در این مقاله دالب قصد داریم BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار را به طور جامع و کامل بررسی کنیم. در چشم انداز کسب و کارهای به شدت رقابتی امروز، شور و اشتیاق و پشتکار به تنهایی نمی تواند موفقیت بلندمدت را تضمین کنند. برای پیشبرد رشد پایدار و پیشی گرفتن از رقبا، سازمان ها باید فرآیندهای سیستماتیکی را اتخاذ کنند که بهرهوری را افزایش دهند، هزینه ها را کنترل کنند و رضایت مشتری را تضمین کنند.
اینجاست که مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) وارد عمل می شود. این ابزار در حال تبدیل شدن به ابزاری ضروری برای کسب و کارهایی است که تلاش می کنند در بازاری که تقاضا برای آن وجود دارد، جایگاه خود را حفظ کنند.
یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک راه حل استراتژیک برای شرکت ها جهت طراحی، پیاده سازی، نظارت و بهینه سازی فرآیندهایشان ارائه می دهد. این سیستم نه تنها هزینه ها را کاهش می دهد، بلکه ارتباطات تیمی را نیز بهبود می بخشد، خدمات مشتری را ارتقا می دهد و به طور قابل توجهی کارایی شرکت را تقویت می کند.
ارزش یک BPMS برای سازمان شما بسیار زیاد است. این سیستم یک رویکرد جامع برای مدیریت و بهبود فرآیندهای عملیاتی شرکت شما ارائه می دهد و در نتیجه نتایج تجاری بهتری را به ارمغان می آورد. یک BPMS می تواند نحوه عملکرد سازمان شما را متحول کند، از کاهش گلوگاه ها و افزونگی ها گرفته تا افزایش انعطاف پذیری و چابکی. بنابراین، اگر مشتاق افزایش کارایی شرکت خود هستید، در اینجا هر آنچه را که باید در مورد سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار بدانید، آورده شده است.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟
یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، پلتفرمی است که فرآیندهای کسب و کار تعریف شده، را مدیریت و خودکار می کند. این سیستم زیرساختی ایجاد می کند که چابکی شرکت را افزایش می دهد و کار را سریع تر و آسان تر می کند.
BPMS ابزاری ساده و شهودی است که با شناسایی، مدل سازی، خودکار سازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، به شرکت ها در اجرا، مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار کمک می کند. این سیستم به شرکت ها اجازه می دهد تا داده ها را جمع آوری کرده و از آنها برای بهینه سازی فرآیندهای کلیدی کسب و کار استفاده کنند.
سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار با هدف پشتیبانی از رهبران سازمان از طریق مدیریت گردش کار و سایر روش ها برای دستیابی به بهرهوری عملیاتی، و در عین حال مؤثرتر کردن فرآیند کلی در دستیابی به اهداف سازمانی، طراحی شده اند.
یک BPMS چگونه کار می کند؟
یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) در چهار مرحله کار می کند.
مرحله ۱- کارمندان کسب و کار، فرآیندهای خود را مستند می کنند و اقدامات مناسب و کارآمد را برای انجام وظایف تعیین می کنند.
مرحله ۲- رهبران فرآیندها را به صورت نمودار یا فلوچارت ترسیم می کنند و مجموعه ای از قوانین را برای مدل سازی انعطاف پذیر فرآیند ایجاد می کنند.
مرحله ۳- کارمندان با جمع آوری اقدامات و ایجاد مدل های فرآیند کسب و کار برای شبیه سازی دقیق رفتار و نتایج فرآیند، فرآیندها را خودکار می کنند.
مرحله ۴- کارمندان می توانند با نظارت بر فرآیندهای جدید و اجرای تغییرات، توانایی خود را برای دستیابی به نتایج مطلوب کسب و کار به طور مداوم بهبود بخشند.
ویژگی های کلیدی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار
اتوماسیون گردش کار
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار دارای نرمافزار اتوماسیون داخلی است تا به کسب و کارها در تعریف، ترسیم و خودکار سازی فرآیندها و گردش های کاری رایج کمک کند. آن ها می توانند مسیرها و عملکردهای حیاتی را توسعه داده و مجوزهایی را برای فعال کردن اتوماسیون با حداقل نظارت ارائه دهند. این سیستم ها همچنین به کسب و کارها کمک می کنند تا به طور مداوم گلوگاه های فرآیند را رصد، شناسایی و حذف کنند.
مدیریت داده ها
ابزارهای BPM دارای ویژگی های مدیریت داده های قوی و جامع هستند زیرا سازمان ها حجم عظیمی از داده ها را تولید می کنند. آن ها اطلاعات صحیح را جمع آوری، مدیریت و به طور مؤثر تجزیه و تحلیل می کنند. کاربران می توانند عناصر داده و روابط بین موجودیت های داده را تعریف و نگهداری کنند.
مدل سازی بصری گردش کار
یک BPMS با رابط کاربری آسان به کاربران این امکان را می دهد که به راحتی یک نقشه بصری از گردش های کاری طراحی و ویرایش کنند. آن ها می توانند نگاهی به اطلاعات مهم بیندازند و ببینند که کار در زمان واقعی، چگونه پیش میرود. این سیستم همچنین به کاربران اجازه می دهد تا فرم ها و فرآیندهای وب را به راحتی مدل سازی کنند.
تجزیه و تحلیل عملکردهای فرآیند
ابزارهای BPM تجزیه و تحلیل هایی در مورد عملکرد فرآیند ارائه می دهند. گزارش ها به شاخص های کلیدی عملکرد مرتبط هستند و داده هایی در مورد اقدامات، فرآیندها، وظایف و اعضای فرآیند ارائه می دهند. گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها به سازمان ها کمک می کنند تا فرآیندهای موجود را بهبود بخشند، انتظارات مشتری را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیش بینی کنند و حاشیه سود فروش کلی را افزایش دهند.
ادغام BPMS با نرمافزار CRM
تعداد کمی از فرآیندهای تجاری در یک سیستم واحد وجود دارند. به عنوان مثال، جذب مشتری جدید ممکن است شامل جذب آنها، ارائه خدمات و دریافت وجه باشد. فناوری BPMS باید اجرای فرآیند را در سیستم های مختلف هماهنگ کند تا کارایی، خدمات و تجربه مشتری را افزایش دهد و در عین حال هزینه ها را کاهش دهد. این سیستم باید با نرمافزار CRM ادغام شود. این امر به فرآیندها اجازه می دهد تا به راحتی در آن سیستم ها شروع و تکمیل شوند.
مزایای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)
۱. افزایش کارایی و بهره وری
یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار برای شرکت هایی که مصمم به بهبود فرآیندهای کسب و کار هستند، ضروری است. این سیستم وظایف تکراری را حذف می کند، بهرهوری و عملکرد شرکت را افزایش می دهد. همچنین درک و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می کند. با اتصال فرآیندهای کسب و کار، داده های مفیدی را برای کارمندان فراهم می کند تا گردش های کاری را از نزدیک پیگیری کرده و منابع را در صورت نیاز تخصیص دهند.
۲. چابکی کسب و کار را بهبود می بخشد
با BPMS، سازمان ها می توانند فرآیندهای ترکیبی ایجاد کنند که چابکی را افزایش داده و به سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار می شوند. این سیستم، گردش های کاری را سفارشی می کند تا از انطباق پذیری آنها اطمینان حاصل شود. این امر پاسخگویی به فرآیندهای کسب و کار را افزایش می دهد و بینش عمیقتری از عملیات شرکت ارائه می دهد.
۳. کاهش هزینه ها
کاهش هزینه، هدف مهم هر سازمانی است. هزینه های عملیاتی کمتر، به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر منجر می شود. یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، فرآیندها را کنترل می کند و اطمینان حاصل می کند که آنها هیچ گام غیرضروری یا اقدام ناخواسته ای انجام نمی دهند. این سیستم کیفیت محصول را بهبود می بخشد، گلوگاه های فرآیند را از بین می برد و ریسک شرکت را به حداقل می رساند و هزینه های عملیاتی را به طور قابل توجهی کاهش می دهد.
۴. افزایش سودآوری
وقتی سازمان ها عملیات ناکارآمد را حذف می کنند، سود بیشتری به دست می آورند. یک سیستم BPMS تضمین می کند که فرآیندهای سازمانی مقرون به صرفه هستند. این سیستم فرآیندهای موجود را بهبود می بخشد تا یک سازمان بتواند راه های بهتری برای انجام کارها پیدا کند. منابع شرکت به طور عاقلانه ای تخصیص داده می شوند و هیچ اتلافی وجود ندارد. با حذف گلوگاه ها، این سیستم به طور قابل توجهی زمان چرخه محصول را تسریع می کند، زمان ورود به بازار را بهبود می بخشد و زمان های تحویل محصول را کاهش می دهد و فروش و درآمد را افزایش می دهد.
۵. ترویج انطباق
سازمان ها باید با مقررات صنعت مطابقت داشته باشند و یک ابزار جامع BPMS می تواند به این امر کمک کند. این ابزار انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین می کند. کاربران می توانند فرآیندها را در یک پلتفرم واحد مستند سازی کنند و این امر ایمنی و امنیت را ارتقا می دهد. اجرای سیاست ها و کنترل های داخلی نیز آسان است. شرکتی که از سیستم BPMS استفاده می کند، ایمن تر، سازمان یافته تر و قابل اعتمادتر است.
۶. افزایش دید
وقتی فرآیندها استاندارد می شوند، خطر خطای انسانی کاهش می یابد. تجزیه و تحلیل های تعبیه شده در BPMS به کاربران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرآیند می دهد و به آنها کمک می کند تا به سرعت گلوگاه ها را شناسایی کنند. ابزارهای اتوماسیون این پلتفرم، کارایی را افزایش داده و به کارمندان اجازه می دهد تا روی کارهایی که نیاز به تخصص و مداخلات انسانی دارند تمرکز کنند. یک دید واضح از فرآیندهای سرتاسری، امکان نظارت در لحظه را فراهم می کند و کارمندان را برای انجام بهتر وظایف ترغیب می کند.
نمونه هایی از BPMS
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به طور سیستماتیک گردش کار و فرآیندهای یک سازمان را بهبود و بهینه می کند. برخی از نمونه های فرآیند کسب و کار عبارتند از:
- منابع انسانی
- فروش
- مالی
- مدیریت انطباق
- آشنایی با کارکنان
- درخواست های بازاریابی
- اپلیکیشن های موبایل و کم کد
- مدیریت پروژه
BPMS مناسب چه کسب و کارهایی است؟
هر سازمانی، بزرگ یا کوچک، می تواند از BPMS برای خود کارسازی فرآیندها و ساده سازی عملیات استفاده کند. این یک ابزار ضروری برای شرکت هایی است که به دنبال بهبود فرآیندهای تجاری هستند. سیستم های BPMS می توانند برای پیاده سازی فرآیندهای تجاری، بهبود فرآیند و اتوماسیون فرآیند، استفاده شوند.
اهمیت BPMS برای کسب و کارها
در دنیای فوقالعاده رقابتی امروز، هر کسب و کاری برای حفظ و پیشرفت باید تا حد امکان کارآمد باشد.
استفاده از فرآیندهای دستی سنتی باعث می شود صاحبان کسب و کار وقت خود را تلف کنند و پول خود را صرف عناصر بیهوده کسب و کارشان کنند. اینجاست که BPMS وارد عمل می شود.
پیاده سازی یک مجموعه BPMS مزایای زیادی به همراه دارد، که مهمترین آنها به شرح زیر است:
1. بهبود ارتباط بین تیم ها
یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، ارتباطات داخلی را تقویت کرده و عملکردهای چندگانه را بین کارمندان در واحدهای مختلف کسب و کار هماهنگ می کند. این سیستم به کارمندان اجازه می دهد تا با دسترسی به داده هایی که برای انجام وظایف نیاز دارند، به راحتی اطلاعات را بین بخش ها به اشتراک بگذارند.
۲. ایجاد فرهنگ همکاری
ویژگی های همکاری تعبیه شده در BPMS، بخش های مجزا را از بین می برد و تصمیم گیری را سرعت می بخشد.
این سیستم: همکاری داخلی بین کارمندان، و خارجی بین سازمان، ذینفعان و مشتریان – را افزایش می دهد.
۳. اصلاح و ارتقاء فرآیندها
یک BPM خوب انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است؛ به راحتی با نیازهای متغیر شرکت سازگار می شود. سازمان ها می توانند به سرعت، ناکارآمدی ها یا تأخیرهای فرآیند را شناسایی کرده و آنها را اصلاح کنند. کاربران می توانند چالش های فرآیند را شناسایی کرده و از ابزارهای مناسب برای اجرای تغییرات و افزایش کارایی استفاده کنند. BPMS به شما کمک می کند تا به سرعت تغییر کنید و بدون هیچ مشکلی تجربه بهتری را به مشتری ارائه دهید.
چگونه باید BPMS را ارزیابی کنید؟
انتخاب مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب، عوامل زیادی را در بر می گیرد. نکات زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند. در اینجا چند متغیر وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید.
1. سهولت استفاده
یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باید رابط کاربری بصری داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت با آن سازگار شوند. یک پلتفرم پیچیده می تواند به معنای تأخیر در کار باشد زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرمافزار می کنند تا کار کردن.
همچنین، یک BPMS سفارشی برای کسب و کار خود انتخاب کنید زیرا نصب و استفاده از آن آسان تر است.
2. بازده مورد انتظار سرمایه گذاری (ROI)
تعداد کاربرانی را که BPMS می تواند در خود جای دهد، تعداد کل فرآیندها، ویژگی های آن و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت، بیابید. ROI را بر اساس هزینه مجوز، صرفه جویی در هزینه خودکار سازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابع ذخیره شده تخمین بزنید.
3. مسائلی که باید حل کنید
قبل از انتخاب یک BPMS، به طور گسترده مشورت و تحقیق کنید. ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرآیندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین، نقاط درد خود را تعیین کنید. مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین سیستم BPM را برای حل آنها انتخاب کنید.
۴. مقیاس پذیری بالا
ابزاری پیدا کنید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان مقیاس پذیری را بدهد. یک سیستم انعطاف پذیر به شرکت شما کمک می کند تا با پیشرفت های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار همگام باشد و نیازهای امنیتی و کاربردی شما را برآورده کند.
۵. مدل سازی انسان محور در مقابل BPMN در مقابل برنامه نویسی
نرم افزار انسان محور، از یک رابط نقشه برداری فرآیند بسیار ساده استفاده می کند که به یک صاحب فرآیند غیر فنی اجازه می دهد فرآیند را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد کند.
۶. فضای ابری در مقابل فضای داخلی
نرمافزار ابری روی سرورهایی میزبانی می شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی هستند. جدا از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر، مسئولیت مدیریت نرمافزار را نیز بر عهده فروشنده قرار می دهد. راه حل های ابری معمولاً بر اساس مدل SaaS ارائه می شوند که هزینه کمتری را برای مشتری به همراه دارد.
نرمافزار فضای داخلی بر روی یک سیستم خاص نصب می شود. مزیت اصلی فضای داخلی این است که تمام داده های یک شرکت به صورت داخلی ذخیره می شوند و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده ها می دهد.
مراحل پیاده سازی موفق BPMS
موفقیت یک طرح BPM با انتخاب نرمافزار مناسب برای سازمان شما پایان نمی یابد. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اصلی که بر میزان موفقیت یک طرح مدیریت فرآیند تأثیر می گذارد، پیاده سازی است. در اینجا مراحل پیاده سازی موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.
مرحله 1: تشکیل یک تیم پیاده سازی BPMS
این تیم باید شامل اعضایی از واحدهای مختلف کسب و کار باشد که همکاران خود را راهنمایی می کنند. آنها باید برای استفاده از پلتفرم آموزش دیده باشند و درک عمیقی از آنچه پروژه شامل می شود، داشته باشند.
مرحله ۲: سنجش عملکرد با شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
معیارهای کلیدی برای سنجش شامل میانگین زمان صرف شده برای هر فرآیند، زمان صرفه جویی شده در هر فرآیند خودکار، کاهش هزینه، بهرهوری و اثر بخشی فرآیند است.
مرحله ۳: پیاده سازی BPMS مانند یک پروژه تجاری
محدوده پروژه را تعیین کنید، هزینه ها را مشخص کنید، مهلتی برای پیاده سازی و اجرا تعیین کنید و معیارهای موفقیت را فهرست کنید.
مرحله ۴: از یک پلتفرم BPM قابل تنظیم استفاده کنید
نه تنها برای افزایش کارایی، بلکه برای سفارشی سازی فرآیندهای خود برای حذف مراحل غیرضروری در پلتفرم BPM.
مرحله ۵: تعیین موارد ادغام
تمام سیستم هایی را که شرکت شما استفاده می کند، بشناسید که چه کسی از آنها استفاده می کند و چگونه، استفاده می شود. درک کامل سیستم ها و داده های آنها به شما کمک می کند تا تصمیمات دقیقی در مورد بهبود فرآیند بگیرید.
نتیجه گیری
BPMS، فرآیندها را بهینه و تسریع می کند و کارایی را افزایش می دهد. این امر تضمین می کند که کار به طور مداوم انجام می شود و کارکنان بر روی کارهای با ارزش بالاتر، تمرکز می کنند. فرآیندها را به راحتی طراحی و اصلاح کنید. BPMS یک پروژه یکباره و تمام شده نیست. در عوض، چارچوبی برای بهبود مستمر، تحلیل و ایجاد فرآیندهای کسب و کار، از جمله شفاف سازی مداوم نقش ها و مسئولیت های شغلی افراد درگیر در فرآیند، را فراهم می کند.
اگر BPM به درستی اجرا شود، توانایی یک شرکت را در پاسخگویی به روندها، تهدیدها و فرصت های بازار بهبود میبخشد. این ابزارها با هماهنگی تغییر و بهبود فرآیندهای کسب و کار در بخش ها و حتی با شرکای خارجی، به شرکت ها در اجرای استراتژی های کسب و کار خود کمک می کنند. آن ها امکان ادغام در سیستم های سازمانی و برنامه های کاربردی سازمانی، مانند مدیریت منابع سازمانی و مدیریت ارتباط با مشتری را فراهم می کنند. ابزارهای BPMS داده ها را جمعآوری کرده و تجزیه و تحلیل می کنند تا به شرکت ها کمک کنند تا مشخص کنند کدام بخش های فرآیند کسب و کار میتوانند خودکار سازی یا تغییر داده شوند.
