درخواست پیشنهاد (RFP) روشی است که سازمان های دولتی، سازمان های غیر انتفاعی و برخی سازمان های دیگر، پیمانکارانی را برای تکمیل پروژه های خود پیدا میکنند. یک rfp شامل شرح پروژه پیشنهادی، بودجه، جدول زمانی و سایر جزئیات آن است و از پیمانکاران واجد شرایط برای ارائه پیشنهاد قیمت دعوت می کند؛ این پروژه ها میتوانند در زمینههای مختلفی از جمله خدمات مبتنی بر آموزش دیجیتال مارکتینگ باشند.
درخواست های پیشنهاد قیمت (RFP) به دولت ها و سازمان های بین المللی اجازه می دهد تا ضمن کاهش هزینه ها، به اهداف خود به طور مؤثر دست یابند. این سازمان ها که با سرمایه گذاری بر روی آموزش رفتار سازمانی به دنبال بهینه سازی فرآیندهای داخلی و تصمیم گیری خود هستند، به جای استخدام مستقیم کارگران، از بازیگران باتجربه بازار درخواست میکنند و کسانی را که مقرون به صرفه ترین پیشنهاد را دارند، انتخاب می کنند.
rfp را به عنوان یک آگهی عمومی با عنوان نیاز به کمک در نظر بگیرید. این آگهی جزئیات یک پروژه و آنچه خریدار از تأمین کننده میخواهد را شرح می دهد. بنابراین، rfp سندی (یا مجموعه ای از اسناد) است که توسط یک سازمان در مورد یک نیاز خرید خاص، ایجاد می شود. این یک دعوت رسمی از پیشنهاد دهندگان برای ارائه پیشنهادات خود است، که در آن توضیح میدهند که چگونه میتوانند نیازها و الزامات ذکر شده در RFP را برآورده کنند.
rfp معمولاً شامل اطلاعات دقیقی در مورد پروژه، از جمله محدوده، جدول زمانی، نتایج، معیارهای ارزیابی و سایر مشخصات مربوطه است. این اطلاعات کامل، لازمه همکاری را برای درک پروژه و تهیه یک پیشنهاد جامع در اختیار پیشنهاد دهندگان قرار میدهد. شرکت ها برای موفقیت در این فرآیند رقابتی، اغلب با بهرهگیری از آموزش فروش و دریافت مشاوره فروش، تیمهای خود را برای تهیه پیشنهادهای برنده و حرفه ای توانمند می سازند.
RFPها به طور گسترده در کسب و کارها استفاده می شوند و سابقه طولانی دارند. در نتیجه، درک فرآیند rfp و بهترین شیوه ها برای اطمینان از موفقیت آن ها بسیار مهم است. یک rfp خوب تا حد امکان مختصر است، در عین حال اطلاعات زمینه ای مفیدی را ارائه می دهد و سوالات درستی می پرسد.
همانطور که می دانید، اسناد RFP معمولاً توسط مشاغل و سازمان هایی که به یک فرآیند عینی برای انتخاب شریک فروشنده نیاز دارند، استفاده می شوند. با این حال، قبل از اینکه به نحوه نوشتن rfp بپردازیم، مهم است که درک اولیه ای از هدف و همچنین قالب و فرآیند معمول RFP داشته باشیم.
درخواست پیشنهاد (RFP) چیست؟
درخواست پیشنهاد (RFP) سندی است که توسط شرکت ها برای اعلام یک پروژه استفاده می شود؛ به طور کلی این یک سند پیشنهاد مناقصه است. این پیشنهاد عموماً پروژه را شرح می دهد و از پیمانکاران واجد شرایط برای پیشنهاد قیمت دعوت می کند. تصمیم گیری برای شروع پروژه ها با استفاده از rfp، بخشی از اصول رهبری در محیط کار مدرن برای شفاف سازی و استاندارد سازی فرآیندهاست.
این سند، فهرستی از سوالات معمول rfp در مورد خدمات، شناسایی روش انجام و هزینه هایی که برای برآورده کردن نیازهای شرکت برای این پروژه خاص صرف می شود را در اختیار آژانس ها قرار می دهد. فرآیند تهیه یک سند RFP در اوایل چرخه تدارکات انجام می شود.
هنگام استفاده از rfp، نهادی که درخواست پیشنهاد قیمت می کند، مسئول ارزیابی امکان سنجی پیشنهادهای ارائه شده، سلامت مالی شرکت های پیشنهاد دهنده و توانایی هر پیشنهاد دهنده برای انجام پروژه است. این ارزیابی نیازمند سواد مالی بالا و تخصص در حوزه مدیریت مالی است تا بتوان پایدارترین گزینه را انتخاب کرد. همچنین، میزان آگاهی از برند و اعتبار شرکت پیشنهاد دهنده نیز در این ارزیابی بی تأثیر نیست.
بیشتر RFPها توسط سازمان های دولتی و سایر سازمان های بخش عمومی صادر می شوند. آن ها عموماً موظفند رقابت را بین شرکت های خصوصی ایجاد کرده و تعصب را از این فرآیند حذف کنند. این سازمان ها با این روش، رقابتی ترین پیشنهاد را دریافت می کنند تا برای خود مزیت رقابتی ایجاد کنند. با این حال، هر سازمان خصوصی یا دولتی میتواند rfp را برای درخواست چندین پیشنهاد و جمع آوری دیدگاه های مختلف در مورد پروژه صادر کند.
برای مثال، کسب و کاری که می خواهد فرآیند گزارش دهی خود را از سیستم کاغذی به سیستم کامپیوتری تغییر دهد، با استفاده از RFP برای سخت افزار، نرم افزار و یک برنامه آموزشی، می تواند بهترین گزینه را از بین پیشنهاد دهندگان انتخاب کند و این فرآیند مناقصه رقابتی می تواند به آنها بینش بیشتری در مورد گزینه های موجود بدهد.
چرا کسب و کارها از RFP استفاده می کنند؟
اکنون که درک اولیه ای از چیستی درخواست پیشنهاد داریم، بیایید در مورد اینکه چرا این یک جزء حیاتی از فرآیند تدارکات عمومی است، بحث کنیم. هدف اصلی rfp تضمین انصاف، شفافیت و رقابت بین پیشنهاد دهندگان بالقوه است. با بیان واضح الزامات و معیارهای ارزیابی از قبل، خریدار می تواند پیشنهادات را به صورت عینی ارزیابی کرده و مناسب ترین پیشنهاد دهنده را انتخاب کند.
همچنین rfp با ارائه چارچوبی برای نهاد تدارکاتی و پیشنهاد دهندگان، به ساده سازی فرآیند مناقصه کمک می کند. این امر تضمین می کند که همه پیشنهاد دهندگان اطلاعات یکسانی دریافت می کنند و فرصتی برابر برای ارائه پیشنهادات خود دارند. این امر رقابت عادلانه را ترویج می دهد و به خریدار کمک می کند تا بهترین ارزش را برای پروژه خود شناسایی کند. بخش دولتی موظف است از تدارکات برای خریدهای بالاتر از آستانه های خاص استفاده کند. بسیاری از شرکت های بزرگ نیز از فرآیند مناقصه برای خریدهای بزرگ استفاده می کنند.
RFP ها برای پروژه های پیچیده ای استفاده می شوند که اغلب به پیمانکاران فرعی زیادی نیاز دارند. در این در خواست ها: سازمان صادر کننده rfp، محدوده پروژه در حال انجام، معیارهای ارزیابی ورودی ها، شرایط قرارداد و فرآیند مناقصه را شرح می دهند. این درخواست ها شامل شرح کاری است که وظایفی را که باید توسط پیشنهاد دهنده انجام شود و جدول زمانی برای اتمام کار را شرح می دهد.
اجزای کلیدی یک RFP
بیایید نگاهی دقیق تر به اجزای کلیدی تشکیل دهنده ی یک rfp بیندازیم:
- شرح پروژه: این بخش، مروری دقیق بر پروژه، شامل اهداف، الزامات و هر گونه اطلاعات پیش زمینه ی مرتبط با آن، ارائه می دهد.
- محدوده کار: محدوده ی کار، وظایف، نتایج قابل تحویل و جدول زمانی مرتبط با پروژه را مشخص می کند. این به تأمین کنندگان کمک می کند تا سطح تلاش مورد انتظار و مدت زمان پروژه را درک کنند.
- معیارهای ارزیابی: معیارهای ارزیابی، عواملی را که برای ارزیابی و مقایسه ی پیشنهادها استفاده می شوند، مشخص می کنند. این معیارها می توانند شامل صلاحیت های فنی، تجربیات گذشته، قیمت گذاری و هر گونه ملاحظات مرتبط دیگر باشند.
- بودجه: بخش بودجه، محدودیت ها یا ضوابط مربوط به بودجه ی پروژه را مشخص می کند. پیشنهاد دهندگان باید اطلاعات قیمت گذاری را در این چارچوب بودجه ارائه دهند.
- الزامات ارسال: این بخش دستور العمل هایی در مورد نحوه ی قالب بندی و ارسال پیشنهادها توسط پیشنهاد دهندگان ارائه می دهد. این شامل جزئیاتی مانند مهلت ارسال، مدارک مورد نیاز و اطلاعات تماس است.
دیگر اجزای یک RFP
- معرفی و پیشینه خریدار
- حداقل الزامات فروشنده
- فرآیند امتیازدهی
- بخش ها و سوالات RFP
- شرایط و ضوابط
- پیوست ها
نکته این است که هیچ قالب استانداردی برای RFP وجود ندارد که شما مجبور به رعایت آن باشید. برای کسانی که در زمینه صدور RFP تازه کار هستند، ممکن است گیج کننده به نظر برسد. با این حال، بسیاری از افراد پس از آشنایی با این فرآیند، انعطاف پذیری سند rfp را درک میکنند.
در واقع، می توانید از آن برای رفع نیازهای منحصر به فرد خود استفاده کنید. به عنوان مثال، میتوانید یک RFP بسیار کوتاه و ساده، که RFP lite نامیده می شود، برای پروژه های کم ارزش تر صادر کنید. از سوی دیگر، می توانید یک rfp جامع و چند مرحله ای برای پروژه های با ارزش بالا و استراتژیک ایجاد کنید.
مزایای درخواست پیشنهاد
یک RFP تا حدودی یک تبلیغ است. rfp اعلام می کند که یک پروژه در حال انجام است و در را به روی کاندیداهای واجد شرایطی که می توانند کار را انجام دهند، باز می کند. در دولت، rfp به عنوان راهی برای اطمینان از حذف پارتی بازی به عنوان عاملی در اعطای قرار دادها اتخاذ شده است. همچنین این فرآیند راه را برای رقابت باز می کند که می توان انتظار داشت هزینه های پروژه را پایین تر نگه می دارد.
معایب یک RFP
فرآیند پاسخ به درخواست پیشنهاد، پیچیده و زمان بر است که می تواند شرکت های کوچک تر را از شرکت در فرآیند مناقصه منصرف کند. این موانع می توانند پیشنهادهای قیمت را تحریف کرده و برخی از رقابتی ترین شرکت ها را از درخواست منصرف کنند.
در میان شرکت هایی که به یک rfp پاسخ می دهند، همیشه انگیزه ای برای ارائه بهترین قیمت های ممکن ندارند. فروشندگان می توانند به راحتی تعداد پیشنهادهای رقابتی را تشخیص دهند و ممکن است همیشه بهترین نرخ های خود را ارائه ندهند.
چه زمانی از RFP استفاده می شود؟
شرایط رایجی که فرآیند RFP را آغاز می کنند:
- پروژه هایی که نیاز به همکاری یک فروشنده خارجی در کنار تیم داخلی خود دارند.
- وقتی تیم داخلی، فاقد قابلیت های لازم است (یعنی درک کمی از یک روند بازاریابی نو ظهور و مدرن دارد یا عدم تجربه در هدف قرار دادن یک گروه یا صنعت فرهنگی خاص دارد).
- وقتی تیم داخلی تجربه و درک لازم برای اجرای یک پروژه خاص را ندارد.
- موقعیت های پرریسک (مانند یک پیشنهاد فنی) که سطح سرمایه گذاری، بهترین راه حل ممکن را با قیمت ایدهآل می طلبد.
- برای پروژه های گران قیمت
- برای پروژه هایی که نیاز به تعهدات قراردادی سختگیرانه دارند.
پروژه هایی که نیاز به تخصص فنی، تحقیق و توسعه یا قابلیت های تخصصی دارند. حال این می تواند بازاریابی ایمیلی، توسعه وبسایت، بازاریابی رسانه های اجتماعی یا استراتژی کلی دیجیتال باشد. نکته این نیست که چه نوع پروژه ای است، بلکه این است که پروژه ای وجود دارد که تیم داخلی تخصصی در آن ندارند و با استفاده از RFP می توان به متخصصان کارآمد دسترسی پیدا کرد.
بازاریابانی که به جای در نظر گرفتن نوع پروژه ای که به rfp نیاز دارد، برای هر پروژه، به طور پیش فرض از rfp استفاده می کنند، برای خود چالش های بسیاری را ایجاد می کنند.
راهنمای فرآیند RFP
جمع آوری الزامات RFP
تهیه rfp
انجام ارزیابی اولیه
پیگیری با فروشندگان منتخب
انتخاب نهایی
ایجاد و تکمیل قرارداد
اهمیت یک RFP خوب نوشته شده
RFP های خوب و بد وجود دارند. RFP های خوب بسیار سفارشی، واضح، مختصر و متفکرانه هستند. در نتیجه، این RFP ها معمولاً پیشنهادهایی دریافت می کنند که به همین ترتیب از کیفیت بالایی برخوردارند. از سوی دیگر، برخی از نشانه هایی نیز در rfp وجود دارد که ممکن است به فروشندگان نشان دهد که پروژه ارزش وقت گذاشتن را ندارد. این rfp های ضعیف نوشته شده منجر به پیشنهادهای بی کیفیت یا بدتر از آن، پیشنهادهای بسیار کمی برای تصمیم گیری می شوند.
نکته کلیدی در نوشتن rfp ، ایجاد تعادل بین اطلاعات کم و زیاد است. اگر اطلاعات خیلی کمی را با چند سوال کلی به فروشندگان ارائه دهید، ممکن است پیشنهادهایی از فروشندگان فاقد صلاحیت دریافت کنید که نتیجه مطلوب را به همراه نداشته باشند.
از طرف دیگر، اگر اطلاعات خیلی زیادی را با سوالات بسیار خاص ارائه دهید، ممکن است فروشندگان از پاسخ دادن به RFP شما دلسرد شوند. به یاد داشته باشید، نیازهای خاص خود را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که برای تصمیمگیری درست به چه میزان جزئیات نیاز دارید.
تفاوت های RFP در مقابل RFQ و RFI
درخواست پیشنهاد (RFP)، درخواست قیمت (RFQ) و درخواست اطلاعات (RFI) سه نوع سند متمایز هستند که کسب و کارها و سایر نهادها برای ارتباط با جامعه تجاری و یافتن تأمین کنندگان یا پیمانکارانی که ممکن است بتوانند با آنها همکاری کنند، از آنها استفاده می کنند.
درخواست پیشنهاد (RFP): همانطور که در بالا ذکر شد، یک پروژه خاص برنامه ریزی شده را اعلام می کند و از پیمانکارانی که قادر به تکمیل کار هستند، درخواست قیمت می کند.
درخواست قیمت (RFQ): درخواستی است که برای بسیاری از تأمین کنندگان ارسال می شود و به دنبال پیشنهاد برای قرارداد تأمین محصولات یا خدمات خاص هستند. این درخواست باید کیفیت و کمیت مورد نیاز و زمان بندی مورد نظر شرکت یا سازمان را مشخص کند.
درخواست اطلاعات (RFI): درخواستی از تأمین کنندگان برای اطلاعات کتبی در مورد محصولات و خدماتی است که می توانند ارائه دهند. این درخواست برای جمع آوری اطلاعات برای یک پایگاه داده از تأمین کنندگان برای مراجعات بعدی استفاده شود.
نمونه ای از یک RFP
به عنوان مثال، فرض کنید اداره راه آهن، درخواستی برای ارائه پیشنهادهایی برای تأمین مالی، طراحی، ساخت، بهره برداری و نگهداری یک سیستم ریلی پرسرعت صادر می کند.
طرف های ذینفع پیشنهادهایی را ارائه می دهند که الزامات مندرج در سند را برآورده می کنند. بر اساس پیشنهادهای دریافت شده تا مهلت مقرر، وزارت حمل و نقل کمیسیون هایی را برای بررسی بیشتر و توسعه پیشنهادها تشکیل می دهد.
سپس وزارت حمل و نقل پیشنهادی را که بیشترین اهداف را در بر می گیرد، انتخاب می کند و شرکت را برای انجام کار استخدام می کند.
نتیجهگیری
با ارائه چارچوبی روشن برای پیشنهاد دهندگان جهت ارائه پیشنهادات خود و تضمین رقابت عادلانه، RFPها نقش مهمی در ارتقای شفافیت و کارایی در فرآیند تدارکات ایفا می کنند.
امیدواریم این مقاله درک جامعی از RFPها در اختیار شما قرار داده باشد و هرگونه ابهامی را که ممکن است داشته باشید، برطرف کرده باشد.
