در این مقال از دالب، به بررسی چگونگی تکامل مایکروسافت شیرپوینت به یک پلتفرم تحت وب و چند منظوره، مبتنی بر هوش مصنوعی می پردازیم که به طور گسترده توسط شرکت ها در سطح جهان پذیرفته شده است. در این مقاله، ویژگی های اصلی شیرپوینت، از جمله همکاری در اسناد، اتوماسیون گردش کار و جستجوی هوشمند را در کنار نوآوری های اخیر مانند هوش مصنوعی و عوامل شیرپوینت که ایجاد محتوا و بازیابی اطلاعات را ساده می کنند، پرداخته ایم.
دو دهه است که شیرپوینت به عنوان یک ابزار بهره وری برای شرکت های متوسط و بزرگ شناخته شده است. با توجه به استفاده ی سازمان های بسیار زیاد از آن، کسب و کارها برداشت منحصر به فردی از عملکرد شیرپوینت و آنچه باید انجام دهد، دارند.
برخی شیرپوینت را صرفاً به عنوان ذخیره سازی اسناد، جایی که فایل ها، سیاست ها، رویه ها و سایر اسناد را نگهداری می کنند، می بینند. برخی دیگر شیرپوینت را به عنوان یک وب‌سایت داخلی و نرم افزار مدیریت محتوا، مکانی برای ارسال اخبار و ارتباطات شرکت می بینند. اما بسیاری از سازمان های دیگر از این ابزار برای ایجاد وب سایت های داخلی (اینترانت)، ذخیره سازی، سازماندهی و اشتراک گذاری اطلاعات از یک مکان واحد استفاده می کنند.
به کارگیری هوشمندانه و درست از شیرپوینت می تواند به بهبود فرآیندهای داخلی کمک بسزایی کند و بستری متمرکز برای منابعی مانند دوره های آموزش فرهنگ سازمانی یا مستندات مربوط به آموزش فروش فراهم آورد تا دسترسی به اطلاعات برای تمام اعضای تیم تسهیل شود.
شیرپوینت چیست؟
در بیشتر شرکت ها شیرپوینت، به عنوان یک پلتفرم کاربردی در نظر گرفته شده است که می تواند بخش های مجزا را به خوبی از هم تفکیک کند و مدیریت تیم های دورکار را آسان تر کند چرا که کارکنان می توانند با اشتراک گذاری فایل، همکاری و ویژگی های اجتماعی با یکدیگر داشته باشند.
این پلتفرم به شرکت ها اجازه می دهد تا فرآیندهای تجاری را خودکار سازی کنند، پیشرفت را پیگیری کنند و اطلاعات را به طور ایمن بین بخش ها (یا حتی به صورت خارجی) به اشتراک بگذارند. بسته به نوع کسب و کار، شرکت ها می توانند از شیرپوینت به عنوان یک:
- سیستم مدیریت اسناد
- نرم افزار همکاری
- اینترانت (اینترانت یک شبکه ی کامپیوتری خصوصی است که تنها گروهی خاص و مجاز از افراد می توانند به آن دسترسی داشته باشند.)
- اکسترانت ( یک شبکهٔ شخصی که از پروتکل اینترنت و اتصالات شبکه استفاده می کند و امکان استفاده از سیستم ارتباط از دور جمعی برای محفوظ نگه داشتن اطلاعات مبادله شده ی سازمان ها یا ادارات به وسیلهٔ کارپردازان و فروشندگان و شرکا و مشتریان یا دیگر تجار را فراهم می کند)
استفاده کنند.
چرا از SharePoint استفاده کنیم؟
شیرپوینت به عنوان یک اینترانت، جامع ترین پلتفرم سازمانی است زیرا کارمندان را به ابزارها و منابعی که روزانه استفاده می کنند متصل می کند.
به عنوان مثال: به جای استفاده از یک ابزار منحصر به فرد برای یک کار خاص و قرار دادن داده های شما به صورت جدا گانه در آن ابزار، با SharePoint، داده های شما می توانند جریان پیدا کرده و به گزارش ها، معیارها و فرآیندها وارد شوند.
کارمندان می توانند از طریق مرورگر به اینترانت خود دسترسی داشته باشند تا:
- به محتوا (مانند فرم ها، سیاست ها، رویه ها و سایر منابع کاری) دسترسی پیدا کرده و آن را مدیریت کنند.
- ارتباطات داخلی (مانند اخبار، رویدادها و پست های تولید شده توسط کارمندان) را بخوانند و به روزرسانی کنند.
- بتوانند در یک پروژه با تیم همکاری کنند.
کارمندان می توانند با ویژگی هایی زیر، کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهند:
- همکاری در نوشتن اسناد به طور همزمان.
- بر چسب گذاری متای اسناد، برای یافتن آسان تر اسناد کمک می کند.
برنامه های یکپارچه آفیس ۳۶۵ (مانند Planner و MS Teams)
SharePoint با تنظیمات امنیتی مناسب، نگرانی بخش فناوری اطلاعات و کارمندان را از بین می‌برد. شیرپوینت می تواند به کاهش ترس از نشت تصادفی داده ها و حملات سایبری کمک کند، زیرا آفیس ۳۶۵ با کنترل های امنیتی و محافظت ابری مایکروسافت ارائه می شود.
در طول این سالها این پلتفرم توانسته پیشرفت عظیمی داشته باشد. ساخت یک سایت مدرن از ابتدا آسان تر است و شرکت ها برای شروع کار کمتر، به توسعه دهندگان وابسته هستند. یک اینترانت مدرن آفیس ۳۶۵ سریع‌تر و کاربرپسندتر است و آن را به انتخابی عالی برای سازمانی تبدیل می کند که به دنبال فناوری اینترانت قابل اعتماد، یکپارچه و بلند مدت است.
مزایای استفاده از شیرپوینت
شیرپوینت با محصولات مایکروسافت مانند Outlook، MSTeams و OneDrive به راحتی ادغام می شود. این یک تجربه دیجیتال یکپارچه ایجاد می کند و ساعت ها در زمان تولید صرفه جویی می کند.
- با همگام سازی Outlook و SharePoint، کارمندان می توانند بدون نیاز به ترک Outlook به پیوست ها و اسناد خود که در شیرپوینت قرار دارند دسترسی داشته باشند.
- با ادغام OneDrive و SharePoint، کاربران می توانند به صورت محلی روی اسناد کار کنند در حالی که همه تغییرات به طور خودکار و تقریباً به صورت بلادرنگ با شیرپوینت آنلاین همگام سازی می شوند. فرقی نمی کند که یک فایل کاری را روی رایانه خانگی خود گذاشته باشید (فایل های شما همگام سازی شده و از هر مکانی قابل دسترسی هستند).
- هنگام کار در MS Teams، می توانید تب سایت شیرپوینت را مستقیماً به MS Teams خود اضافه کنید. این ادغام به شما کمک می کند تا به اسناد پروژه دسترسی داشته باشید و فعالیت ها را پیگیری کنید، در حالی که هرگز نیازی به ترک MS Teams ندارید.
به این ترتیب، شیرپوینت ابزارهای جداگانه را به هم متصل می کند و اطلاعات را از سیلوها خارج می کند. این امر با هزینه های توسعه کمتر همراه است زیرا نیازی به ایجاد این ادغام از ابتدا ندارید. در عوض، کارمندان راه های بیشتری برای بهبود فرآیندهای تجاری خود دارند.
مقیاس پذیری شیرپوینت
- شیرپوینت بسیار مقیاس پذیر است و می تواند در سازمان هایی با ۱۵۰ کارمند، تا ۲۰۰۰۰ کارمند و فراتر از آن استفاده شود.
- برخلاف بسیاری از محصولات اینترانت جایگزین، می توانید شیرپوینت را با قابلیت های مورد نیاز برای کسب و کار ارتقا دهید.
- وب‌پارت ها، برنامه ها و گردش های کاری مختلف را می توان به پلتفرم اضافه کرد. بسیاری از آنها نیازی به توسعه ندارند و می توانند توسط کاربران پیشرفته ساخته شوند. با رشد یک شرکت، شیرپوینت می تواند یک راه حل انعطاف پذیر ارائه دهد که با محیط کسب و کار جدید تکامل می یابد.
نکته کلیدی این است که اطمینان حاصل کنید که معماری سایت شیرپوینت شما مقیاس پذیر است و می تواند با تکامل شرکت تغییر کند.
SharePoint بدون نیاز به کد نویسی
نرم افزار پیچیده می تواند باعث شود کارمندان در برابر پذیرش آن مقاومت کنند. و هیچ کس نمی خواهد روی فناوری جدیدی سرمایه گذاری کند و سپس شاهد رها شدن آن توسط کاربران باشد.
کاربران تجاری پلتفرمی را ترجیح می دهند که از همان ابتدا استفاده از آن آسان باشد و برای راه اندازی آن نیازی به مهارت های کد نویسی نباشد. به روزرسانی های اخیر شیرپوینت آن را به یک راه حل عالی برای کاربران غیر فنی تبدیل کرده است.
به عنوان صاحب یک کسب و کار، برای ایجاد یک سایت شیرپوینت کاربردی از ابتدا، یا به روزرسانی یک صفحه موجود، نیازی به متخصص شدن ندارید. با استفاده از دفترچه راهنمای شیرپوینت، کاربران حرفه ای می توانند از قالب های آماده و بخش های وب شیرپوینت بدون کد استفاده کنند و سایت های خود را در عرض چند دقیقه راه اندازی کنند.
شخصی سازی شیرپوینت و هدف گیری محتوا
با هدف گیری مخاطب، شیرپوینت می تواند یک تجربه شخصی سازی شده برای هر کاربر ارائه دهد. کارمندان می توانند محتوای مرتبط متناسب با موقعیت مکانی، عملکرد یا دپارتمان و سطح ارشدیت خود را دریافت کنند. این هدف گیری، مجوزها را تغییر نمی دهد، بنابراین بقیه محتوا همچنان با جستجو یا لینک های مستقیم در دسترس است.
کنترل های امنیتی شیرپوینت
مایکروسافت هر ساله یک میلیارد دلار در امنیت ابری سرمایه گذاری می کند. جای تعجب نیست که نهادهای دولتی SharePoint Online را به سایر پلتفرم های اینترانت مبتنی بر ابر ترجیح می دهند!
آنچه شیرپوینت را متمایز می کند، تا حدودی قابلیت پیشرفته آن در مدیریت مجوزهای کاربر و نحوه ارتباط آنها با عملکرد است. شرکت ها می توانند دسترسی کاربران به سایت ها، لیست ها و کتابخانه های مختلف را کنترل کنند. آنها می توانند تنظیم کنند که چه کسی می تواند اسناد را مشاهده، ویرایش، حذف کند یا سایر اقدامات شیرپوینت را انجام دهد. مجوزها را می توان برای یک کاربر یا چندین کاربر در یک گروه Office 365 تنظیم کرد.
تداوم در تکامل شیرپوینت
بسیاری از کاربران از ترس کار با شیرپوینت، به خصوص در محل کار، خبر می دادند. این سیستم عامل کند، سنگین و کار با آن دشوار بود. برخی از کاربران هنوز از نصب شیرپوینت فعلی خود انتقاد می کنند، اما اوضاع تغییر کرده است.
در سال های اخیر، این پلتفرم به طرز چشمگیری تغییر کرده است. با تجربه شیرپوینت مدرن، این پلتفرم کاربر پسندتر، سریع تر، سازگار با موبایل و با آنچه کاربران در وب به آن عادت دارند، همسو است. کاربران دیگر نیازی به دست و پنجه نرم کردن با بارگذاری کند صفحه و محدودیت های غیر منطقی ندارند.
شیرپوینت اکنون با سایر سرویس های آفیس ۳۶۵ مانند تیمز و MS Flow بهتر ادغام شده است و آن را به بخشی جدایی ناپذیر از محیط کار دیجیتال تبدیل کرده است.
شیرپوینت، فناوری پیشرو در اینترانت است. شیرپوینت با ۱۹ سال سابقه در بازار، همچنان پر کاربردترین راهکار همکاری است. حدود ۸۰٪ از شرکت ها از شیرپوینت برای اینترانت، ارتباطات داخلی و همکاری استفاده می کنند. و با پیشرفتی که این پلتفرم داشته است، بعید است که به این زودی ها از رده خارج شود.
ویژگی های کلیدی مایکروسافت شیرپوینت
حالا که مزایای اصلی شیرپوینت را بیان کردیم، بیایید به چند مثال روزمره و ویزگی های ان هم نگاهی بیندازیم.
- مدیریت محتوا
- مدیریت اسناد
- مدیریت دانش
- مدیریت پروژه
البته که در این مقاله تنها بر روی ویزگی های برتر تمرکز کرده ایم، زیرا پوشش همه موارد غیر ممکن است.
مدیریت محتوای SharePoint
مدیریت محتوا به شما امکان می دهد به راحتی اخبار، رویدادها، فرم ها، سیاست ها و مقالات را برای کارمندان، افراد جدید و غیره ایجاد و آن را به راحتی مدیریت کنید. این شامل همه چیز می شود: از انتشار یک صفحه تا به روزرسانی یا تأیید.
- ساخت صفحات از قالب ها، نه از ابتدا
- تنظیم قالب و برند سازی سایت
- افزودن تصاویر، ویدیوها و نمودارها
- جمع آوری محتوا از منابع مختلف
- نسخه بندی
- پیگیری تغییرات
- بازگشت به نسخه قبلی
- بازیابی و رفع خطاها
- بایگانی محتوای قدیمی
مدیریت اسناد شیرپوینت
مدیریت اسناد به نحوه ذخیره سازی اسناد و فایل ها در SharePoint و نحوه دسترسی کارمندان به آنها مربوط می‌شود.
جستجو
- دسترسی سریع به فایل ها با استفاده از فراداده ها و برچسب ها
- یافتن اسناد گروه بندی شده بر اساس یک برچسب خاص
دسترسی به داده ها
- مدیریت مجوزها و اینکه چه کسی می تواند به فایل ها دسترسی داشته باشد
- به اشتراک گذاری اسناد با دیگران و به صورت خارجی (اختیاری)
مشاهده تاریخچه اسناد و بازیابی نسخه های قدیمی تر
- بازیابی نسخه های قبلی فایل ها
- همگام سازی فایل ها با کامپیوتر با استفاده از OneDrive برای دسترسی آفلاین
- بازیابی فایل ها از سطل بازیافت
- بازیابی کل کتابخانه فایل ها
مدیریت دانش شیرپوینت
مدیریت دانش شامل توانایی تیم شما برای:
- مشاهده پیشرفت پروژه ها و مشاهده روندها
- جمع آوری اطلاعات از نظر سنجی ها و نظر خواهی ها
- فعال کردن کارمندان برای به اشتراک گذاشتن ایده ها و کمک به بهبود فرآیند
سایت های تیمی: به اشتراک گذاشتن اطلاعات خاص پروژه و پیگیری وظایف با استفاده از یک برنامه ریز
ویرایش متن و چند رسانه ای: به اشتراک گذاشتن دانش از طریق تصاویر (طرح ها، نمودارها، چارت ها) و ویدیوها
جستجو: به کارمندان خود کمک کنید تا دارایی های مرتبط مورد نیاز برای کار خود (نقشه ها و طرح های فرآیند) را پیدا کنند.
جمع آوری بازخورد: از نظرسنجی ها برای جمع آوری بازخورد از کارمندان استفاده کنید. از طریق Viva Engage به صورت آماده در دسترس است.
تحلیل کارمندان: ببینید کارمندان روی چه صفحاتی در اینترانت کلیک می کنند، کدام قسمت ها توجه بیشتری را به خود جلب می کنند و کدام لینک های محبوب تر هستند.
وبلاگ ها و تالار گفتگو: به کارمندان این امکان را بدهید که ایده ها و نکات را به اشتراک بگذارند و با دیدن روندها و ایده هایی که بیشترین توجه را به خود جلب کرده اند، به بهبود فرآیندها کمک کنید.
مدیریت پروژه Sharepoint
ویژگی های مدیریت پروژه شامل تمام ویژگی های همکاری و مدیریت دانش با تأکید بر یک پروژه خاص است. علاوه بر این ویژگی ها، شیرپوینت دسترسی به این قابلیت ها را فراهم می کند که می تواند به شما در مدیریت پروژه ها کمک کند:
سایت های تیمی
- ایجاد فضای ذخیره سازی متمرکز برای تمام نتایج و ارائه های مرتبط با پروژه
- ویکی ها و نحوه انجام کارها
- برنامه ریز و فعالیت های هفتگی
زمانبندی پروژه و وظایف
- گزارش وظایف و برنامه هفتگی
- گزارش پیگیری تغییرات
- گزارش مشکلات
- گزارش تصمیمات
مدیریت جلسات
- تقویم مراحل پروژه
- تقویم مهلت ها
- تقویم جلسات
فرآیند گردش های کاری
- تصویب تصمیمات و اقلام قابل تحویل
- جمع آوری امضا
- جمع آوری بازخورد
گزینه های اینترانت شیرپوینت و مقایسه هزینه
- چهار گزینه کلیدی برای فروشگاه شیرپوینت وجود دارد. می توانید:
- یک قالب اولیه مایکروسافت تهیه کنید
- یک اینترانت داخلی بسازید
- یک متخصص مشاوره شیرپوینت استخدام کنید تا برایتان یکی بسازد
- یک راهکار اینترانت از پیش ساخته شده بخرید.
برای شرکتی که مهارت های تخصصی فناوری اطلاعات داخلی ندارد و به سرعت به یک راهکار نیاز دارد، یک اینترانت یا اینترانت از پیش ساخته شده در یک جعبه بهترین راه است. پیاده سازی آن سریع است و پشتیبانی مداوم و ارتقاء ویژگی ها را ارائه می دهد. لازم نیست نگران امنیت سایت خود یا همگام شدن با تغییرات نرم‌افزار مایکروسافت باشید. اینترانت در یک جعبه مانند داشتن یک کارمند اضافی است؛ لازم نیست آن را مدیریت کنید.
شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می شود؟
شیرپوینت می‌تواند به حل بسیاری از چالش های رایج در محیط های کاری مدرن کمک کند. از خودتان سوالات زیر را بپرسید:
- آیا کارمندان شما از راه دور کار می کنند؟
- آیا کارمندان شما مرتباً بین سایت های مشتریان جابجا می شوند؟
- آیا آنها نیاز دارند از طریق لپ تاپ، تبلت یا تلفن به فایل ها دسترسی داشته باشند؟
- در حال حاضر چگونه اسناد مهم را به اشتراک می گذارید و ذخیره می کنید؟
- آیا فرم ها، کاتالوگ ها یا پورتال های آنلاین را در اختیار مشتریان قرار می دهید؟
- آیا هنوز از درایوهای USB یا پیوست های ایمیل برای توزیع فایل ها استفاده می کنید؟
- آیا کارمندان شما خواهان یک راه آسان برای دریافت اطلاعات هستند؟
خبر خوب این است که شیرپوینت به همه این نیازها پاسخ می دهد. SharePoint چندین ویژگی عالی در خود دارد، از جمله قابلیت های نویسندگی مشترک در لحظه، ویژگی های برچسب گذاری قدرتمند برای آسان تر کردن جستجوی محتوا، دسترسی در هر مکان و هر زمان (تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت است) برای هر دستگاهی، و ادغام قدرتمند با محیط فعلی Microsoft 365 شما که به شما امکان می دهد در روز خود پربارتر باشید.
نتیجه گیری
شیرپوینت به یک پلتفرم جامع محتوا تبدیل شده است که فراتر از ذخیره سازی فایل عمل می کند. با مدیریت محتوای مبتنی بر هوش مصنوعی، عوامل سایت و اتوماسیون قوی گردش کار، می تواند همکاری را ساده تر، بهره وری را افزایش و امنیت را بهبود بخشد.
به روزرسانی های اخیر مانند گواهی سایت، تجزیه و تحلیل بهبود یافته، پشتیبانی از فرمت فایل جدید و گردش های کاری ساده، شیرپوینت را در خط مقدم محیط های کاری دیجیتال مدرن نگه می دارد.
