خیلی وقت‌ها پیش میاد که می‌خوایم یه کاری رو انجام بدیم، ولی یا حواسمون پرت میشه یا هی کار رو عقب میندازیم. تکنیک پومودورو میگه به جای اینکه یه کار رو بی‌وقفه انجام بدی و بعد از چند ساعت خسته بشی، بهتره زمان رو به بخش‌های کوتاه ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنی و بینشون ۵ دقیقه استراحت داشته باشی. این روش کمک می‌کنه تمرکزت روی کار بیشتر بشه و بازدهی بالاتر بره. جالبه که این تکنیک نه تنها برای کارای فردی، بلکه توی مشاوره فروش و حتی مذاکره تلفنی هم کاربرد داره، چون باعث میشه تمرکزت رو حفظ کنی و بدون استرس جلو بری.
خیلی از مدیران و کارشناس‌های فروش دنبال راه‌هایی هستن که بتونن توی زمان کمتر، نتیجه‌ی بهتری بگیرن. یکی از چیزایی که ما امتحان کردیم و جواب داد، ترکیب تکنیک پومودورو با استراتژی‌های آموزش بازاریابی تلفنی بود. این روش کمک می‌کنه تا موقع تماس‌های فروش، انرژی و تمرکزت حفظ بشه و بعد از چند تماس پشت سر هم، احساس خستگی نکنی. برای مثال، میتونی ۲۵ دقیقه روی تماس‌های مهم تمرکز کنی و بعدش یه استراحت کوتاه داشته باشی تا ذهنت برای دور بعدی آماده بشه.
خیلی از افراد فکر می‌کنن مدیریت زمان یه چیز پیچیده‌ست، اما تکنیک پومودورو نشون داده که با یه روش ساده میشه کارای سخت رو آسون کرد. این روش مخصوصاً برای مدیران و افرادی که دنبال آموزش مارکتینگ برای مدیران هستن، خیلی مفیده، چون کمک می‌کنه برنامه ریزی بهتری داشته باشن و روی وظایف اصلی تمرکز کنن. وقتی این تکنیک رو امتحان کردیم، دیدیم چقدر ساده اما تأثیر گذاره. کم‌کم حواس پرتی‌هامون کمتر شد و کارایی‌مون بالاتر رفت. پس اگه هنوز امتحانش نکردی، شاید وقتش رسیده که یه تغییر کوچیک بدی و ببینی نتیجه‌اش چطوره!
مدیریت زمان با تکنیک گوجه فرنگی
اگه تا حالا حس کردی زمان از دستت در میره و آخر روز کلی کار انجام نشده داری، تکنیک پومودورو یا تکنیک گوجه فرنگی می‌تونه یه راه حل ساده و کاربردی باشه. این روش بهت کمک می‌کنه تمرکزت رو بالا ببری و بدون استرس کارات رو جلو ببری. ایده‌ی اصلیش اینه که زمان رو به بخش‌های کوتاه ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنی، توی این مدت فقط روی یه کار خاص تمرکز کنی و بعدش ۵ دقیقه استراحت داشته باشی. بعد از چهار تا دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ای، یه استراحت طولانی‌تر، چیزی بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه، داشته باشی تا ذهنت دوباره شارژ بشه.
تکنیک گوجه فرنگی، یه جورایی بر اساس اصول روانشناسی فروش کار می‌کنه، چون ذهن ما وقتی روی یه کار مشخص تمرکز می‌کنه، کارایی بالاتری داره. درست مثل زمانی که یه فروشنده می‌دونه چطور توجه مشتری رو جلب کنه، تکنیک پومودورو هم بهت یاد میده چطور حواست رو روی یه کار نگه داری. این موضوع حتی با هرم مازلو هم مرتبطه، چون وقتی نیازهای پایه‌ای مثل استراحت و تمرکز، مدیریت بشه، میتونی راحت‌تر به مراحل بالاتر مثل خلاقیت و حل مسئله برسی.
خیلی از آدمای موفق مثل برایان تریسی معتقدن که مدیریت زمان یکی از کلیدهای موفقیت توی کار و زندگیه. پومودورو باعث میشه بدون اینکه ذهنت خسته بشه، از وقتی که داری بیشترین استفاده رو ببری. جالبه بدونی که توی خیلی از شرکت‌های بزرگ، یکی از ارزش‌های محوری سازمان اینه که کارمندانشون بتونن با تمرکز بالا و بدون حواس‌پرتی کار کنن، که این دقیقاً همون چیزیه که پومودورو بهت یاد میده. پس اگه حس می‌کنی توی برنامه‌ریزی و مدیریت کارات مشکل داری، این روش رو امتحان کن، چون ممکنه همون تغییری باشه که بهش نیاز داری!
چرا تکنیک پومودورو بهره‌وری را چند برابر می‌کند؟
یکی از دلایلی که تکنیک پومودورو جواب میده، اینه که باعث میشه حس فوریت توی کارت ایجاد بشه. وقتی بدون محدودیت زمانی کار می‌کنی، ذهنت بهت میگه که کلی وقت داری و بعدش حواست پرت چیزای مختلف مثل چک کردن شبکه های اجتماعی میشه. ولی وقتی تایمر رو روی ۲۵ دقیقه تنظیم می‌کنی، ناخودآگاه ذهنت روی انجام اون کار قفل میشه، چون میدونی که فقط همین مدت زمان رو داری. این تکنیک یه جورایی شبیه تکنیک شیشه مربا عمل می‌کنه؛ یعنی باید مهم‌ترین کارها رو اولویت بندی کنی و وقتت رو الکی خرج کارای غیر ضروری نکنی.
استراحت‌های کوتاه و منظم هم یکی دیگه از دلایل موفقیت پومودورو هستن. خیلی از آدما فکر می‌کنن اگه بدون توقف کار کنن، بهره‌وری بیشتری دارن، ولی در واقع برعکسه! ذهن ما برای موندن توی اوج تمرکز، نیاز به استراحت‌های مقطعی داره. این دقیقا همون چیزیه که توی افزایش فروش آنلاین هم مهمه؛ وقتی یه فروشگاه اینترنتی تجربه کاربری خوبی برای مشتری‌هاش فراهم کنه و بهشون اجازه بده بین انتخاب‌هاشون نفس بکشن، احتمال خریدشون بیشتر میشه. مغز ما هم همینه، باید یه وقفه کوتاه بگیره تا بتونه دوباره با قدرت ادامه بده.
علاوه بر این، تکنیک گوجه فرنگی بهت یاد میده که چطور روی یه کار مشخص تمرکز کنی و به نتیجه برسونی. این همون چیزی هست که توی تکنیک فروش FAB هم استفاده میشه، جایی که به جای گفتن ویژگی‌های محصول، روی مزایا و فوایدش تمرکز می‌کنی تا مشتری سریع‌تر تصمیم بگیره. پس پومودورو نه تنها به مدیریت بهتر زمان کمک می‌کنه، بلکه باعث میشه روی کارات متمرکز بشی و سریع‌تر به نتیجه برسی، بدون اینکه ذهنت خسته بشه.
اثربخشی تکنیک پومودورو
خیلیا وقتی اولین بار اسم تکنیک پومودورو رو می‌شنون، فکر می‌کنن که یه روش ساده و معمولیه که شاید تأثیر خاصی نداشته باشه. اما وقتی امتحانش می‌کنی، تازه متوجه میشی که چقدر ذهنت رو منظم‌تر و تمرکزت رو بیشتر می‌کنه. نکته اصلی این روش، ایجاد حس فوریت و محدود کردن زمان کاره. وقتی بدون زمان‌بندی کار می‌کنی، مغزت حس می‌کنه وقت بی‌نهایت داری و کار رو کش میدی. اما وقتی تایمر رو تنظیم می‌کنی، یه جورایی مغزت شرطی میشه که باید توی این بازه زمانی بیشترین بازدهی رو داشته باشه.
البته این روش برای همه مناسب نیست. بعضیا وقتی وسط کار عمیقشون تایمر به صدا درمیاد، حس می‌کنن از جریان کار بیرون میفتن. اینجاست که باید روش رو مطابق نیاز خودت تنظیم کنی. مثلا اگه به تمرکز طولانی‌تری نیاز داری، میتونی مدت زمان هر پومودورو رو افزایش بدی. تکنیک پومودورو یه چارچوب کلیه، اما قرار نیست که همه دقیقاً ۲۵ دقیقه کار کنن و ۵ دقیقه استراحت. هرکسی باید روشی که براش جواب میده رو پیدا کنه.
در کل، تکنیک پومودورو یه ابزار فوق العاده برای کساییه که با اهمال کاری مشکل دارن یا نمی‌تونن روی کارشون تمرکز کنن. اگه تا حالا کلی لیست کار نیمه تمام داشتی و همیشه حس می‌کنی وقت کم میاری، این روش می‌تونه کمک کنه که نه تنها کارات رو تموم کنی، بلکه انرژی بیشتری هم برای بقیه کارهای روزمره‌ات داشته باشی.
معایب و مزایای تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو یه روش مدیریت زمانه که خیلیا ازش استفاده می‌کنن تا تمرکزشون بره بالا و کارهاشون سریع‌تر و بهتر انجام بشه. اما خب مثل هر روش دیگه‌ای، هم مزایا داره، هم یه سری چالش.
وقتی برای اولین بار پومودورو رو امتحان می‌کنی، شاید برات عجیب باشه که بعد از هر ۲۵ دقیقه کار باید دست از کار بکشی و استراحت کنی. بعضیا اینو یه جور حواس پرتی می‌دونن، اما نکته اینجاست که مغز آدم نیاز داره بین کارای فکری یه استراحت کوتاه داشته باشه تا بازدهی‌شو از دست نده. بعد از یه مدت که بهش عادت کنی، می‌بینی تمرکزت توی اون بازه‌های زمانی خیلی بیشتر شده و حتی حس رقابت با خودت پیدا می‌کنی که چه میزان کاری میتونی توی این ۲۵ دقیقه انجام بدی.
ولی خب، نمی‌شه گفت که همیشه این روش ایده‌آله. مثلا وقتی کار تیمی داری یا باید همزمان چند تا تسک رو مدیریت کنی، شاید تکنیک پومودورو یه مقدار دست و پاتو ببنده. چون بعضی کارا نیاز دارن که توی یه بازه طولانی‌تری بدون توقف انجام بشن و این وقفه‌های کوتاه ممکنه روندت رو مختل کنه. اینجاست که آدم باید روش‌های دیگه مثل روش دلفی رو هم بشناسه که برای تصمیم گیری‌های گروهی و پیش بینی روند کار خیلی خوب جواب میده.
از طرفی، اگر از نرم‌افزارای تحلیل داده مثل پاور بی آی (Power BI) استفاده کنی، شاید دید بهتری نسبت به میزان بهره‌وری‌ات پیدا کنی. مثلا میتونی بررسی کنی که آیا واقعا ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت باعث شده که عملکردت بهتر بشه یا نه. چون بالاخره هر کسی سبک کاری خودش رو داره و چیزی که برای یه نفر عالیه، شاید برای یکی دیگه کاربردی نباشه.
در نهایت، بحث مدیریت زمان فقط به روش‌های فردی محدود نمی‌شه. خیلی از شرکت‌ها توی منابع انسانی (HR) دنبال این هستن که بهترین سیستم رو برای کارکنانشون پیدا کنن تا هم راندمان بالا بره، هم استرس کاری کم بشه. پومودورو یکی از اون تکنیک‌هاییه که خیلی از سازمان‌ها برای کارمنداشون توصیه می‌کنن، ولی مهم اینه که بدونیم کِی و کجا ازش استفاده کنیم تا بهترین نتیجه رو بگیریم.
آشنایی با اجزای تکنیک پومودورو و نحوه استفاده مؤثر از آن
تکنیک پومودورو یه روش خیلی ساده و کاربردی برای مدیریت زمانه که می‌تونه به شما کمک کنه خیلی راحت‌تر روی کارهایتون تمرکز کنید و در عین حال استراحت‌هایی هم داشته باشید تا خسته نشید. این تکنیک پنج مرحله اصلی داره که باعث میشه کارهاتون رو خیلی راحت‌تر پیش ببرید.
- اولین مرحله‌ای که باهاش روبه‌رو می‌شید، همون مرحله «داخلی» است که به شما یاد میده چطور باید با زمان خودتون رابطه بهتری برقرار کنید. یعنی به جای اینکه درگیر زمان نشید یا احساس کنید وقت کافی ندارید، باید یاد بگیرید چطور از اون چیزی که دارید، بهترین استفاده رو ببرید.
- بعدش می‌رسیم به «فرآیند اصلی»، جایی که باید شروع کنید به برنامه‌ریزی روزانه‌تون. توی این بخش، شما با تنظیم کردن تایمر برای ۲۵ دقیقه و تمرکز روی یک کار مشخص، کاری می‌کنید که کمتر حواس‌تون پرت بشه و با تمرکز بیشتری به کارها برسید. اینطوری کارهاتون سریع‌تر و با کیفیت‌تر انجام میشه.
- در مرحله بعد، «فرآیند هفتگی» رو داریم. این بخش بیشتر برای مدیریت بلند مدت‌تونه. یعنی اگر بتونید این تکنیک رو توی هفته‌هاتون هم پیاده کنید، می‌تونید خیلی راحت‌تر هدف‌هاتون رو دنبال کنید و زمان‌تون رو بهتر سازماندهی کنید.
- آخرین بخش، «فرآیند تیمی» هست که برای موقعی‌که با تیم کار می‌کنید خیلی کاربردیه. در این قسمت، شما یاد می‌گیرید که چطور تکنیک پومودورو رو توی یک گروه هم استفاده کنید و کمک کنید که همه با هم کارهای بیشتری رو انجام بدن.
با انجام این مراحل، می‌تونید یه رابطه بهتر و هدفمندتر با زمان پیدا کنید و از استراحت‌هایی که به طور طبیعی به شما انرژی میده، برای انجام دادن کارهای بیشتر و بهتر استفاده کنید.
چیزی که خیلی مهمه اینه که این روش خیلی ساده است و به شما کمک می‌کنه از وقتی که دارید، به طور مؤثری استفاده کنید. همچنین، از اونجایی که بعد از هر ۲۵ دقیقه یه استراحت کوتاه دارید، هیچ وقت احساس نمی‌کنید که خسته‌اید و کارهاتون بی‌نتیجه است.
نکات طلایی برای پیاده‌سازی تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو کمک می‌کنه که هم تمرکز بیشتری داشته باشید و هم از خستگی جلوگیری کنید. حالا بریم سراغ ۴ نکته که کمک می‌کنه این تکنیک رو بهتر استفاده کنید و ازش بیشترین بهره رو ببرید.
اولین نکته مهم اینه که قبل از اینکه حتی تایمر رو شروع کنید، حتما باید بدونید که می‌خواهید در اون ۲۵ دقیقه چه کاری رو انجام بدید. این به شما کمک می‌کنه که وقتتون رو بی‌هدف تلف نکنید. مثلا اگر قراره یه ایمیل مهم بنویسید، قبل از اینکه تایمر رو راه بندازید، مشخص کنید که دقیقا چه نکاتی رو باید توی ایمیل بنویسید. اینطوری دیگه موقع شروع پومودورو وقتتون رو برای فکر کردن به کار از دست نمی‌دید.
دومین نکته اینه که خیلی مهمه از همون ۵ دقیقه استراحت‌های کوتاه استفاده کنید. در ابتدای کار ممکنه فکر کنید که این استراحت‌ها وقت‌کشی هستن، اما وقتی تکنیک پومودورو رو ادامه می‌دید، می‌بینید که این استراحت‌ها به اندازه کار کردن اهمیت دارن. این استراحت‌ها به شما انرژی میدن که بتونید باز دوباره با تمرکز بیشتر به کار ادامه بدید. شما می‌تونید این ۵ دقیقه رو برای قدم زدن، آب خوردن یا حتی انجام یه کار خیلی کوچیک که ذهنتون رو از کار آزاد کنه، استفاده کنید.
نکته سوم اینه که حتما تکنیک پومودورو رو برای خودتون شخصی سازی کنید. ممکنه برای شما ۲۵ دقیقه خیلی کم باشه یا شاید خیلی زیاد باشه. این زمان‌ها رو می‌تونید تغییر بدید. مثلا می‌تونید ۱۵ دقیقه کار کنید و بعد ۵ دقیقه استراحت کنید یا شاید ۴۰ دقیقه کار کردن براتون بهتر باشه. مهم اینه که این تکنیک رو طوری تنظیم کنید که برای شما مؤثر باشه. برای هر کسی زمان‌بندی ایده‌آل متفاوتی وجود داره.
و آخرین نکته اینه که یک همراه پیدا کنید که باهاش تکنیک پومودورو رو انجام بدید. وقتی با کسی همزمان شروع می‌کنید و هدف‌های مشابهی دارید، احساس تعهد بیشتری پیدا می‌کنید. مثلاً می‌تونید با هم تصمیم بگیرید که در این ۲۵ دقیقه دقیقاً چی می‌خواهید انجام بدید، سپس بعد از هر تایم استراحت، از همدیگه بپرسید که چطور پیش رفتید. این باعث میشه هم شما متعهد بمونید و هم کارهاتون رو با دقت و تمرکز بیشتری انجام بدید.
کلام آخر:
نتیجه گیری اینه که تکنیک پومودورو فراتر از یه روش ساده برای مدیریت زمانه. این یک رویکرد همه‌جانبه به کار و استراحت هست که به شما یاد میده چطور به شکلی مؤثر زمان رو مدیریت کنید. با این تکنیک می‌تونید از حواس‌پرتی‌ها دور بشید، کارهاتون رو با تمرکز بالا انجام بدید و در عین حال زمانی برای استراحت هم داشته باشید که به حفظ انرژی‌تون کمک کنه. به طور کلی، این روش به شما اجازه میده که کار کنید و استراحت کنید، بدون اینکه احساس کنید یکی از اون دو رو از دست می‌دید.
یک پاسخ
تکنیک پومودورو زندگی منو تغییر داد به درسم و باشگاه و کارم میرسم و تمام کارام رو با تمرکز انجام میدم