خدمات کنفرانس تلفنی، که به عنوان خدمات کنفرانس فون یا کنفرانس صوتی نیز شناخته می شوند و اغلب بر بستر تکنولوژی هایی نظیر مرکز تماس هوشمند پیاده سازی می گردند، به چندین نفر امکان می دهند تا به طور همزمان در یک تماس تلفنی شرکت کنند و امکان بحث های گروهی، جلسات یا ارائه ها را فراهم می کند. این خدمات برای تسهیل ارتباط بین شرکت کنندگان پراکنده از نظر جغرافیایی بدون نیاز به حضور فیزیکی آنها در یک مکان طراحی شده است.
دنیای حرفه ای با ارتباطات و به اشتراک گذاشتن دانش رونق می گیرد. کنفرانس ها و جلسات فرصت هایی برای همکاری و یادگیری از تجربه یک منتور فراهم می کنند و متخصصان را قادر می سازند تا در جریان پیشرفت های صنعت و تحلیل های نوین مثل کلان داده قرار گیرند. اما با وجود تقویم های پر از کار و زمان محدود، یک سوال اساسی برای شرکت کنندگان و برگزار کنندگان مطرح می شود: کنفرانس ها در مقابل جلسات، کدام قالب رویداد به بهترین وجه اهداف شما را برآورده می کند؟
برای تصمیم گیری آگاهانه، درک کنفرانس تلفنی بسیار مهم است. آیا شما یک شرکت کننده هستید که به دنبال تأثیر گذارترین رویداد (مثلاً یک دوره آموزش دیجیتال مارکتینگ) برای سرمایه گذاری وقت خود هستید؟ یا شاید شما یک سازمان دهنده هستید که وظیفه طراحی گردهمایی ای برای آموزش فروش را بر عهده دارید که تعامل را ارتقا می دهد و به نتایج خاصی مثل دریافت مشاوره فروش دست می یابد. با بررسی ویژگی های کنفرانس تلفنی از طریق مثال های عملی، به شما کمک می کنیم تا تعیین کنید که این قالب چه زمانی برای شما مناسب تر است.
کنفرانس چیست؟
کنفرانس ها گرد همایی های بزرگی از افرادی هستند که علاقه مشترکی در یک زمینه یا موضوع خاص دارند. معمولاً رویدادهای آموزشی هستند که برای تقویت توسعه حرفه ای و اشتراک دانش بین شرکت کنندگان طراحی شده اند.
برخلاف جلسات که عموماً در داخل سازمان برگزار می شوند، کنفرانس ها می توانند در مکان های مختلفی مانند مراکز همایش، هتل ها، دانشگاه ها یا سایر مکان های پیشرو برگزار شوند. انتخاب مکان به مقیاس و هدف رویداد بستگی دارد.
کنفرانس تلفنی چیست؟
کنفرانس تلفنی یک تماس تلفنی است که چندین شرکت کننده را به طور همزمان به هم متصل می کند. این نوع تماس که به عنوان کنفرانس تلفنی نیز شناخته می شود، می تواند از طریق تلفن ثابت، تلفن همراه یا از طریق اتصال اینترنتی برقرار شود و شرکت کنندگان را قادر می سازد حتی اگر از نظر فیزیکی امکان حضور در یک مکان را نداشته باشند، در یک جلسه شرکت کنند.
ویدئو کنفرانس به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا با انتقال داده های صوتی و تصویری با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و یک راه حل گسترده برای ارتباطات تجاری موثر در اقتصاد امروز است. بسیاری از شرکت ها از کنفرانس تلفنی به عنوان ابزاری برای جلسه یا برای توزیع اطلاعات به چندین کارمند به طور همزمان استفاده می کنند.
ویژگی های سرویس های کنفرانس تلفنی
شماره های تماس: به شرکت کنندگان یک شماره تلفن اختصاصی و کد دسترسی یا پین برای پیوستن به تماس کنفرانسی ارائه می شود. این شماره ها بسته به ارائه دهنده خدمات و طرح، می توانند رایگان یا محلی باشند.
کنترل های میزبان: برگزار کننده تماس یا میزبان معمولاً کنترل های بیشتری برای مدیریت کنفرانس دارد، مانند بی صدا کردن مخاطبان یا قطع تصویر آن ها، قفل کردن تماس پس از پیوستن همه شرکت کنندگان و ضبط تماس.
مدیریت شرکت کنندگان: سرویس ها اغلب امکان مدیریت شرکت کنندگان را فراهم می کنند، مانند اضافه کردن یا حذف شرکت کنندگان در طول تماس، و برخی ردیابی و گزارش شرکت کنندگان پس از تماس را ارائه می دهند.
کنفرانس های برنامه ریزی شده یا فوری: کاربران می توانند تماس ها را از قبل برنامه ریزی کنند، دعوت نامه هایی با جزئیات تماس ارسال کنند یا کنفرانس های فوری را برای جلسات بداهه، آغاز کنند.
دسترسی بین المللی: بسیاری از سرویس های کنفرانس تلفنی، شماره های دسترسی جهانی ارائه می دهند و به شرکت کنندگان از کشورهای مختلف این امکان را می دهند که با نرخ های محلی یا کاهش یافته به تماس بپیوندند.
ادغام با سایر ابزارها: برخی از سرویس ها با برنامه ها (مانند تقویم گوگل، Outlook) برای برنامه ریزی و یادآوری، و با ابزارهای CRM یا مدیریت پروژه برای مدیریت گردش کار پیشرفته ادغام می شوند.
ضبط و پخش: گزینه ضبط تماس، می تواند یک ویژگی ارزشمند برای کسانی باشد که نتوانسته اند در جلسه شرکت کنند همچنین برای ثبت سوابق جلسات نیز مهم هستند.
اقدامات امنیتی: تماس های کنفرانسی ممکن است شامل ویژگی های امنیتی مانند کدهای دسترسی منحصر به فرد، شناسایی شرکت کنندگان و کنترل های ناظر باشند تا اطمینان حاصل شود که فقط افراد مجاز می توانند به مکالمه بپیوندند.
کیفیت صدا: انتقال صدا، با کیفیت بالا برای ارتباط واضح بسیار مهم است و بسیاری از ارائه دهندگان از فناوری پیشرفته برای به حداقل رساندن نویز پس زمینه و پژواک استفاده می کنند.
مدل های قیمت گذاری کنفرانس تلفنی: سرویس های کنفرانس تلفنی می توانند مبتنی بر اشتراک، پرداخت در حین استفاده و یا ترکیبی از هر دو باشند که قیمت گذاری آنها بسته به میزان استفاده، ویژگی ها و تعداد شرکت کنندگان متفاوت است.
خدمات کنفرانس تلفنی به دلیل راحتی، مقرون به صرفه بودن و توانایی افزایش همکاری و بهرهوری بین تیم های از راه دور یا برای ارتباط با مشتریان و شرکا در سراسر جهان، به طور گسترده در صنایع مختلف مورد استفاده قرار می گیرند.
انواع مختلف کنفرانس تلفنی
کنفرانس تلفنی در شکل ها و اندازه های مختلفی وجود دارند.
- صدا: کاربران از طریق تلفن ثابت یا هر سرویس تلفنی مبتنی بر VoIP متصل و ارتباط برقرار می کنند.
- ویدئو: شرکت کنندگان با استفاده از وبکم در یک تماس صوتی-تصویری بلادرنگ به یک فضای مجازی مشترک می پیوندند.
- وب: کاربران می توانند یک ارائه یا رویداد را به صورت آنلاین برگزار کنند و شرکت کنندگان از طریق اشتراک گذاری صفحه نمایش با یکدیگر تعامل داشته باشند.
کاربران می توانند از طریق تماس های کنفرانسی با استفاده از تلفن ثابت، تلفن های هوشمند، رایانه ها، لپتاپ ها و دستگاه های تلفن همراه مانند تبلت ها با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
نکاتی برای کنفرانس تلفنی مؤثر
شاید قبلاً در کنفرانس تلفنی شرکت کرده باشید، اما همه کنفرانس های تلفنی یکسان نیستند. در برخی از مواقع چالش هایی به وجود می آید که برای مثال: شرکت کنندگان دیر می رسند، در کنفرانس تلفی سردرگمی به وجود می آید و در نهایت، همه احساس می کنند که این جلسه اتلاف وقت بوده است.
اما نکات مثبتی هم در کنفرانس تلفنی وجود دارد برای مثال: رهبر جلسه از قبل از شروع کاملا آماده بوده، شرکت کنندگان بحث خوبی داشته اند و تصمیمات مهم گرفته شده است. طبیعتاً، رهبران کسب و کار بیشتر برای داشتن حالت دوم تلاش می کنند تا سردرگمی کمتری داشته باشند.
اما رهبری مؤثر کنفرانس های تلفنی نیاز به مهارت و تمرین دارد. برخی از نکات زیر برای هر جلسه ای – حضوری یا غیر حضوری – رایج است. اما وقتی جلسه مجازی است (با ویدیو یا بدون ویدیو)، باید به برخی جنبه های اضافی یا تفاوت ها توجه کنید. بنابراین در اینجا چند نکته برای کمک به شما در انجام مؤثرترین کنفرانس های تلفنی برای کسب و کارتان آورده شده است.
مانند هر جلسه ای، قبل از شروع، باید به چند نکته توجه کنید. به یاد داشته باشید که کنفرانس تلفنی به فناوری متکی است و بنابراین به آمادگی بیشتری نیاز دارد. برای کسانی که هرگز از راهکار کنفرانس تلفنی استفاده نکرده اند یا هرگز در یک تماس کنفرانسی شرکت نکرده اند، پیوستن به این جلسات می تواند کمی چالش برانگیز باشد.
۱. تجهیزات را آزمایش کنید:
قبل از شروع یک کنفرانس تلفنی، تجهیزات خود را آزمایش کنید. و این موضوع نه تنها شامل کامپیوتر شما می شود، بلکه اتصال اینترنت، هدستی که استفاده خواهید کرد و همچنین سایر تجهیزاتی که ممکن است نیاز داشته باشید را در بر میگیرد. نرمافزار را نیز فراموش نکنید، به خصوص اگر قبلاً از این راهکار، استفاده نکرده اید. وقتی مطمئن شدید که همه چیز طبق روال کار می کند، می توانید به سایر شرکت کنندگان نیز یادآوری کنید که همین کار را انجام دهند.
۲. نرم افزار و سخت افزارها را بشناسید:
اطمینان از اینکه نرم افزار و سخت افزاری را که در طول کنفرانس تلفنی خود استفاده خواهید کرد، کاملاً درک می کنید، ضروری است. از قبل محل قرارگیری دکمه ها را یاد بگیرید. حتی شرکت در یک «کنفرانس آزمایشی» قبل از تماس واقعی می تواند مفید باشد، به خصوص اگر از ویژگی های ویدیویی استفاده می کنید.
ویژگی های دیگری که باید با آنها آشنا باشید، روشن و خاموش کردن دوربین ها است. بارها پیش آمده که یک کنفرانس تلفنی به دلیل خروج ناگهانی یا روشن کردن دوربین توسط شرکت کنندگان در حالی که قصد آن را نداشته اند، مختل شده است. همچنین، بهتر است بیاموزید که اگر اتفاقی تماس را ترک کردید یا هر چیز دیگری باعث انصراف شما شد، چگونه دوباره به تماس بپیوندید.
۳. پارامترها را تعیین کنید:
یکی از مهمترین وظایفی که قبل از شروع کنفرانس تلفنی، به عنوان رهبر دارید این است که به خوبی پارامترهای تماس کنفرانسی خود را تعیین کنید.
- آیا ویدیو را مجاز می دانید یا مسدود می کنید؟
- اگر کسی بخواهد از طریق صدا به جلسه بپیوندد، مشکلی ندارد؟
- آیا شرکت کنندگان می توانند طبق نیاز بخش خود بپیوندند و خارج شوند یا همه باید از ابتدا تا انتها آنجا باشند؟
- آیا تماس زمان مشخصی دارد یا باید تا زمانی که تصمیم خاصی بگیرید، ادامه دهید؟
دانستن این جزئیات برای همه مهم است تا همه شرکت کنندگان بتوانند آماده شوند. چرا که شما واقعاً نمی خواهید افراد را با یک تماس کنفرانسی در صبح شنبه و بدون اطلاع قبلی، غافلگیر کنید!
۴. ارسال دستور جلسه
وقتی پارامترها را مشخص کردید، وقت ارسال دستور جلسه است. شاید قدیمی به نظر برسد، اما دستور جلسه به همه کمک می کند تا هدف کنفرانس تلفنی را درک کنند. داشتن دستور جلسه، احتمال داشتن یک کنفرانس تلفنی مؤثر را افزایش می دهد. موضوع های جلسه، زمان شروع و پایان تماس، نام و نقش همه شرکتکنندگان و سایر جزئیات مرتبط را به وضوح بیان کنید. اگر تماس شما شرکت کنندگان زیادی دارد، تعیین یک یادداشتبردار برای داشتن صورت جلسه، میتواند مفید باشد تا بتوانید جزئیات را بعداً یادداشت کنید.
۵. زودتر از زمان تعیین شده به جلسه بپیوندید
رهبر کنفرانس تلفنی، همیشه باید حداقل ۵ دقیقه قبل از شروع تماس به آن بپیوندد. هیچ کس جلسه ای را که رهبر در آن دیر می کند دوست ندارد. آماده باشید تا در حالی که منتظر پیوستن همه هستید، گپ بزنید و صحبت های کوتاهی داشته باشید. قبل از پیوستن همه، معرفی رسمی را شروع نکنید، بلکه چند دقیقه با دیگران گپ بزنید.
چگونه یک کنفرانس تلفنی موثر داشته باشیم؟
۱. دستور جلسه را بیان کنید
یک راه آسان برای شروع سریع مکالمه، منظم ماندن و نگه داشتن همه در مسیر درست، ارائه دستور جلسه است. ارسال دستور جلسه از قبل، به شرکت کنندگان، ایده خوبی از جدول زمانی و جریان تماس کنفرانسی می دهد. با ارسال زودهنگام آن، به شرکت کنندگان این فرصت را می دهید که اگر نکته مهمی برای اضافه کردن به دستور جلسه را دارند، آن را قبل از شروع بیان کنند. با داشتن دستور جلسه می توانید جلسه را بهتر کنترل کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
۲. خودتان را معرفی کنید
نه تنها باید در ابتدا خودتان را معرفی کنید، بلکه دیگران را نیز معرفی کنید. حتی اگر همه شرکت کنندگان را می شناسید، این می تواند بهترین ایده باشد تا افراد بتوانند با یکدیگر آشنا شوند. همچنین می توانید از آنها بخواهید که خودشان را به صورت واضح معرفی کنند. تنها زمانی می توان از این موضوع صرف نظر کرد که جلسات منظمی با یک گروه دارید یا همه افراد با هم کار می کنند.
۳. افراد را با نام صدا بزنید تا همه بدانند چه کسی باید پاسخ دهد
این نکته برای جلوگیری از سردرگمی بسیار مهم است. در طول جلسه، هنگام پرسیدن سوال یا انتظار پاسخ، به افراد اشاره کنید. این کار از سردرگمی ناخوشایند در مورد اینکه چه کسی باید، به چه چیزی پاسخ دهد جلوگیری می کند. همچنین به افراد این امکان را می دهد که بدانند چه کسی پاسخگو است، زیرا افراد میتوانند از طریق تلفن، صدای یکسانی داشته باشند.
۴. خودتان و سایر شرکت کنندگان را بیصدا کنید
در طول یک جلسه و کنفرانس تلفنی، باید به این نکته توجه داشته باشید، زمانی میکروفن را برای شرکت کنندگان فعال کنید که نیاز به پاسخ دارید. این موضوع بسیار مهم است چراکه به خوبی می توانید جلسه را مدیریت کنید و از ایجاد همهمه جلوگیری کنید.
۵. بررسی زمان در طول تماس
در طول تماس، بررسی های دوره ای زمان انجام دهید. این به عنوان یادآوری برای همه عمل می کند تا در مسیر خود بمانند و حواسشان پرت نشود. همچنین راه خوبی برای نشان دادن به همه است که کنفرانس تلفنی به رسیدن به نتیجه نزدیک است.
۶. نتیجه گیری مناسب
زمانی که کنفرانس تلفنی را به پایان رساندید، نتیجه گیری مناسب داشته باشید. این ممکن است به معنای خلاصه کردن بحث، تکرار تصمیمات گرفته شده یا ترغیب شرکت کنندگان در مورد اقدامات بعدی باشد. اگر جلسه تکرار می شود، زمان و تاریخ تماس بعدی را به همه یادآوری کنید.
نکات مهم پس از کنفرانس تلفنی
برای رهبری یک کنفرانس تلفنی مؤثر، تنها برقراری تماس و ارتباطات کافی نیست. بلکه، پس از پایان جلسه هم باید فعالیت های مهمی انجام دهید. وقتی یادداشت های جلسه خود را آماده کردید، آن را برای تمام افرادی که در این کنفرانس تلفنی شرکت داشته اند و یا حتی افرادی که از این جلسه جا مانده اند ارسال کنید. فراموش نکنید که هر گونه تصمیم توافق شده را در آن بگنجانید و در صورت نیاز به همه یادآوری کنید که در جلسه ی بعدی، باید از جایی که جلسه متوقف شده است، ادامه دهند.
در نهایت، حتماً جلسات بعدی یا هر اقدام دیگری را که باید در نتیجه بحث انجام دهید، برنامه ریزی کنید. همچنین می توانید در مورد کنفرانس تلفنی بازخورد بخواهید و هرگونه پیشرفتی را برای دفعه بعد در نظر بگیرید.
نتیجه گیری
تماس های کنفرانسی، کنفرانس های ویدیویی و جلسات حضوری هدف یکسانی را دنبال می کنند: آنها به شما و تیمتان کمک می کنند تا برای پروژه ها و مسئولیت های آینده برنامه ریزی کنید و آماده شوید. اما از آنجا که کنفرانس تلفنی به فناوری متکی است، پیروی از دستورالعمل های خاص برای اطمینان از اجرای روان روند کار بسیار مهم است.
یادگیری آداب و رسوم کنفرانس تلفنی بسیار مهم است زیرا به راحتی می توان به عادت های بدی روی آورد که جلسات و تماس های مجازی را آزاردهنده و ناکارآمد می کند. آداب و رسوم مناسب به ویژه برای تیم های کوچک از راه دور بسیار مهم است، تماس های کنفرانسی، چه از طریق تلفن و چه از طریق ویدیو، نان و آب شما هستند، بنابراین باید هر بار آنها را به درستی انجام دهید.
تقریباً هر کسب وکاری، برای برقراری ارتباط و تعامل با افرادی که روزانه در سازمان حضور ندارند، از جمله تیم های دورکار، فروشندگان، مشاوران و شرکا، به کنفرانس تلفنی و جلسات مجازی متکی است. این تماس ها فرصتی برای ایجاد تأثیر عالی و حفظ روابط تجاری سالم هستند. صرف وقت برای آماده سازی و رعایت بهترین شیوه های کنفرانس، به شرکت کنندگان شما نشان می دهد که به وقت آنها اهمیت می دهید و احترام می گذارید.
