برای درک اینکه بدانید کسب و کار شما مسیر موفقی را طی می کند بنچ مارک گیری یک فرآیند مبتنی بر داده است که به شما این امکان را می دهد تا استانداردهای خود را برای سنجش موفقیت ایجاد کنید. تعیین بنچ مارک ها راهی ساده برای تعیین انتظارات روشن از تیم شماست.
بنچ مارکینگ یا الگوبرداری، به فرآیندی نظام مند گفته می شود که در آن کسب و کارها، فرآیندها، عملکرد، محصولات یا خدمات خود را با بهترین گزینه های موجود در بازار یا حتی صنایع پیشرو دیگر مقایسه می کنند. هدف بنچ مارکینگ تنها کپی برداری از رقبا نیست بلکه هدف اصلی آن شناخت و بررسی کم و کاستی ها، یادگیری تجربه های برتر و تعیین اهداف هوشمندانه برای بهبود و پایداری سازمان است.
این مفهوم که یکی از پایه های کلیدی در مباحث آموزش دیجیتال مارکتینگ به شمار می رود، به کسب و کارها کمک می کند تا به جای حرکت بی هدف، با استفاده از یک نقشه راه مشخص و مبتنی بر داده، مسیر رشد خود را ترسیم کنند؛ همان طور که در یک دوره جامع آموزش فروش، مقایسه عملکرد فروشندگان با بهترین ها، به افزایش بهره وری کل تیم منجر می شود.
برای اجرای بنچ مارکینگ نیاز به یک رویکرد ساختار یافته است که از تعیین شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) آغاز شده و تا تحلیل داده ها و پیاده سازی تغییرات بهبود بخش ادامه می یابد. بسیاری از مدیران موفق برای اطمینان از دقت تحلیل ها و جلوگیری از نتیجه گیری های اشتباه، از خدمات تخصصی مشاوره فروش بهره می برند تا نقاط ضعف و قوت خود را در مقایسه با بازار به درستی شناسایی کنند.
بنچ مارک چیست؟
بنچ مارک، یک استاندارد از پیش تعیین شده است و معیار سنجی فرآیند تعیین این استانداردها است. برای تعیین بنچ مارک، باید کار خود را با چیز دیگری بسنجید. موارد مختلفی وجود دارد که می‌توانید بنچ مارک را با آنها تعیین کنید، از جمله:
رقبا: مقایسه یا نتایج مطلوب کسب و کار شما با رقبا به شما نشان می دهد که در این صنعت چه چیزی عادی است و مشتریان چه انتظاری دارند. وقتی این را بدانید، می توانید کسب و کار، محصول یا پیام رسانی خود را برای حفظ رقابت تنظیم کنید.
نتایج قبلی: استفاده از نتایج قبلی به عنوان معیارهایتان به شما نشان می دهد که آیا در حال بهبود نتایج داخلی هستید یا خیر و به شما کمک می کند تا شکاف ها را در فرآیندها و گردش های کاری خود شناسایی کنید. اگر در حال بهبود هستید، می توانید بر کاری که انجام می دهید دو برابر تمرکز کنید اما اگر اینطور نیست، این فرصت بسیار خوبی برای ایجاد تغییرات است.
اهداف: استفاده از اهداف به عنوان بنچ مارک نشان می دهد که آیا نتایج شما همان چیزی است که هنگام شروع کار انتظار داشتید یا در ابتدا می خواستید. اگر در حال عقب افتادن هستید، ممکن است لازم باشد اهداف خود را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که قابل دستیابی هستند.
مزایای بنچ مارکینگ چیست؟
بنچ مارکینگ به شما کمک می کند تا استانداردهایی برای نحوه کار خود تعیین کنید. اما به جای انتخاب استانداردها بر اساس نظرات یا ایده ها، بنچ مارک مبتنی بر داده است. این تضمین می کند که استانداردهای کاری شما هدفمند و متمرکز بر مواردی هستند که بیشترین تأثیر را دارند.
بنچ مارکینگ همچنین منطق انتظارات و اهداف محل کار را به کارکنان نشان می دهد. این به شما داده هایی می دهد تا نشان دهید که چرا وظایف روزانه تیم شما مهم است، بنابراین همه کارکنان و تیم می دانند که برای چه چیزی و چرا کار می کنند.
مزایای زیادی برای بنچ مارک وجود دارد، از جمله:
تعریف و تعیین موفقیت: با بنچ مارک، می توانید تصمیم بگیرید که موفقیت برای شرکت شما چگونه به نظر می رسد. به عنوان مثال، اگر معیار موفقیت شما افزایش مداوم 10 درصدی در تولید سرنخ در سال باشد و در مسیر رسیدن به 11 درصد باشید، می دانید که از انتظارات فراتر رفته اید.
شناسایی شکاف ها: بنچ مارک شکاف ها را در مقایسه با رقبای شما آشکار می کند. به عنوان مثال، اگر در همان بازه زمانی که رقبایتان هشت ویژگی محصول جدید تولید می کنند، سه ویژگی محصول جدید تولید کنید، حفظ رقابت دشوار است.
استانداردهای بالاتری برای کیفیت محصول تعیین کنید: بنچ مارکینگ منجر به تولید محصولات یا خدمات با کیفیت بالاتر می شود که رضایت مشتری را بهبود می بخشد. به عنوان مثال، وقتی بنچ مارک شما برگزاری چهار رویداد اجتماعی در هر سال است، شما در حال تعیین استانداردی برای تعامل منظم تر با مشتریان خود هستید.
چرا تعیین بنچ مارک مهم است؟
تعیین بنچ مارک ساده است، اما یک فرآیند است. قبل از شروع، داده های بنچ مارک مرتبط را برای مقایسه خود جمع آوری کنید. این داده ها می تواند شامل داده های مربوط به رقبای شما، کارهای قبلی یا اهداف شما باشند. معیارهای حاصل از این جمع آوری داده ها، مبنای تحلیل بنچ مارک شما خواهد بود.
به عنوان مثال، فرض کنید که در حال پیگیری عرضه محصولات هستید. متوجه می شوید که از ایده پردازی تا عرضه، سه ماه طول می کشد. این زمان ممکن است بسته به برداشت شما، طولانی یا کوتاه به نظر برسد، اما برداشت شما، روش دقیقی برای ردیابی این موضوع نیست که آیا این بهترین زمان برای عرضه شما است یا خیر. در عوض، می توانید از بنچ مارکینگ برای پاسخ به مدت زمان لازم برای عرضه هر محصول استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید موارد زیر را بررسی کنید:
- چه مدت طول می کشد تا رقیب شما محصول مشابهی را عرضه کند؟
- آخرین عرضه محصول چقدر طول کشید؟
- آیا ما در فرآیندهای خود بهبودهایی ایجاد کرده ایم که در طول این عرضه در زمان ما صرفه جویی کند؟
توجه داشته باشید که جزئیات دیگری نیز در اینجا نقش خواهند داشت. رقیب شما ممکن است محصولی را سریع تر از شما عرضه کند، اما اگر تیم و بودجه آنها دو برابر شما باشد، این موضوع اهمیتی ندارد. بنچ مارکینگ خود را با وضعیت فعلی‌تان مقایسه کنید حتی رقبای خود را با توجه به میزان بزرگی و کوچکی کسب و کار خود بسنجید و یکی را که با آن مطابقت دارد انتخاب کنید.
معرفی انواع بنچ مارکینگ
سه نوع مختلف بنچ مارک وجود دارد: داخلی، رقابتی و استراتژیک. آنچه که اندازه گیری می کنید و آنچه می خواهید به آن دست یابید، نوع آن را تعیین می کند.
بنچ مارک داخلی
اگر در بنچ مارک گیری تازه کار هستید، بنچ مارک داخلی ساده ترین معیار برای شروع است. مانند سایر بخش های مدیریت پروژه، بنچ مارک داخلی از دانش سازمانی برای پاسخ به سوالات استفاده می کند. همچنین، از آنجا که شما در حال بررسی اطلاعات داخلی هستید، جمع آوری داده ها کاملاً تحت کنترل شماست.
برای بنچ مارک داخلی، شاخص های عملکرد تجاری را برای سایر بخش ها، تیم ها یا حتی کارهای قبلی بررسی کنید. به دنبال بهترین شیوه ها یا فرآیندهای مؤثری باشید که می توانید در کار فعلی خود اعمال کنید.
شما می توانید اطلاعات داخلی را از طریق موارد زیر جمع آوری کنید:
- استفاده از پرسشنامه ها و پرسیدن از همکاران یا گزارش های مستقیم در مورد دستاوردهای کارکنان و چگونگی دستیابی به آنها.
- بررسی پروژه های گذشته و جستجوی فرآیندهای تجاری که به شرکت شما مزیت رقابتی داده اند.
- مطالعه ابتکارات با تأثیر بالا، مثلا: چه چیزی باعث موفقیت آنها شده است؟ اگر بتوانید فرآیندها یا بهترین شیوه هایی را که باعث موفقیت این پروژه ها شده اند، دوباره استفاده و استاندارد کنید، اینها کاندیداهای مناسبی برای بنچ مارکینگ و معیارسنجی عملکرد هستند.
- نگاهی به اهداف قبلی برای دیدن اینکه آیا کار شما با انتظارات شما مطابقت دارد یا خیر.
همان طور که این اطلاعات را جمع آوری می کنید، هر گونه نتیجه دلخواه (یعنی فرآیندهایی که می خواهید تکرار کنید و می توانند به یک استاندارد تبدیل شوند) را یادداشت کنید. علاوه بر این، مراقب شکاف های عملکردی باشید (تفاوت بین عملکرد واقعی شما و عملکرد مورد نظر شما). این فرآیند مشابه تجزیه و تحلیل شکاف است که عملکرد فعلی شما را با عملکرد مطلوبتان مقایسه می کند. به جز بنچ مارک داخلی، شما عملکرد فعلی خود را با عملکردهای گذشته یا عملکردهای تیم های دیگر مقایسه می کنید.
پس از شناسایی آنچه کار کرده و آنچه کار نکرده است، می توانید بررسی داخلی را پایان دهید و فرآیندها و گردش های کاری را که می خواهید استاندارد کنید، بنچ مارکینگ کنید.
بنچ مارک رقابتی
این روی دیگر سکه ی بررسی داخلی است، جایی که شما به نتایج سایر شرکت های صنعت خود نگاه می کنید. معیار رقابتی پیچیده تر است زیرا یافتن داده های قابل اعتماد دشوارتر است. شما باید برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات یا دریافت داده ها از شخص ثالث به رقبای خود تکیه کنید، که ممکن است نتوانید آنها را تأیید کنید.
اما ارزش فهمیدن را دارد. پس از عبور از موانع جمع آوری نتایج سایر شرکت ها، تحقیقات رقابتی یکی از بهترین راه ها برای کسب مزیت رقابتی است. این به شما کمک می کند الگوها یا مضامین مشترک در صنعت خود را شناسایی کنید، که می توانید از آنها برای بنچ مارک و بهبود کلی فرآیند نیز استفاده کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید متوجه می شوید که یک رقیب مستقیم، تعامل بیشتری در رسانه های اجتماعی نسبت به حساب های شما دارد. با استفاده از این اطلاعات، می توانید بنچ مارک را برای تعامل رسانه های اجتماعی شرکت خود تعیین کنید. به طور خلاصه، شما تصمیم می گیرید که شرکت شما برای حفظ رقابت در صنعت خود باید به چه معیارهای عملکرد رسانه های اجتماعی دست یابد.
بنچ مارک استراتژیک
گاهی اوقات می دانید چیزی کار نمی کند، اما به نظر نمی رسد که بتوانید دلیل آن را بفهمید. شاید فقط در یک چرخه حل مسئله هستید، یا شاید در حال گسترش به بازارهای جدید و توسعه یک روش کاملاً جدید برای کار هستید. بنچ مارک استراتژیک، راهی خلاقانه برای فراتر رفتن از دانش صنعت است.
برای بنچ مارک استراتژیک، به دنبال بهترین عملکرد در کلاس خود هستید. اغلب، این به معنای نگاه به سایر شرکت ها، صنایع یا حتی فرهنگ ها است تا ببینید آیا می توانید یک بنچ مارک استراتژیک جدید برای کار خود ایجاد کنید یا خیر.
بنچ مارک استراتژیک در طول تاریخ برای تقویت نوآوری استفاده شده است. به عنوان مثال، وقتی یک شرکت پله برقی به مراکز خرید نقل مکان کرد، باید مشکل کمک به مردم برای بالا رفتن سریع و شیب دار در برابر گرانش را حل می کرد. این در صنعت آنها بی سابقه بود، بنابراین آنها به دنیای بیرون نگاه کردند. در نهایت، آنها از تکنیک های صنعت معدن برای طراحی پله برقی های مراکز خرید استفاده کردند. وقتی این کار با موفقیت انجام شود، بنچ مارک استراتژیک می تواند شما را فراتر از رقابت پرتاب کند.
بنچ مارکینگ فنی
بنچ مارک فنی شامل مقایسه جنبه های فنی محصولات، خدمات یا فرآیندها با جنبه های فنی رهبران صنعت یا رقبا است. این نوع بنچ مارک بر فناوری ها، ابزارها یا روش های خاصی که یک شرکت استفاده می کند تمرکز دارد و به آنها اجازه می دهد تا ارزیابی کنند که نوآوری های آنها چگونه است.
با بررسی مواردی مانند روش های مهندسی، تکنیک های تولید یا ابزارهای نرم افزاری، کسب و کارها می توانند حوزه هایی را که فناوری آنها ممکن است از ان ها عقب مانده باشد شناسایی کرده و برای حفظ رقابت و کارایی، بهبودهایی را اعمال کنند.
بنچ مارک عملکرد
بنچ مارک عملکرد فرآیند ارزیابی عملکرد کلی یک شرکت با مقایسه معیارهای خاص با معیارهای رقبا یا استانداردهای صنعت است. این رویکرد به معیارهای حیاتی مانند بهره وری، کارایی و سود آوری می پردازد و بینش هایی را در مورد عملکرد خوب یک شرکت در حوزه های کلیدی ارائه می دهد.
هدف، شناسایی شکاف های عملکردی و تدوین استراتژی هایی برای افزایش نتایج است تا اطمینان حاصل شود که شرکت در رقابت باقی می ماند و به طور مداوم در طول زمان بهبود می یابد.
نحوه اجرای بنچ مارکینگ
فرآیند بنچ مارک، رویکردی سیستماتیک برای بهبود عملکرد سازمان شماست. با دنبال کردن این هشت مرحله ساده، می توانید از بنچ مارک برای بهبود مستمر گردش کار و فرآیندهای خود استفاده کنید.
1: تصمیم بگیرید و مشخص کنید که چه چیزی را می خواهید بنچ مارک کنید. اگر در بنچ مارک ها تازه کار هستید، با ایجاد بنچ مارک هایی برای پروژه ها، فرآیندها یا نتایج مطلوبی که بیشترین تأثیر را بر کار شما دارند، شروع کنید.
مثال: یک تیم توسعه نرم افزار تصمیم می گیرد زمان حل اشکال خود را بنچ مارک کند، با هدف بهبود رضایت مشتری و کیفیت محصول.
2: نوع بنچ مارکینگ خود را تعیین کنید، به عبارت دیگر، مشخص کنید که آیا داده های شما از بنچ مارکینگ رقابتی، داخلی یا استراتژیک به دست می آیند.
مثال: تیم بنچ مارکینگ رقابتی را انتخاب می کند و قصد دارد زمان حل اشکال خود را با زمان های رهبران صنعت در توسعه نرم افزار مقایسه کند.
3: به آنچه که بنچ مارکینگ را برای آن ایجاد می کنید، نگاه کنید. تمام فرآیندهای مرتبط را ثبت کنید و گردش های کاری مرتبط را مستند کنید تا قبل از شروع، ایده خوبی از وضعیت فعلی خود داشته باشید.
مثال: تیم، فرآیند ردیابی اشکال فعلی خود را مستند می کند و خاطرنشان می کند که میانگین زمان حل مشکل آنها ۷۲ ساعت است.
4: جمع آوری داده ها که بسته به نوع بنچ مارک جمع آوری می شوند، داده ها می توانند از تحقیقات رقبا یا داده های داخلی به دست آیند. هنگام استفاده از تحقیقات رقابتی، مراقب اطلاعات ثانویه در مورد رقبا (یعنی از وب‌سایت ها یا مقالات خبری) باشید، که بررسی صحت آنها می تواند دشوار باشد.
مثال: تیم گزارش های صنعت را بررسی می کند، در کنفرانس های فناوری شرکت می کند و داده های عمومی موجود در مورد زمان حل اشکال در شرکت های نرم افزاری برتر را بررسی می کند.
5: تجزیه و تحلیل داده ها را در مقایسه با عملکرد یا کار خود بسنجید تا شکاف ها، الگوها و فرصت های بهبود را شناسایی کنید.
مثال: تیم متوجه می شود که رهبران صنعت به طور متوسط ۲۴ ساعت اشکالات را حل می کنند و این نشان دهنده شکاف قابل توجهی در عملکرد خود است.
6: برنامه ریزی کنید، داده ها به خودی خود کار زیادی انجام نمی دهند. پس از تجزیه و تحلیل کامل، از برنامه ریزی پروژه برای تصمیم گیری در مورد نحوه تنظیم و استفاده از این معیارها استفاده کنید.
مثال: تیم طرحی را برای کاهش زمان حل اشکال خود به ۳۶ ساعت در عرض شش ماه با اجرای فرآیندهای جدید اولویت بندی و ابزارهای تست خودکار ایجاد می کنند.
7: اجرای تغییرات فرا رسیده است و اکنون می توانید به مرحله مدیریت پروژه بروید تا معیارهای خود را به طور کامل پیاده سازی کنید و استاندارد جدیدی برای کار، تیم و شرکت خود ایجاد کنید.
مثال: تیم شروع به اجرای جلسات روزانه ارزیابی مشکلات کرده و سیستم های اولویت بندی را به صورت مداوم بررسی می کنند تا فرآیند حل اشکال خود را ساده تر کند.
8: بنچ مارک گیری یک فرآیند مداوم است و نیاز به مرور و تکرار دارد، اما مختص هر ایده یا گردش کار جدید است. برای هر پروژه جدید، این فرآیند را از ابتدا شروع کنید.
مثال: پس از سه ماه، زمان رفع اشکال رسیده است و باید دوباره معیارها را بررسی و ارزیابی کنید و زمانی که به نتایج مطلوب رسیدید سپس فرآیند بنچ مارک گیری را مجدداً آغاز می کنید و بر بهینه سازی های بیشتر برای رسیدن به هدف ۳۶ ساعته خود تمرکز می‌کنید.
نمونه هایی از بنچ مارک
بنچ مارک می تواند بسته به آنچه یک کسب و کار می خواهد اشکال مختلفی داشته باشد. در زیر چند مثال وجود دارد که نحوه بنچ مارک گیری و نحوه اعمال روش های مختلف بنچم ارک‌گیری در حوزه های مختلف کسب و کار را نشان می دهد.
زمان پاسخگویی به خدمات مشتری
یک شرکت ممکن است از بنچ مارک گیری خارجی برای مقایسه زمان پاسخگویی به خدمات مشتری خود با استانداردهای صنعت استفاده کند. با تجزیه و تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) خاص، مانند زمان اولین پاسخ و زمان حل مشکل، کسب و کار می تواند یک برنامه عملی برای بهبود ایجاد کند که منجر به کارایی بهتر و رضایت مشتری بیشتر می شود.
مقایسه کیفیت محصول
وقتی صحبت از کیفیت محصول می شود، یک تولید کننده ممکن است پیشنهادات خود را با پیشنهادات یک رقیب پیشرو مقایسه کند. با تمرکز بر حوزه هایی مانند دوام و نرخ نقص، این معیار سنجی به شناسایی حوزه های بهبود مستمر فرآیند کمک می کند. هدف این است که اطمینان حاصل شود که شرکت استانداردهای بالا را حفظ می کند و در عین حال رقابتی باقی می ماند.
نرخ تعامل رسانه های اجتماعی
یک کسب و کار می تواند عملکرد رسانه های اجتماعی خود را با بررسی نرخ تعامل در مقایسه با معیارهای صنعت ارزیابی کند. با نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مانند اشتراک گذاری ها و نظرات، شرکت می تواند استراتژی خود را برای بهبود تعامل تنظیم کند. این رویکرد معیار سنجی به شرکت کمک می کند تا در چشم انداز دیجیتال در حال تحول، چابک بماند.
نتیجه گیری
در نتیجه، بنچ مارک ابزاری ارزشمند است که به سازمان ها اجازه می دهد عملکرد خود را در مقایسه با یک استاندارد یا رهبر صنعت بسنجند. با شناسایی زمینه های بهبود و اتخاذ بهترین شیوه ها، سازمان ها می توانند عملکرد، کارایی و کیفیت خود را افزایش دهند. بنچ مارک یک فرآیند پویا است که نیاز به نظارت و بررسی مداوم برای پیشبرد بهبود مستمر دارد.
