صندوق فروشگاهی، وسیله ای ضروری برای محاسبه و ثبت تراکنش های مالی در کسب و کارهای مختلف است. این صندوق ها، در اواخر قرن نوزدهم توسط جیمز جیکوب ریتی برای جلوگیری از سرقت کارمندان اختراع شدند؛ هدفی که اهمیت مدیریت رفتار کارکنان را از همان ابتدا نشان می دهد، موضوعی که امروزه با آموزش رفتار سازمانی به شکل علمی دنبال می شود. این دستگاه ها به مرور زمان به طور قابل توجهی تکامل یافته و بهروز رسانی شده اند.
در ابتدا، این دستگاه های مکانیکی می توانستند شمارش فروش را انجام دهند و کشوی پول نقد را باز کنند، اما فضای ذخیره سازی امن برای پول های نقد نداشتند. معرفی و عرضه صندوق های فروشگاهی برقی و کامپیوتری در قرن بیستم شروع شد که ویژگی های پیشرفته ای مانند رسیدهای چاپی و اسکن بارکد را به همراه داشت.
و اما امروزه، صندوق های فروشگاهی می توانند عملکردهای زیادی داشته باشند، از جمله پردازش کارت های اعتباری و نقدی، تأیید چک ها و مدیریت موجودی. با ظهور سیستم های پایانه فروش سیار (POS) که اغلب بخشی از استراتژی های نوین حاصل از آموزش دیجیتال مارکتینگ هستند، صندوق های فروشگاهی سنتی تغییرات بسزایی کردند. این سیستم ها به فروشندگان که از طریق آموزش فروش مهارت های خود را ارتقا داده اند، این امکان را می دهند که مستقیماً با مشتریان در ارتباط بوده و زمان انتظار آن ها را کاهش دهند.
به طور کلی، صندوق های فروشگاهی همچنان با پیشرفت های فناوری سازگار هستند و مطابق با نیاز بازار مصرف کننده و شیوه های تجاری در حال تغییر و ارتقاء می باشند. انتخاب و پیاده سازی بهینه این سیستم ها اغلب با دریافت مشاوره فروش از متخصصان، به بهترین شکل با اهداف کلی کسب و کار همسو می شود.
صندوق فروشگاهی چیست؟
صندوق فروشگاهی وسیله ای است که برای محاسبه تراکنش های مالی استفاده می شود و یکی از ابزارهای بنیادین در مدیریت مالی کسب و کارها به شمار می رود. کسب و کارها برای پیگیری ورود و خروج پول، به صندوق های فروشگاهی متکی هستند و استفاده بهینه از داده های آن، به سواد مالی مدیران بستگی دارد.
سیستم پوز برای همگام شدن با پیشرفت های تکنولوژیکی دستخوش تغییرات زیادی شد که نه تنها برای شمارش پول از آن استفاده می شود، بلکه برای شمارش سفارشات، پرداخت باقی مانده پول مشتری، پردازش کارت های اعتباری و پیگیری موجودی هم کارآمد است.
سیستم صندوق فروشگاهی را که با نام POS (سیستم پوز) نیز شنیده اید، راهکاری یکپارچه برای مدیریت فروش و تراکنش ها در تمامی محیط های کسب و کار، الخصوص خرده فروشی ها، ارائه می دهد. تصمیم گیری برای انتخاب و اجرای این سیستم ها یکی از وظایف کلیدی رهبری در محیط کار است. این سیستم ها اصولا شامل سخت افزارهایی مانند صندوق ها و اسکنرها و بهترین نرم افزار برای مدیریت فروش، موجودی و گزارش دهی هستند.
اطلاعات به دست آمده از این گزارش ها، خوراک اصلی تحلیل رفتار مشتری است؛ مفهومی که بزرگانی چون فیلیپ کاتلر بر اهمیت آن در بازاریابی نوین تأکید دارند. مدرن ترین سیستم های پوز دیجیتالی هستند و نه تنها برای پردازش پرداخت ها، بلکه برای ردیابی موجودی، تجزیه و تحلیل داده های فروش و بهبود تجربه مشتری نیز استفاده می شوند.
تاریخچه سیستم پوز (POS)
در طول قرن نوزدهم، زمانی که کسب و کارها به سرعت رو به رشد بودند، و پول نقد به جای سیستم مبادله کالا به کالا به بازار عرضه شده بود، مردم را مجبور کرد تا راهی برای نگهداری پول های نقد خود پیدا کنند. در نتیجه صاحبان کسب و کارها از سوابق دست نویس معاملات به همراه گاو صندوق ها و جعبه های قفل دار برای ایمن نگه داشتن پول نقد خود استفاده کردند. با این حال، یکی از سخت ترین مراحا در این زمان جا به جایی و پرداختی های حقوق کارکنان بود.
جیمز جیکوب ریتی، توانست اولین صندوق پول را اختراع کند. ریتی از اینکه متصدیان کسب و کارش مدام از صندوق او پول می دزدیدند، به شدت ناراحت بود. در طول یک سفر با قایق در سال ۱۸۷۸، ریتی متوجه دستگاهی شد که چرخش پروانه کشتی را می شمرد و ایده ای به ذهنش رسید. او حدس زد که اگر دستگاهی برای شمارش این چرخش های پروانه کشتی وجود داشته باشد، حتما می توان دستگاهی برای پیگیری پول نیز ساخت.
او می خواست دستگاهی اختراع کند که درآمد کسب و کارش را محاسبه کند. ریتی و برادرش، جان ریتی، با تلاش های بسیاری تووانستند، یک دستگاه جدول بندی مکانیکی ساختند. این دستگاه ردیفی از کلیدهای شماره گذاری شده برای وارد کردن مبلغ داشت که می توانست مجموع پول ها را نمایش دهد. این دستگاه کل فروش را ثبت می کرد، اما این دستگاه هم برای ورود به معامله و دریافت پول به فردی که دستگاه را اداره می کرد، متکی بود و جایی برای نگهداری ایمن پول نداشت.
ریتی در سال ۱۸۷۹ حق ثبت اختراع صندوق خود را که نام آن را صندوقدار فاسدناپذیر ریتی نامیده بود، دریافت کرد. ریتی شروع به تولید این دستگاه کرد، اما در اداره کردن هر دو بخش بار و صندوق خود با مشکل مواجه شد، بنابراین حق اختراع خود را در سال ۱۸۸۱ به جیکوب اچ. اکرت فروخت.
اکرت یک کشوی پول به دستگاه اضافه کرد و زنگ و صدایی برای آن اختراع کرد تا صاحبان مشاغل را هنگام باز شدن صندوق مطلع کند. بعد از آن جیکوب اچ. اکرت، حق ثبت اختراع خود را به جان اچ. پترسون در سال ۱۸۸۴ و به قیمت ۶۵۰۰ دلار فروخت. در آن زمان پترسون، یک کسب و کار زغال سنگ را اداره می کرد. او شرکت ملی صندوق فروشگاهی را تأسیس کرد و تولید انبوه صندوق های فروشگاهی مکانیکی را آغاز کرد. در چند سال بعد، این دستگاه ها در انواع مشاغل محبوب شدند و چندین شرکت رقیب دیگر نیز شروع به ظهور کردند.
چارلز کترینگ، مخترع، اولین صندوق فروشگاهی برقی در سال ۱۹۰۶ بود. تنها یک دهه، زمان برد تا صندوق های فروشگاهی تقریباً در هر کسب و کاری دیده شوند. در سال ۱۹۱۵، بیش از ۱.۵ میلیون صندوق فروشگاهی فروخته شده بود که به فاصله ی 14 سال، طرح های صندوق فروشگاهیبه صورت مدام به روز شد. اکثر آنها از فلز، برنج، چدن یا چوب پوشانده می شدند و طرح های فانتزی نیز داشتند. ویژگی هایی مانند رسیدهای چاپی، کشوهای پول چرخان و پول خرد خودکار نیز به آن ها اضافه شده بود.
پس از ظهور ماشین حساب های الکترونیکی در دهه ۱۹۶۰، صندوق های پول الکترونیکی نسبت به صندوق های دستی مورد توجه قرار گرفتند. در دهه بعد، فناوری جدید به پیشرفت صندوق های پول نیز کمک کرد و تجهیزات ردیابی و لیزر، نیز به دستگاه ها اضافه شدند. شرکت صندوق پول ملی، اولین صندوق پول کامپیوتری را عرضه کرد و اولین سیستم اسکن بارکد نیز در سال ۱۹۷۴ معرفی شد. در همان سال، شرکت صندوق پول ملی نام خود را به شرکت NCR تغییر داد.
پس از آن شرکت AT&T در سال ۱۹۹۱ شرکت NCR را خریداری کرد و این شرکت تا اواخر سال ۱۹۹۴ نام برند خود را به AT&T GIS تغییر داد. این دستگاهها، درطول قرن بیست و یکم به لوازم اصلی بسیاری از فروشگاه های خرده فروشی تبدیل شده اند.
نحوه عملکرد صندوق فروشگاهی
انتخاب: مشتری محصولات یا خدمات را انتخاب می کند و به سمت صندوق می رود.
شروع پرداخت: مشتری با کارت بانکی یا تلفن هوشمند خود، هزینه را پرداخت می کند.
پردازش: سیستم POS جزئیات پرداخت را به طور ایمن به پردازنده پرداخت منتقل می کند.
تایید: در عرض چند ثانیه، تراکنش تایید یا رد می شود.
پس از تایید، سیستم پوز، فروش را ثبت می کند، موجودی را به روز رسانی می کند و رسید را چاپ می کند.
ویژگی های سیستم صندوق فروشگاهی
مدیریت فروش: سیستم صندوق فروشگاهی امکان مدیریت سریع و کارآمد تراکنش های فروش را فراهم می کند. این سیستم می تواند از روش های مختلف پرداخت، از جمله پول نقد، کارت های اعتباری و کیف پول های دیجیتال پشتیبانی کند.
مدیریت موجودی: ادغام با سیستم مدیریت موجودی، صندوق فروشگاهی اطلاعات را به سرعت در مورد موجودی محصولات ارائه می دهد و از اشتباهات فروش اقلام ناموجود جلوگیری می کند.
مدیریت مشتری: بسیاری از سیستم های صندوق فروشگاهی ویژگی هایی را برای ایجاد و مدیریت پروفایل های مشتری، از جمله سابقه خرید و برنامه های وفاداری مشتری را نیز ارائه می دهند.
گزارش دهی و تجزیه و تحلیل: سیستم های صندوق فروشگاهی گزارش های دقیقی از فروش، موجودی و رفتار مشتری تولید می کنند. این اطلاعات می توانند برای تصمیم گیری های استراتژیک و بهینه سازی عملیات، مورد استفاده قرار بگیرند.
رسیدها و فاکتورها: این سیستم، رسیدها و فاکتورهایی را ارائه می دهد که برای مشتریان هستند. این امر حسابداری را هم برای مشتری و هم برای کسب و کارها، تسهیل می کند و به مشتری یک نمای کلی از خریدهای خود می دهد.
اهمیت سیستم پوز در صنعت خرده فروشی
در صنعت خرده فروشی، استفاده از سیستم های صندوق فروشگاهی مزایای بسیاری دارد و فراتر از مکانی برای پردازش پرداخت ها هستند. آن ها مرکز کل فرآیند فروش هستند و مزایای زیر را ارائه می دهند:
فروش کارآمد: سیستم پوز امکان مدیریت سریع و روان فروش را فراهم می کنند، زمان انتظار را به حداقل می رسانند و بهره وری را افزایش می دهند.
مدیریت موجودی: برای فروشگاه های مد و خواربار، کنترل موجودی بسیار مهم است. سیستم های صندوق فروشگاهی اطلاعات لحظه ای در مورد وضعیت موجودی ارائه می دهند و به جلوگیری از فروش اقلام ناموجود کمک می کنند.
تجربه مشتری: با مدیریت یکپارچه مشتری، کسب و کارها می توانند با ارائه تخفیف ها، امتیازهای وفاداری و پیشنهادهای ویژه، تجربیات شخصی سازی شده ای برای مشتریان خود ایجاد کنند.
تحلیل فروش: با تجزیه و تحلیل داده های فروش، شرکت ها می توانند روندها، الگوهای فروش و ترجیحات مشتری را درک کنند و به تصمیم گیری آگاهانه در مورد خرید و بازاریابی کمک کنند.
استراتژی های چند کاناله: سیستم های صندوق فروشگاهی می توانند با پلتفرم های فروش آنلاین و تجارت الکترونیک ادغام شوند و تجربه ای یکپارچه را برای مشتریانی، که هم به صورت آنلاین و هم در فروشگاه خرید میکنند، فراهم کنند.
انواع تراکنش های POS
در اینجا نحوه انجام تراکنش ها توسط صندوق فروشگاهی و انواع آن ها را توضیح خواهیم داد:
تراکنش های حضوری
وقتی مشتریان از فروشگاه شما بازدید می کنند، انتظار یک فرآیند پرداخت روان و بدون دردسر را دارند. تراکنش های POS حضوری موارد زیر را پوشش می دهند:
پرداخت های نقدی: روشی قدیمی اما جذاب! برخی از مشتریان ترجیح می دهند فیش های خود را تحویل دهند و یک سیستم POS همه چیز را پیگیری کند.
پرداخت های اعتباری: با استفاده از دستگاه های POS یا تلفن هوشمند، پرداخت ها، در عرض چند ثانیه انجام می شوند.
تراکنش های آنلاین
استفاده از تراکنش های آنلاین این روزها به شدت در حال رشد است و اکثر مشتریان با استفاده از تلفن های هوشمند خود به صورت آنلاین و با استفاده از برنامه های بانکی تراکنش های خود را به راحتی انجام می دهند.
پرداخت های تجارت الکترونیک: خرید بلیط، عضویت در یک سایت، خرید پوشاک و هر آنچه نیاز داشته باشید این روزها با استفاده از پرداخت امن درون برنامه ای به راحتی انجام می شود. این نوع پرداخت امنیت بسیار بالایی دارد و به تمامی بانک ها نیز متصل می باشد.
تراکنش های تکرار شونده POS
برای مشتریانی که راحتی را ترجیح می دهند، پرداخت های خودکار همه چیز را ساده کرده است:
اشتراک های عضویت: عضویت ها را می توان با پرداخت های خودکار تنظیم کرد.
صورتحساب خودکار: دیگر نیازی نیست مشتریان تمدید دستی انجام دهند! مشتری جزئیات پرداخت خود ذخیره میکند و از تراکنش های تکراری بدون دردسر لذت می برند.
با ترکیب مناسبی از تراکنش های POS، نه تنها پرداخت ها آسان می شوند، بلکه یک تجربه بدون دردسر و لذت بخش برای مشتریان خود ایجاد می کنید.
امنیت تراکنش های POS
ایمن نگه داشتن پرداخت های مشتری اولویت اصلی فرشوگاه شما است. یک صندوق فروشگاهی قابل اعتماد، نه تنها به انجام تراکنش ها سرعت می بخشد، بلکه امنیت بسیار بالایی در برابر کلاهبرداری دارند. در اینجا نحوه محافظت از داده های پرداخت و رسیدگی مؤثر به اختلافات توسط کسب و کارها آورده شده است.
محافظت از داده های پرداخت مشتری
استفاده از رمزگذاری سرتاسری (E2EE) و توکن سازی: تضمین می کند که جزئیات حساس پرداخت رمزگذاری شده و با توکن های امن (تبدیل دارایی های فیزیکی به فرمت دیجیتال است. این فرمت دیجیتال به صورت توکن ها یا همان رمز ارزها بر روی یک بلاکچین ثبت می شود) جایگزین می شوند و خطر سرقت داده ها را کاهش می دهند.
فعال کردن احراز هویت دو عاملی (2FA): یک لایه امنیتی اضافی برای ورود به سیستم مدیران و کارکنان اضافه کنید تا از دسترسی غیر مجاز جلوگیری شود.
سازگار با PCI DSS: پیروی از استانداردهای امنیتی، برای برآورده کردن الزامات حفاظت از داده ها.
به روز رسانی های منظم نرمافزار: سیستم POS خود را به روز نگه دارید تا کمک به رفع آسیب پذیری ها و دفاع در برابر تهدیدات سایبری کند.
ردیابی و اعتراض به تراکنش های کلاهبرداری
نظارت بر تراکنش ها به صورت آنی: یک سیستم POS هوشمند، گزارش های تراکنش فوری را ارائه می دهد تا به شما در تشخیص زود هنگام فعالیت های مشکوک کمک کند.
هشدارها و محدودیت های هزینه را تنظیم کنید: این به شما کمک می کند تا به راحتی تراکنش های موفق و یا غیر موفق را تشخیص دهید.
از ابزارهای مدیریت پرداخت وجه استفاده کنید: اگر مشتری به هر دلیلی از خرید خود پشیمان شود، سوابق دقیق تراکنش ها به حل سریع ادعاها کمک می کند.
آموزش کارکنان در مورد آگاهی از کلاهبرداری: آموزش کارکنان در مورد کلاهبرداری های رایج و کلاهبرداری از طریق کارت و باز پرداخت وجه.
نتیجه گیری
به طور خلاصه، صندوق فروشگاهی با ثبت جزئیات فروش هنگام اسکن یا ورود یک کالا، تراکنش های روزانه را پردازش می کنند. آن ها مبلغ کل فروش را محاسبه کرده و آن را از طریق روش های مختلف پرداخت مانند کارت های اعتباری، پرداخت های موبایلی یا پول نقد پردازش می کنند. سپس سطح موجودی به طور خودکار به روز رسانی می شود و POS داده های فروش را در لحظه برای تیم ها فراهم می کند تا از آن ها به طور موثر استفاده کنند.
سیستم صندوق فروشگاهی از یک مکان ساده برای پردازش پرداخت ها به یک جزء حیاتی برای مدیریت فروش، موجودی، روابط با مشتری و تجزیه و تحلیل فروش تبدیل شده است. با استفاده از سیستم های مدرن صندوق فروشگاهی، کسب و کارها می توانند کارایی خود را افزایش دهند، رضایت مشتری را بهبود بخشند و در دنیای کسب و کار که به سرعت در حال تغییر است، رقابتی باقی بماند.
