ایمیل پیگیری مشتری اگر به صورت حرفه ای انجام شود می تواند یک فروش از دست رفته را به یک فروش موفق تبدیل کند. در دنیای دیجیتال امروزی که مشتریان روزانه با پیام های بسیار بالایی از تبلیغات های مختلف بمباران می شوند، ارسال یک پیشنهاد و رها کردن آن به امید پاسخ، استراتژی ای محکوم به شکست است. بسیاری از فروشندگان پس از دریافت نکردن پاسخ از سمت مشتری، او را رها کرده و فرصت طلایی فروش را از دست میدهند. در حالی که تحقیقات و آمارها نشان داده اند که بخش بزرگی از فروش ها پس از تماس پنجم اتفاق میافتد.
اینجاست که اهمیت داشتن مجموعه ای از الگوهای نمونه ایمیل پیگیری مشتری مشخص میشود. این مهارت، که بخشی جدایی ناپذیر از آموزش فروش و آموزش دیجیتال مارکتینگ است، به شما کمک میکند تا برندتان به شکلی زیبا و خاص در ذهن مشتری باقی بماند و بسیاری از آن ها به سفیران برند شما تبدیل خواهند شد،بنابراین تلاش کنید تا ارزش پیشنهادی خود را به مشتری یادآوری کنید و موانع احتمالی خرید را برطرف کنید.
برای تبدیل شدن به یک مشاوره عالی و قابل اعتماد بهتر است یک استراتژی مدرن برای ارسال پیام های پیگیری داشته باشید چرا که هدف تنها یادآوری نیست بلکه قرار است رابطه ای برای برقراری مکالمه، دادن اطلاعات بیشتر و ساختن یک رابطه طولانی مدت و پایدار است. بهترین راه برای داشتن یک استراتژی موفق بهره گیری از یک مشاوره فروش متخصص است. افرادی که در این راه تخصص بالایی دارند و تجربه های متفاوتی کسب کرده اند در نهایت می توانند بهترین استراتژی را برای ایمیل پیگیری مشتری بچینند چرا که درک روانشناسی پشت یک نمونه ایمیل پیگیری مشتری موفق، حیاتی است.
در ادامه این مقاله از دالب ما به صورت عمیق به این موضوع می پردازیم تا بتوانیم مسیری را برای کسب و کارها هموار کنیم تا بلافاصله از آن ها برای افزایش نرخ پاسخ و دستیابی به اهداف فروش خود استفاده کنید. هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری که در ادامه بررسی میشود، برای سناریوی خاصی طراحی شده است.

اهمیت و ضرورت ایمیل پیگیری مشتری
فرآیند فروش بسیار پیچیده است و سکوت مشتری لزوماً به معنای نه نمی باشد. بلکه می تواند دلایل بسیاری پشت آن باشد: فراموشی به دلیل مشغله کاری، نیاز به بررسی بیشتر و … اما شما می توانید با یک ایمیل پیگیری مشتری فرصتی برای ارتباط مجدد ایجاد کنید که این فرآیند اهمیتی بسیار دارد و یک استراتژی فروش پایدار را تشکیل میدهد که اولین و مهم ترین دلیل، حفظ جایگاه در ذهن مشتری است. مشتری شما احتمالاً در حال بررسی چندین گزینه به صورت همزمان است. با ارسال یک نمونه ایمیل پیگیری مشتری، شما نام برند و راهکار خود را در اولویت ذهنی او قرار میدهید و شانس انتخاب شدن خود را به شدت افزایش میدهید.
دلیل دیگری که ایمیل پیگیری مشتری را مهم می کند، فرصتی برای ارائه ارزش افزوده است. یک نمونه ایمیل پیگیری نباید تنها حاوی جملاتی مانند: آیا پیشنهادم را بررسی کردید؟ باشد. بلکه این یک فرصت عالی برای ارسال یک مطالعه موردی مرتبط، یک مقاله وبلاگ آموزنده، یا حتی یک ویدئوی کوتاه است که یکی دیگر از جنبه های محصول یا خدمات شما را نشان می دهد. این رویکرد، باعث اعتماد سازی مشود تا مشتری شما را به چشم یک منبع اطلاعاتی عالی تلقی کند نه یک فروشنده معمولی.
این بخشی حیاتی از استراتژی کلی ایمیل مارکتینگ شماست.پیگیری مشتری به شما این امکان را میدهد تا موانع را بردارید و از ذهنیت مشتری آگاه شوید تا به راحتی بتوانید بهترین فروش مشاوره ای را داشته باشید. شاید مشتری در مورد قیمت، نحوه پیاده سازی یا یک ویژگی خاص تردید دارد اما آن را بیان نکرده است. یک نمونه ایمیل پیگیری مشتری با یک سوال باز و هوشمندانه میتواند این مکالمه را آغاز کرده و به شما فرصت رفع ابهامات را بدهد.
روش های این چنینی می تواند چرخه فروش را برای کسب و کارها کوتاه کند و احتمال بازگشت مشتری را افزایش دهد. در نهایت، پایداری در پیگیری، تمایز شما از رقبا است. چرا که بسیاری از رقبا در همان مرحله اول یا دوم تسلیم میشوند. با ادامه دادن درست و هوشمندانه، شما نشان میدهید که برای به دست آوردن این همکاری مصمم هستید و این پایداری، اغلب توسط مشتریان به عنوان یک ویژگی مثبت و قابل اعتماد تلقی میشود.

اصول نگارش یک ایمیل پیگیری مشتری تأثیرگذار
نگارش یک ایمیل پیگیری مشتری باید بر اساس روانشناسی و ارتباطات بنا شود که جواب واقعی از آن دریافت کنید که این خود یک هنر محسوب می شود. داشتن یک متن نوشته آماده نمی تواند جواب شما را بدهد باید بدانید که هر جزء از ایمیل چه نقشی ایفا میکند و چگونه میتوان آن را برای حداکثر تأثیرگذاری بهینه سازی کرد. خط موضوع اولین چیزی است که مشتری میبیند و باعث می شود که مشتری آن را باز کند و یا آن را رد کند.
نیازی نیست برای شروع ایمیل پیگیری مشتری در خط موضوع از کلماتی مانند یادآوری و یا پیگیری استفاده کنید بلکه می توانید به جای آن عنوانی شخصی سازی شده و مرتبط با مکالمه قبلی خود انتخاب کنید. برای مثال: در ادامه مکالمه مان در مورد [موضوع]، جناب/خانم [نام خانوادگی] یا چند ایده جدید برای [نام شرکت مشتری]. این کار بلافاصله زمینه را مشخص کرده و حس اسپم بودن را از بین میبرد.
زمانی که ایمیل باز می شود، نوبت به پاراگراف اول متن می رسد که چقدر می تواند عمیق باشد تا مشتری زمانی را به آن اختصاص دهد و آن را مطالعه کند بنابراین مهم است که در همان خط اول، به سرعت به زمینه مشترک اشاره کنید. به آخرین تعامل خود (جلسه، تماس تلفنی، ایمیل قبلی) ارجاع دهید تا حافظه مشتری را بیدار کنید.
جمله ای مانند امیدوارم هفته خوبی را شروع کرده باشید. پیرو جلسه سازنده ای که در روز [تاریخ] داشتیم… بسیار مؤثرتر از یک شروع عمومی است. در متن اصلی ایمیل، از تکرار اطلاعات قبلی خودداری کنید. هدف، ارائه ارزش جدید است. این ارزش میتواند در قالب یک سوال هوشمندانه، یک منبع مفید، یا یک پیشنهاد ویژه باشد.
در متن خود باید نشان دهید که تمام این مدت به مشکل مشتری را بررسی کرده اید. درک اصول بازاریابی رفتاری در اینجا به شما کمک میکند تا محتوایی را بیان کنید که نیازهای مشتری را برطرف می کند. استفاده کردن از ایمیل سازمانی به جای ایمیل شخصی اعتبار کسب و کار شما را افزایش می دهد و حرفه ای بودن شما را نشان می دهد. هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری باید کوتاه و قابل اسکن باشد. به هیچ عنوان از جملات طولانی و پاراگراف های بلند استفاده نکنید.
در نهایت، هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری باید با یک فراخوان به اقدام (Call to Action – CTA) واضح و مشخص به پایان برسد. دقیقاً به مشتری بگویید که قدم بعدی چیست. آیا میخواهید یک تماس ۱۵ دقیقه ای تنظیم کنید؟ آیا منتظر پاسخ به یک سوال مشخص هستید؟ CTA باید ساده و بدون ابهام باشد. مثلا: آیا فردا ساعت ۱۰ صبح برای یک تماس کوتاه جهت بررسی این موضوع فرصت دارید؟ این وضوح، احتمال پاسخ دهی را به شدت بالا میبرد و سرعت فروش شما را افزایش میدهد.

استراتژی های مهم برای پیگیری مؤثر مشتریان
تلاش های شما باید در ارسال نمونه ایمیل پیگیری مشتری به نتیجه ای فراتر از چند پاسخ برسد، باید استراتژیهای شما منسجم باشد. استراتژی ها باید به شما کمک کنند تا فرآیند پیگیری همچنان قابل تکرار و مقیاس پذیر بمانند.
۱. شخصی سازی در پیگیری:
شخصی سازی تنها استفاده از نام مشتری نمی باشد شما باید به نکاتی که در جلسه قبل مطرح کرده اید، اشاره داشته باشید و تمام دغدغه هایی که مشتری با شما در میان گذاشته است را نشان دهید تا مشتری حس توجه ای که به او داشته اید را دریافت کند و نشان دهید که شنونده ی خوبی هستید. در این جاست که حس اعتماد شکل میگیرد و مشتری درک می کند که شما تنها یک پیام خودکار برای او ارسال نکرده اید.
به خصوص برای یک تیم فروش B2B که با تصمیم گیرندگان متعدد و فرآیندهای خرید پیچیده روبرو است، این شخصی سازی میتواند تفاوت زیادی ایجاد کند. اینگونه نشان می دهید که شما راهکار خود را مشخصاً برای حل مشکل آنها طراحی کرده اید. استفاده از ابزارهای CRM برای ثبت این جزئیات، کلید موفقیت در این استراتژی است. هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری باید حس یک گفتگوی دو نفره را القا کند.
۲. ارائه ارزش مستمر در هر تماس:
بکی از قوانین مهم در پیگیری مشتری این است که هرگز نباید با دست خالی به سراغ مشتری خود بروید بلکه با هر ایمیل پیگیری مشتری باید قطعه ای ارزشمند جدید برای او باشد این ارزش میتواند یک مقاله مرتبط با صنعت مشتری، یک گزارش تحلیلی، یک مطالعه موردی از یک شرکت مشابه، یا حتی معرفی یک ارتباط مفید در شبکه شما باشد.
اینگونه مشتری شما را دلسوز خود می داند نه تنها یک متخصص در حوزه کاری خود، نه فقط یک فروشنده. این استراتژی نشان دهنده اهمیت همکاری تیم فروش و بازاریابی است؛ تیم بازاریابی میتواند محتوای ارزشمند تولید کند و تیم فروش از آن در فرآیند پیگیری خود برای پرورش سرنخ ها استفاده نماید.
۳. زمان بندی هوشمندانه و ریتم مشخص:
ارسال ایمیل پیگیری مشتری در زمان و ساعات مناسب بسیار مهم است. ارسال ایمیل در ساعات اولیه صبح روزهای کاری (سه شنبه تا پنجشنبه) معمولاً نرخ باز شدن بالاتری دارد. همچنین، بین ارسال ایمیل های خود فاصله ی زمانی منطقی قرار دهید. یک برنامه معمول میتواند به این صورت باشد: ایمیل اول ۲ روز پس از تماس اولیه، ایمیل دوم ۴ روز بعد، ایمیل سوم یک هفته بعد، و به همین ترتیب تا از آزار دهنده شدن برای مشتری جلوگیری کنید. این نظم در مدیریت عملکرد تیم فروش نیز تأثیر مثبتی دارد، زیرا معیارهای مشخصی برای ارزیابی فعالیت ها فراهم میکند.
۴. استفاده از کانال های ارتباطی مختلف:
تنها ایمیل نمی تواند به جذب مشتری و رشد کسب و کار شما کمک کند، از کانال های ارتباطی مختلف به صورت هماهنگ استفاده کنید. پس از ارسال یک نمونه ایمیل پیگیری مشتری، لینکدین گزینه ای عالی برا ارسال پیام به همان مشتری است که می توانید این پیام را به گونه ای تنظیم کنید که مشتری را به ایمیلی که فرستاده اید ارجاع دهید.
اگر پس از دو ایمیل اریسالی جوابی دریافت نکردید می توانید از یک تماس تلفنی کوتاه نیز استفاده کنید. این رویکرد چند کاناله شانس دیده شدن پیام شما را به شدت افزایش میدهد و نشان میدهد که شما برای برقراری ارتباط جدی هستید، بدون اینکه در یک کانال خاص بیش از حد سماجت به خرج دهید.

نکات کلیدی برای نرخ بالای پاسخ ایمیل های پیگیری
رعایت نکات کلیدی برای ارسال ایمیل پیگیری مشتری بسیار مهم می باشد که اگر آن ها را نادیده بگیرید ممکن است حتی بهترین نمونه ها هم به نتیجه ای که می خواهید نرسد. موفقیت در این زمینه ترکیبی از هنر نوشتن، علم زمان بندی و درک روانشناسی مخاطب است.
- به خط موضوع که اولین و مهمترین نقطه شروع می باشد توجه ویژه ای داشته باشید و از عناوین مبهم و تکراری پرهیز کنید. سعی کنید خط موضوع را شخصیسازی کرده، حس کنجکاوی ایجاد کنید یا ارزشی را نوید دهید.
- محتوا باید کوتاه و قابل اسکن باشد به هیچ عنوان متن بلند نمی تواند شما را به هدفتان نزدیک کند، از لیست های شماره دار یا بولت پوینت استفاده کنید و مهمترین نکات را برجسته سازید.
- در پایان متن همیشه باید یک فراخوان داشته باشید (CTA) و باید پیام شما هدفی مشخص داشته باشد. در پایان ایمیل، دقیقاً به مخاطب بگویید که قدم بعدی چیست.
- هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری باید دلیلی محکم داشته باشد: یک آمار، یک مقاله مفید، یک تبریک ساده موفقیت و… این ها می توانند بهانه ای عالی برای شروع دوباره مکالمه باشد.
- زمان بندی ارسال ایمیل پیگیری مشتری را درست و هوشمندانه انتخاب کنید. ارسال ایمیل در نیمه شب یا آخر هفته ها شانس دیده شدن را کاهش میدهد. شما باید با تحلیل رفتار مخاطبان خود، بهترین زمان را برای آنها پیدا کنید. اندازهگیری این موارد به شما در محاسبه نرخ بازگشت سرمایه (ROI) فعالیتهای ایمیلی کمک میکند.

8 نمونه ایمیل پیگیری مشتری که فروش شما را متحول میکند
در ادامه این مطلب 8 نمونه که آزمایش شده اند ارائه می شود که به شما کمک می کند با توجه به نوع کسب و کار خود الگویی را آماده کنید و با شخصی سازی کردن آن بهترین نتیجه را دریافت کنید.
۱. ایمیل پیگیری پس از جلسه اولیه
هدف: تعیین قدم بعدی و خلاصه کردن نکات مهم و کلیدی.
موضوع: اقدام های آینده و نکاتی که در جلسه ی اولیه مطرح شد.
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
از وقتی که امروز برای گفتگو در مورد [موضوع جلسه] اختصاص دادید، سپاسگزارم. بسیار خوشحالم که با چالش های شما در زمینه [چالش اصلی مشتری] بیشتر آشنا شدم.
همانطور که صحبت کردیم، [محصول/خدمات شما] میتواند از طریق [راهکار ۱] و [راهکار ۲] به شما در دستیابی به [هدف مشتری] کمک کند.
برای قدم بعدی، پیشنهاد میکنم یک نسخه دموی اختصاصی برای تیم شما آماده کنم. آیا چهارشنبه یا پنجشنبه هفته آینده زمان مناسبی برای شماست؟
با احترام،
[نام شما]
۲. ایمیل پیگیری پس از ارسال پروپوزال یا قیمت
هدف: پاسخ به سوالات احتمالی پس از ارسال پروپوزال.
موضوع: در مورد پروپوزال [نام پروژه]
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
پیرو تماس قبلی، خواستم مطمئن شوم که پروپوزال مربوط به [نام پروژه] که دیروز برایتان ارسال کردم را دریافت کرده اید.
آیا فرصت بررسی آن را داشته اید؟ خوشحال میشوم به هر سوالی که در مورد جزئیات آن دارید پاسخ دهم.
منتظر نظر شما هستم.
با احترام،
[نام شما]
۳. ایمیل پس از عدم دریافت پاسخ به ایمیل اول
هدف: یک نوشته از یادآوری ساده و محترمانه.
موضوع: Re: [موضوع ایمیل قبلی]
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
فقط خواستم ایمیل قبلیام را به بالای اینباکس شما بیاورم. میدانم که سرتان شلوغ است.
هر زمان که فرصت کردید، خوشحال میشوم نظر شما را در مورد [موضوع اصلی] بدانم.
با احترام،
[نام شما]
۴. ایمیل پیگیری همراه با ارائه ارزش (ارسال محتوای مفید)
هدف: نشان دادن علاقه و تخصص مجدد.
موضوع: مقالهای در مورد [موضوع مرتبط با مشتری] که فکر کردم برایتان جالب باشد
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
امروز به این مقاله [لینک مقاله] در مورد [موضوع] برخوردم و بلافاصله به یاد گفتگویمان در مورد [چالش مشتری] افتادم.
به نظرم نکات مطرح شده در بخش [بخش خاصی از مقاله] میتواند برای شما بسیار کاربردی باشد.
امیدوارم مفید واقع شود.
با احترام،
[نام شما]
۵. ایمیل پیگیری پس از یک رویداد یا نمایشگاه
هدف: یادآوری ملاقات و ادامه گفتگو.
موضوع: خوشحالم که در [نام رویداد] شما را دیدم
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
از آشنایی با شما در غرفه [نام شرکت شما] در رویداد [نام رویداد] بسیار خوشوقتم. گفتگوی کوتاهی که در مورد [موضوع گفتگو] داشتیم برایم بسیار جالب بود.
همانطور که قول داده بودم، اطلاعات بیشتری در مورد [محصول/خدمات] را برایتان ارسال میکنم. [لینک یا فایل پیوست]
آیا هفته آینده برای یک تماس ۱۵ دقیقه ای جهت ادامه گفتگو فرصت دارید؟
با احترام،
[نام شما]
۶. ایمیل شکستن سکوت با یک سوال مستقیم برای مشتری
هدف: درگیر کردن مجدد مشتری با یک سوال ساده.
موضوع: یک سوال سریع
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
در ادامه گفتگوهای قبلیمان، آیا هنوز در جستجوی راهکاری برای [چالش مشتری] هستید؟
پاسخ شما به من کمک میکند تا بهترین راه را برای کمک به شما پیدا کنم.
با احترام،
[نام شما]
۷. ایمیل پیگیری پس از نسخه آزمایشی (Trial)
هدف: جمع آوری بازخورد و تبدیل کاربر آزمایشی به مشتری.
موضوع: نظرتان در مورد دوره آزمایشی [نام محصول] چیست؟
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
امیدوارم از کار با نسخه آزمایشی [نام محصول] لذت برده باشید. دوره آزمایشی شما در [تعداد] روز آینده به پایان میرسد.
آیا بازخورد یا سوالی در مورد تجربه خود دارید؟ خوشحال میشوم یک جلسه کوتاه برای بررسی قابلیت های پیشرفته تر و انتخاب بهترین پلن برای شما ترتیب دهم.
با احترام،
[نام شما]
۸. ایمیل پس از یک مکالمه تلفنی ناموفق (Voicemail)
هدف: خلاصه کردن پیام صوتی و ارائه راه ارتباطی جایگزین.
موضوع: پیگیری تماس امروز
سلام جناب/خانم [نام خانوادگی]،
امروز با شما تماس گرفتم اما موفق به صحبت نشدم و یک پیام صوتی برایتان گذاشتم.
هدف از تماسم، پیگیری [موضوع] بود. هر زمان که فرصت داشتید، با من تماس بگیرید یا از طریق همین ایمیل به من پاسخ دهید.
با احترام،
[نام شما]
هر نمونه ای که در این متن می بینید می تواند نقطه ای برای شروع و یا افزایش فروش شما باشد. با این حال باید گفت که امروزه ابزارهایی مانند ایمیل فروش با ChatGPT برای تولید متن ایمیل وجود دارد که پیشنهاد می شود قبل از ارسال، آن ها را شخصی سازی کنید. ارسال هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری موفق، شما را به تارگت تیم فروش نزدیک تر میکند.

میزان هوشمندانه ارسال ایمیل پیگیری مشتری
در فرآیند فروش یکی از بزرگترین سوالاتی که ذهن تیم فروش را مختل کرده این است که تا کجا باید این ایمیل ها و پیگیری ها انجام شود؟ اما باید بدانید پاسخ این سوال به عوامل مختلفی از جمله صنعت، نوع مشتری (B2B یا B2C)، و ارزش معامله بستگی دارد اما تنها چیزی که اینجا مشخص است: ارسال تنها یک نمونه ایمیل پیگیری مشتری و سپس تسلیم شدن، تقریباً همیشه یک استراتژی اشتباه است.
قانون کلی: بین ۵ تا ۷ تماس
تحقیقات و مطالعات نشان میدهند که حدود ۸۰٪ از فروش ها نیازمند حداقل ۵ تماس یا پیگیری پس از جلسه اولیه هستند اما می توان گفت نیمی از فروشندگان پس از اولین تلاش تسلیم میشوند که این می تواند بهترین راه برای فروشندگان حرفه ای باشد اگر آن ها رها کرده اند تو رها نکن تا به موفقیت برسی. یک پیگیری درست میتواند شامل ترکیبی از ایمیل، تماس تلفنی و پیام در شبکه های اجتماعی باشد. یک توالی ایمیلی معمول میتواند شامل ۵ تا ۷ ایمیل در یک بازه زمانی ۳ تا ۴ هفتهای باشد.
- ایمیل ۱ (روز ۲): پیگیری اولیه پس از تماس یا جلسه. خلاصه و تعیین قدم بعدی.
- ایمیل ۲ (روز ۴): یک یادآوری کوتاه و محترمانه.
- ایمیل ۳ (روز ۷): ارائه ارزش افزوده. در این مرحله، هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری باید ارزشی جدید خلق کند.
- ایمیل ۴ (روز ۱۲): سوال مستقیم برای بررسی علاقه.
- ایمیل ۵ (روز ۱۸): تلاش برای ایجاد حس فوریت. اشاره به یک پیشنهاد محدود یا یک تغییر آینده.
- ایمیل ۶ (روز ۲۵): ایمیل خداحافظی یا Break-up. این نمونه ایمیل پیگیری مشتری اغلب به دلیل بار روانی، بالاترین نرخ پاسخ را در کل توالی به خود اختصاص میدهد.
نتیجهگیری
ارسال ایمیل پیگیری مشتری یک هنر و علم و دانش است که با انجام درست آن می توان یک معامله را ممکن کرد. ارسال درست و شخصی سازی شده، استفاده از ابزارهای اتوماسیون و تحلیل مداوم عملکرد، شما را از رقبا متمایز میکند. ایمیل پیگیری مشتری در زمان بندی درست می تواند به شما کمک کند که بهترین جواب را دریافت کنید و بتوانید برای ادامه و پیگیری قدم به قدم حرکت کنید.
کلید موفقیت در شخصی سازی، ارائه ارزش مستمر و داشتن یک فراخوان به اقدام واضح نهفته است. هر نمونه ایمیل پیگیری مشتری فرصتی برای ساختن اعتماد و نمایش تخصص شما است. اگر تیم شما در این زمینه با چالش روبرو است، سرمایهگذاری روی استخدام کارشناس فروش متخصص یا گذراندن دوره های آموزش رفتار سازمانی میتواند به تقویت این مهارتهای حیاتی کمک کند.





