مشتری ازت می‌خواد بدونه هزینه طراحی سایتش چقدر می‌شه و چه امکاناتی شاملش می‌شه. تو براش پیش فاکتور می‌فرستی که همه این چیزا رو توضیح می‌ده. با این کار، مشتری می‌تونه تصمیم بگیره که آیا این معامله براش به صرفه هست یا نه.
این سند مثل یه عکس از چیزی می‌مونه که هنوز اتفاق نیفتاده. یعنی یه تصویر کلی از معامله‌ای که هنوز قطعی نشده. این کار به دو طرف کمک میکنه قبل از اینکه وارد تعهد مالی بشن، همه‌چیز رو خوب بررسی کنن و مطمئن بشن که اشتباهی در کار نیست.
استفاده از این سند یه جور حرفه‌ای گری هم نشون می‌ده. وقتی شما یه پیش فاکتور دقیق و مرتب به مشتری می‌دی، اون حس میکنه که با یه تیم حرفه‌ای کار میکنه که به جزئیات اهمیت می‌ده. این خودش یه امتیاز بزرگه که می‌تونه اعتماد مشتری رو جلب کنه.
از پیش فاکتور به فاکتور فروش
پلتفرم دالب بهترین جا برای آموزش فروشندگی حرفه ای و آموزش دیجیتال مارکتینگ برای مدیران هست، چه تازه کار و چه حرفه‌ای باشید! با شرکت در دوره‌های آموزشی دالب، شما می‌توانید فروش خودتون رو متحول کنید و به یک فروشنده ماهر تبدیل بشید. اینجا به شما آموزش می‌دهیم چطور با استراتژی‌های به روز دیجیتال مارکتینگ، مشتری‌های بیشتر جذب کنید و فروش های موفق‌تری داشته باشید.
پلتفرم دالب فقط به آموزش محدود نمیشه. دالب تخصصی روی سیستم‌سازی فروش هم کار میکنه، یعنی به شما کمک می‌کنیم تا فرآیندهای فروش‌تون رو طوری طراحی کنید که همیشه خودکار و بهینه باشه.
همچنین در مشاوره فروش، بهترین روش‌ها رو برای رشد کسب و کار شما ارائه می‌دیم. اگر کسب و کاری دارید که به استخدام کارشناس فروش نیاز داره، ما می‌تونیم به شما در پیدا کردن نیروی متخصص هم کمک کنیم. اینطور شما می‌تونید از نیروی انسانی به‌درستی استفاده کنید و پیشرفت کسب و کارتون رو تضمین کنید.
حالا شما دیگه می‌دونید که با دوره‌های آموزشی دالب، نه تنها یاد می‌گیرید که چطور فروش کنید، بلکه به شما نشون می‌دیم چطور فروش‌های‌تون رو به فاکتورهای دقیق و مؤثر تبدیل کنید. درست مثل پیش فاکتورهایی که برای مشتری‌ها آماده می‌کنید، همه چیز رو با نظم و دقیق پیش ببرید.
از شما دعوت می‌کنیم که به جمع دالبی‌ها بپیوندید و مهارت های فروش خودتون رو به سطحی بالاتر ببرید!
اعتبار حقوقی و قانونی پیش فاکتور
شاید فکر کنید پیش فاکتور فقط یک کاغذ بازی ساده برای شروع معامله است، اما داستان خیلی عمیق تر از این حرف هاست. این سند، با اینکه به اندازه فاکتور فروش تعهد قطعی ایجاد نمی‌کند، اما در دنیای حقوق و قانون، وزن و اعتبار خودش را دارد و می‌تواند حسابی به کارتان بیاید. بیایید با هم ببینیم این برگه به ظاهر ساده، چطور می‌تواند در موقعیت های مختلف مثل یک سپر دفاعی برای کسب و کار شما عمل کند.
پیش فاکتور به عنوان یک پیشنهاد رسمی؛ شروع یک تعهد دو طرفه
وقتی شما یک پیش فاکتور برای مشتری ارسال می‌کنید، در واقع دارید یک پیشنهاد رسمی (Offer) روی میز می‌گذارید. این پیشنهاد شامل جزئیات دقیق کالا یا خدمات، قیمت، تعداد، شرایط پرداخت و زمان تحویل است. حالا توپ در زمین مشتری است. اگر مشتری این پیش فاکتور را تأیید کند (چه به صورت کتبی، چه با پرداخت بخشی از مبلغ یا حتی یک تأیید شفاهی)، یک جور توافق اولیه بین شما شکل می‌گیرد.
نقاط قوت این توافق:
- شفافیت کامل: دیگر جایی برای سوء تفاهم باقی نمی‌ماند. همه چیز از همان اول مشخص است و اگر در آینده اختلافی پیش بیاید، این پیش فاکتور مثل یک نقشه راه عمل می‌کند که نشان می‌دهد توافق اولیه بر سر چه چیزهایی بوده است. این شفافیت در فرآیند خرید، به خصوص در معاملات بزرگ، اهمیت فوق العاده‌ای دارد.
- اثبات وجود مذاکره: در صورت بروز اختلاف و کشیده شدن کار به مراجع قانونی، این سند نشان می‌دهد که مذاکره ای بین دو طرف وجود داشته و شرایط اولیه معامله چه بوده است. این موضوع به خصوص در تصمیم‌گیری B2B که معمولاً پیچیده تر است، بسیار کمک کننده خواهد بود.
نقاط ضعف یا محدودیت ها:
- تعهد قطعی نیست: یادتان باشد، پیش فاکتور به خودی خود یک قرارداد الزام آور نیست. یعنی تا زمانی که مشتری آن را نپذیرفته، شما یا او می‌توانید از معامله انصراف دهید. این سند بیشتر یک پیش قرارداد است تا خود قرارداد.
جایگاه پیش فاکتور در قانون تجارت و دعاوی حقوقی
خیلی از ما فکر می‌کنیم فقط اسنادی مثل قرارداد رسمی یا فاکتور نهایی در دادگاه معتبر هستند، اما اینطور نیست. یک پیش فاکتور معتبر و دقیق، می‌تواند به عنوان یک اماره قضایی در نظر گرفته شود. اماره یعنی نشانه ای که قاضی را به سمت حقیقت راهنمایی می‌کند.
فرض کنید شما بر اساس یک پیش فاکتور تأیید شده، کالایی را برای مشتری آماده کرده اید اما او زیر قولش می‌زند. در اینجا، شما می‌توانید با استناد به همان پیش فاکتور و اثبات تأیید مشتری، ادعای خسارت کنید. شاید نتوانید او را مجبور به خرید کنید، اما می‌توانید هزینه هایی که برای آماده سازی سفارش متحمل شده اید را مطالبه کنید. درک این نکات حقوقی، به اندازه آگاهی از قانون کار برای مدیریت یک کسب و کار ضروری است.
همچنین، این سند نشان دهنده حسن نیت شماست. وقتی شما یک پیش فاکتور دقیق و شفاف صادر می‌کنید، در واقع دارید ارزش پیشنهادی خود را به شکلی حرفه ای ارائه می‌دهید و نشان می‌دهید که برای وقت و تصمیم مشتری احترام قائل هستید. این رویکرد، پایه های یک رابطه تجاری مبتنی بر توسعه پایدار را محکم می‌کند.
پیش فاکتور در واردات و صادرات
اگر کارتان به واردات و صادرات گره خورده باشد، می‌دانید که پیش فاکتور (Proforma Invoice) یکی از ارکان اصلی فرآیند است. در تجارت بین المللی، این سند کاربردهای حیاتی دارد:
- اخذ مجوزهای لازم: بسیاری از سازمان ها (مثل وزارت صمت) برای صدور مجوز ثبت سفارش واردات، از شما یک پیش فاکتور معتبر می‌خواهند.
- گشایش اعتبار اسنادی (LC): بانک ها برای باز کردن LC که یکی از امن ترین روش های پرداخت بین‌المللی است، به جزئیات دقیق مندرج در پیش فاکتور نیاز دارند.
- امور گمرکی: گمرک از این سند برای ارزیابی اولیه کالا و تخمین هزینه های ترخیص استفاده می‌کند.
در این حوزه، پیش فاکتور صرفاً یک پیشنهاد نیست، بلکه یک سند رسمی و ضروری برای به جریان انداختن کل فرآیند تجارت خارجی است. دقت در تنظیم آن می‌تواند جلوی ضررهای مالی هنگفت و اتلاف وقت در گمرک را بگیرد. این دقت عمل، بخشی از پرسونال برندینگ شما به عنوان یک تاجر حرفه ای است.
نکته پایانی: اعتبار حقوقی یک پیش فاکتور به جزئیات آن بستگی دارد. هرچه اطلاعات کامل تر و دقیق تر باشد (مهر، امضا، تاریخ، شرح دقیق کالا/خدمات)، اعتبار آن در مراجع قانونی بیشتر خواهد بود. پس هیچ وقت قدرت این سند را دست کم نگیرید و آن را با دقت و وسواس یک سند رسمی تنظیم کنید.
مزایا و نکات استفاده از نرم‌افزار برای صدور پیش فاکتور
در روزگاری که سرعت حرف اول را می‌زند، دیگر نمی‌توان با روش های سنتی مثل صدور دستی پیش فاکتور در رقابت باقی ماند. استفاده از نرم افزارهای حسابداری یا نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای این کار، مثل این است که از یک ماشین حساب ساده به یک ابرکامپیوتر کوچ کنید. این ابزارها نه تنها کار شما را راحت تر می‌کنند، بلکه کسب و کارتان را هم حرفه ای تر نشان می‌دهند. بیایید ببینیم این نرم افزارها چه گلی به سر کسب و کار ما می‌زنند.
مزایای شگفت انگیز استفاده از نرم‌افزار برای صدور پیش فاکتور
استفاده از ابزارهای اتوماسیون فروش برای ایجاد پیش فاکتور فقط به معنای سریع تر شدن کارها نیست؛ این یک جهش استراتژیک برای کسب و کار شماست.
سرعت و دقت فضایی!
تصور کنید دیگر لازم نیست هر بار اطلاعات مشتری، لیست کالاها و قیمت ها را دستی وارد کنید. در نرم‌افزار، این اطلاعات یک بار برای همیشه ذخیره می‌شوند. برای صدور یک پیش فاکتور جدید، کافی است مشتری و محصولات مورد نظرش را انتخاب کنید و تمام! نرم‌افزار بقیه کارها مثل محاسبه قیمت نهایی، مالیات بر ارزش افزوده و تخفیف ها را در یک چشم به هم زدن و بدون خطا انجام می‌دهد. این افزایش سرعت فروش می‌تواند برگ برنده شما در متقاعد کردن مشتریان بی حوصله باشد.
ظاهر حرفه ای و یکپارچه
یک پیش فاکتور که با نرم‌افزار طراحی شده، لوگوی شما را دارد، طراحی تمیز و استانداردی دارد و همه اطلاعات به شکلی خوانا چیده شده اند، تأثیر روانی فوق العاده ای روی مشتری می‌گذارد. این حس حرفه ای بودن، اعتماد مشتری را جلب می‌کند و به او نشان می‌دهد با یک شرکت معتبر طرف است. این موضوع به خصوص در مقایسه تفاوت بازاریابی سنتی و دیجیتال مشخص می‌شود؛ در دنیای دیجیتال، ظاهر حرفه ای اسناد شما، بخشی از ویترین کسب و کارتان است.
تبدیل آسان پیش فاکتور به فاکتور فروش
این یکی از بهترین قابلیت های نرم‌افزارهاست. بعد از اینکه مشتری پیش فاکتور را تأیید کرد، لازم نیست دوباره کاری کنید. تنها با یک کلیک، می‌توانید همان پیش فاکتور را به یک فاکتور فروش رسمی تبدیل کنید. این کار نه تنها در زمان شما صرفه جویی می‌کند، بلکه ریسک خطای انسانی در وارد کردن مجدد اطلاعات را به صفر می‌رساند.
مدیریت و بایگانی هوشمند
دیگر خبری از زونکن های پر از کاغذ و جستجوهای طاقت فرسا نیست. تمام پیش فاکتور های صادر شده به صورت دیجیتال و منظم در نرم افزار بایگانی می‌شوند. شما می‌توانید به راحتی بر اساس نام مشتری، تاریخ، یا شماره سند، هر پیش فاکتور را در چند ثانیه پیدا کنید. این دسترسی سریع برای بخش خدمات مشتری و پشتیبانی مشتری حیاتی است، چرا که می‌توانند فوراً سوابق مشتری را بررسی کرده و پاسخگو باشند.
گزارش گیری و تحلیل داده ها
نرم‌افزار ها به شما گزارش های فوق العاده ای می‌دهند. مثلاً می‌توانید ببینید کدام محصولات بیشتر در پیش فاکتور ها درخواست شده اند، کدام مشتریان بیشترین درخواست را داشته اند یا نرخ تبدیل پیش فاکتور به فاکتور چقدر بوده است. این اطلاعات، طلای خالص برای تیم فروش و بازاریابی شماست و به شما در انجام تحقیقات بازار و برنامه ریزی برای یک کمپین فروش فصلی موفق کمک می‌کند. همچنین با تحلیل این داده ها و درک رفتار مشتریان، می‌توانید استراتژی های بازاریابی رفتاری خود را بهینه سازی کنید.
نکاتی که قبل از انتخاب نرم‌افزار باید بدانید
انتخاب نرم افزار مناسب، یک تصمیم مهم است. قبل از خرید، این نکات را در نظر بگیرید:
نیاز سنجی کنید: آیا فقط به صدور پیش فاکتور و فاکتور نیاز دارید یا قابلیت های بیشتری مثل مدیریت انبار، حسابداری کامل یا CRM هم می‌خواهید؟
رابط کاربری ساده: نرم‌افزار باید آنقدر ساده باشد که شما و کارمندان‌تان به راحتی و بدون نیاز به آموزش های پیچیده بتوانید با آن کار کنید.
قابلیت شخصی سازی: مطمئن شوید که نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد قالب پیش فاکتور را مطابق با هویت بصری برندتان (لوگو، رنگ، فونت) شخصی سازی کنید. این کار به نوعی داستان سرایی در فروش از طریق اسناد شماست.
یکپارچگی با سایر ابزارها: اگر از ابزارهای دیگری (مثلاً فروشگاه آنلاین) استفاده می‌کنید، بررسی کنید که آیا نرم‌افزار جدید می‌تواند به آن ها متصل شود یا خیر. این یکپارچگی در بهینه سازی کانال توزیع شما نقش مهمی دارد.
پشتیبانی و امنیت: از پشتیبانی خوب و امنیت بالای نرم‌افزار، به خصوص اگر نسخه ابری (Cloud) آن را انتخاب می‌کنید، اطمینان حاصل کنید. اطلاعات مالی شما بسیار ارزشمند هستند.
در نهایت، سرمایه گذاری روی یک نرم‌افزار خوب برای صدور پیش فاکتور، سرمایه گذاری روی نظم، اعتبار و آینده کسب و کار شماست. این حرکت هوشمندانه، شما را از رقبا متمایز می‌کند و پایه های یک سیستم فروش حرفه ای و مقیاس پذیر را برایتان می‌سازد.
پیش فاکتور چه اهمیتی برای فروش دارد؟
پیش فاکتور یه ابزار خیلی مهم در دنیای تجارت است. وقتی شما می‌خواید با یه مشتری وارد معامله بشید، پیش فاکتور به شما این امکان رو می‌ده که همه چیز رو از قبل مشخص کنید و برای طرف مقابل شفاف سازی کنید.
این یعنی مشتری دقیقا می‌دونه که چه چیزی رو می‌خره، چه خدماتی رو دریافت میکنه، و چقدر باید هزینه کنه. این کار باعث می‌شه که هیچ سوءتفاهمی پیش نیاد و همه چیز از ابتدا روشن باشه.
علاوه بر این، این سند یه اطمینان خاطر به مشتری می‌ده که شما جدی هستید و به کارتون اهمیت می‌دید. وقتی این سند دقیق و مرتب صادر می‌کنید، مشتری احساس میکنه که با یه شرکت حرفه‌ای طرفه و این باعث جلب اعتماد می‌شه. این اعتماد می‌تونه نقش بزرگی در ادامه‌ی رابطه تجاری شما با اون مشتری داشته باشه.
از طرف دیگه، این سند کمک میکنه که شما هم به عنوان فروشنده، شرایط معامله رو بهتر درک کنید و هر چیزی که نیاز دارید، مثل قیمت‌ها یا خدمات اضافی رو به طور دقیق مشخص کنید. این کار به شما کمک میکنه که هیچ جزئیاتی فراموش نشه و بتونید معاملات رو به بهترین شکل ممکن انجام بدید. وقتی پیش فاکتور داشته باشید، می‌تونید به راحتی تصمیم بگیرید که آیا این معامله برای شما سود آور هست یا نه.
در نهایت، پیش فاکتور می‌تونه به عنوان یک سند رسمی برای هر دو طرف عمل کنه. این یعنی اگر مشکلی پیش بیاد یا یکی از طرفین به توافقات عمل نکنه، می‌تونید به این سند مراجعه کنید و برای حل مشکلات قانونی یا مالی به اون استناد کنید.
در مجموع، این سند نه تنها به شفافیت معامله کمک میکنه، بلکه پایه‌ای برای ایجاد اعتماد و نظم در روابط تجاری می‌ذاره. این کار باعث می‌شه که هم شما و هم مشتری از اول تا آخر معامله مطمئن باشید و هیچ نگرانی در مورد جزئیات نداشته باشید.
بهترین زمان برای ارسال پیش فاکتور
وقتی می‌خواهید پیش فاکتور ارسال کنید، باید زمان درستش رو بشناسید. یکی از مواقعی که این سند خیلی مفیده، زمانی هست که شما وارد تجارت بین المللی می‌شید. وقتی با مشتری‌ها یا شرکای تجاری از کشورهای مختلف در تماسید، این سند کمک میکنه که همه چیز واضح و روشن بشه. به خصوص وقتی که ممکنه تفاوت‌های زبانی یا فرهنگی وجود داشته باشه. پیش فاکتور می‌تونه یه سند معتبر باشه که نشان می‌ده دقیقاً چی قراره خریداری بشه و چه هزینه‌ای باید پرداخت بشه. اینطوری نه شما و نه طرف مقابل هیچ سردرگمی‌ای ندارید.
همچنین زمانی که مشتری یه سفارش خاص می‌ده یا محصولی که می‌خواهید تحویل بدید تغییرات خاصی داره، این سند خیلی به کار میاد. مثلاً فرض کنید مشتری خواسته یه محصول خاص با ویژگی‌های خاصی رو سفارش بده. در این موقعیت، این سند کمک میکنه که مشتری بدونه هزینه دقیق اون محصول چقدره و چه تغییراتی در سفارشش اعمال شده. این کار باعث می‌شه که هیچ اشتباهی در فرآیند سفارش پیش نیاد و همه چیز طبق توافق انجام بشه.
در مواقعی که مشتری می‌خواد چیزی رو رزرو کنه یا مقداری پول پیش پرداخت کنه، پیش فاکتور برای هر دو طرف خیلی مهمه. مثلاً وقتی مشتری برای رزرو خدماتی مثل هتل یا پرواز اقدام میکنه، این سند بهش نشون می‌ده که هزینه‌اش چقدره و چه خدماتی رو می‌خواد. این کار همچنین به شما کمک میکنه که مطمئن بشید مشتری واقعا قصد پرداخت داره و همه چیز مرتب و شفاف باشه.
چگونه پیش فاکتوری موثر بسازیم؟
ساخت پیش فاکتور کار پیچیده‌ای نیست، اما اگر می‌خواید تأثیر خوبی روی مشتری بذارید، باید به چند نکته دقت کنید. این سند باید دقیق و شفاف باشه تا مشتری هیچ سر در گمی‌ای نداشته باشه و بدونه که قرار چه چیزی بخره و چقدر باید پرداخت کنه. اولین نکته اینه که باید اطلاعات کامل شرکت خودتون رو در این سند وارد کنید، مثل نام و آدرس شرکت. این باعث می‌شه مشتری بدونه که با یک شرکت معتبر طرف هست و اعتمادش جلب می‌شه. بعد باید اطلاعات مشتری رو هم بنویسید. این یعنی نام و آدرس مشتری رو در این سند درج کنید تا هر چیزی دقیقاً مطابق با طرفین معامله باشه.
در ادامه، باید لیستی از کالاها یا خدماتی که قراره به مشتری تحویل بدید، همراه با قیمت‌ها ذکر بشه. این بخش خیلی مهمه چون مشتری باید بدونه دقیقا چی می‌خواد بخره و هزینه‌اش چقدر می‌شه. برای این که کار شما حرفه‌ای به نظر برسه، این لیست باید شفاف و بدون ابهام باشه. اگر جزئیات مربوط به تحویل هم وجود داره، مثل زمان تحویل یا نحوه ارسال، حتماً باید در پیش فاکتور ذکر بشه. این کار باعث می‌شه که مشتری بدونه چه زمانی و چطور کالا یا خدمات به دستش می‌رسه.
مورد دیگه‌ای که باید بهش توجه کنید، شرایط پرداخت هست. در پیش فاکتور باید دقیقا مشخص کنید که مشتری باید چطور پرداخت کنه، یعنی آیا قرار هست پیش پرداخت انجام بشه یا کل مبلغ باید به صورت یکجا پرداخت بشه. اگر قرار هست پرداخت از قبل انجام بشه، باید این موضوع به وضوح در پیش فاکتور ذکر بشه. همچنین مهمه که قیمت درج شده در پیش فاکتور با قیمت نهایی که در فاکتور واقعی ذکر می‌شه، یکی باشه. چون اگر این دو قیمت تفاوت داشته باشه، ممکنه مشتری احساس کنه که با یک شرکت غیرحرفه‌ای رو به رو هست و ممکنه اعتمادش رو از دست بده.
در نهایت، پیش فاکتور به مشتری این اطمینان رو می‌ده که سفارشش تایید شده و همه چیز طبق توافقات پیش می‌ره. وقتی پیش فاکتور درست و دقیق باشه، نه تنها سوء تفاهم‌ها رو کاهش می‌ده بلکه باعث می‌شه مشتری احساس راحتی و امنیت بیشتری داشته باشه.
ویرایش و شخصی سازی فاکتور و پیش فاکتور برای هر مشتری
وقتی شما در یک کسب و کار فعالیت می‌کنید، لازم نیست برای هر مشتری هر بار این سند رو جدید طراحی کنید. این کار نه تنها زمان بره بلکه ممکنه در مواقعی که نیاز به تغییرات یا ویرایش داره، به مشکل برخورد کنید. بهترین کار اینه که از یک قالب ثابت برای فاکتورها و پیش فاکتورها استفاده کنید و فقط اطلاعات مربوط به هر مشتری مثل نام، آدرس، کالاهای خریداری شده و قیمت‌ها رو وارد کنید. این روش کمک میکنه که خیلی سریع‌تر و با کمترین اشتباه پیش برید.
حالا، وقتی که فاکتور یا پیش فاکتوری رو درست کردید، می‌تونید به راحتی اون رو مشاهده کنید. مثلاً در سیستم‌های CRM، هر فاکتور یا پیش فاکتوری که درست کرده باشید، توی پرونده‌های معامله نمایش داده می‌شه. از اونجا می‌تونید ویرایشش کنید، چاپش کنید، ارسالش کنید، کپی بگیرید و حتی اگه نیازی نبود، حذفش کنید. این به شما این امکان رو می‌ده که اگر نیاز به تغییرات جزئی داشتید، به راحتی تغییرات رو اعمال کنید بدون اینکه از اول کار رو شروع کنید.
همچنین می‌تونید این سند رو به فاکتور تبدیل کنید، یعنی اگه پیش فاکتوری برای مشتری فرستادید و حالا قراره همون رو به فاکتور تبدیل کنید، می‌تونید با تغییرات کوچیکی مثل اضافه کردن تاریخ و جزئیات نهایی، اون رو به فاکتور فروش تبدیل کنید و دوباره برای مشتری ارسال کنید. اما برعکس این کار ممکن نیست، یعنی نمی‌تونید یک فاکتور رو به پیش فاکتور تبدیل کنید.
یکی دیگه از ویژگی‌های مفید اینه که می‌تونید از فاکتوری که قبلاً ایجاد کردید، کپی بگیرید. این کار خیلی راحت‌تر از طراحی دوباره فاکتور از صفر است. کافیه گزینه “ایجاد مشابه” رو انتخاب کنید و همه جزئیات فاکتور یا پیش فاکتور قبلی به صورت خودکار در کپی جدید قرار می‌گیره و شما فقط کافیه تغییرات لازم رو اعمال کنید.
