سازمان های تجاری امروزه به طور منظم با تغییر مواجه هستند. از آنجایی که فناوری ها همچنان کل صنایع را متحول می کنند، سازمانها برای بقا و پیشرفت، باید چشم انداز تجاری، کارکردهای کاری و حتی اهداف کلی خود را در پاسخ به محرک ها و عوامل مخرب بازار خارجی، مدرن و تنظیم مجدد کنند. به همین دلیل، مدیریت تغییر به عنوان یک رویکرد ساختار یافته، نقشی حیاتی را دارد تا به راحتی بتوان از این مسیر عبور کرد.
تصور کنید یک شرکت پس از دریافت خدمات مشاوره فروش یا برگزاری دوره های تخصصی مانند آموزش فروش و آموزش دیجیتال مارکتینگ، تصمیم به اصلاح تیم سازی خود گرفته است. برای داشتن این تحول عظیم، ممکن است حتی به استخدام کارشناس فروش جدید منجر شود، اگر به هنگام تغییر، سازمان ها برنامه ریزی درستی نداشته باشند، این موضوع می تواند با مقاومت کارکنان و افت عملکرد مواجه شود.
اینجاست که اهمیت مدیریت تغییر مشخص می شود؛ فرآیندی که با تکیه بر اصولی مانند آموزش رفتار سازمانی، به کارکنان کمک می کند تا دلایل تغییر را درک کرده و با آن همراه شوند. مدیران با درک صحیح از مدیریت تغییر می توانند فرصت های ناشی از تحولات را به بهترین شکل بهره برداری کنند و چالش ها را با بینشی عمیق پشت سر بگذارند.
همانطور که سازمان ها نیروی کار خود را برای دستیابی به اهداف جدید مجدداً تنظیم می کنند، اولویت ها مورد توجه قرار گرفته و مجدداً تخصیص داده می شوند و در این جا برخی از کارگران مسئولیت های جدیدی را بر عهده می گیرند. با توجه به اینکه کارمندانشان با چنین تنوعی از تغییرات روبرو هستند، ایجاد یک رویکرد استاندارد سازمانی برای تغییر، برای مدیرانی که مایل به اطمینان از روان بودن همه انواع گذارها تا حد امکان هستند، به طور فزاینده ای اهمیت پیدا کرده است. اینجاست که مدیریت تغییر وارد عمل میشود.
مدیریت تغییر چیست؟
مدیریت تغییر فرآیندی برای نظارت و تسهیل تغییر در هر سطحی است که در آن رخ می دهد. این به تیم های مدیریتی بستگی دارد که دقیقاً تصمیم بگیرند که چگونه به این تغییر بپردازند، فرآیند را توسعه دهند و چگونه آن را به بهترین شکل اجرا و اعمال کنند.
مدیریت تغییر به تغییرات تطبیقی، تغییرات کوچک، تدریجی و تکرار شونده ای گفته می شود که یک سازمان برای تکامل محصولات، فرآیندها، گردش های کاری و استراتژی های خود در طول زمان انجام می دهد. استخدام یک عضو جدید تیم برای رسیدگی به تقاضاهای افزایش یافته یا اجرای یک سیاست جدید مانند: (مدیریت تیم های دورکار) برای جذب متقاضیان شغلی واجد شرایط تر، هر دو نمونه هایی از تغییرات تطبیقی هستند.
تغییرات تحول آفرین از نظر مقیاس و دامنه بزرگتر هستند و اغلب نشان دهنده ی یک خروج چشمگیر و گاهی ناگهانی از وضع موجود هستند. راه اندازی یک محصول، ایجاد مزیت رقابتی یا اضافه کردن بخش تجاری جدید یا تصمیم به گسترش در سطح بین المللی، نمونه هایی از تغییرات تحول آفرین هستند.
فرهنگ لغت تجاری BNET مدیریت تغییر را به عنوان هماهنگی یک دوره ساختار یافته گذار از وضعیت A به وضعیت B به منظور دستیابی به تغییر پایدار در یک سازمان تعریف می کند.
مزایای مدیریت تغییر چیست؟
مدیریت تغییر یک برخورد واکنشی در صورت وقوع تغییر نیست؛ بلکه آمادگی برای زمانی است که تغییر رخ می دهد. مدیریت تغییر به شما این امکان را می دهد که وضعیت خود و دلیل نیاز به تغییر را ارزیابی کنید، تلاش ها و منابع خود را هماهنگ کنید و خود تغییر را مدیریت کنید.
با هماهنگی و ساختار دهی تغییر به عنوان یک فرآیند قابل مدیریت، شانس بسیار بهتری برای دیدن نتایج تلاش های خود دارید. مدیریت تغییر باید کارمندان، تیم ها، بخش ها و سازمان شما را به سمت پیشرفت و بهره مندی از تغییر هدایت کند، نه اینکه فقط واکنش نشان دهید و از آن جان سالم به در ببرید، با این واکنش، هیچ نتیجه ای از تلاش های تغییر نخواهید دید.
همان طور که دکتر راسل جانسون، استاد مدیریت بنیاد MSU در کالج بازرگانی الی براود، می گوید، تنها نیمی از تلاش های مدیریت تغییر منجر به نتیجه می شود و توضیح می دهد که در حالی که «تعداد بسیار کمی» از آنها اثرات منفی بر سازمان داشته اند، «حدود نیمی از آنها هیچ تاثیری نداشته اند، در حالی که نیمی دیگر اثرات مثبت داشته اند، اما از نظر میزان مثبت بودن این تغییرات متفاوت بوده اند. بنابراین، اگر چه تغییر ممکن است به شرکت آسیب نرساند، اما اغلب اوقات به سازمان کمکی نخواهد کرد. و این به ویژه زمانی صادق است که تغییرات به روش صحیح اجرا نشوند.»
اصول اساسی مدیریت تغییر موفق
اگر چه فرآیند مدیریت تغییر می تواند بسته به صنعت متفاوت باشد و به روش های مختلفی بر اساس سطوح دپارتمان و سازمان اعمال شود، اما اجرای مدیریت تغییر به روش مناسب، معمولاً از چند اصل اساسی پیروی می کند.
۱. آماده سازی سازمان برای تغییر
برای هر سازمانی که با چشم انداز تغییر روبرو است، اولین قدم، ایجاد فضایی برای تغییر می باشد. باید از نظر لجستیکی و فرهنگی آماده باشید و قبل از پرداختن به لجستیک، ابتدا باید آمادگی فرهنگی برای دستیابی به بهترین نتیجه تجاری صورت گیرد.
تغییر می تواند ترسناک یا حتی نا امید کننده باشد و برای مدیر اجرایی بسیار مهم است که با بیان اهمیت تغییر، هدایت تیم ها به محل وقوع تغییر و ارائه چشم اندازی روشن برای شروع سریع فرآیند، مقاومت کارکنان برای تغییر را کاهش دهد. در مرحله آماده سازی، مدیر باید تمرکز خود را به کمک به کارکنان در تشخیص و درک نیاز آن ها بگذارد.
جلب این موافقت اولیه از سوی کارکنانی که به اجرای تغییر کمک می کنند، می تواند اصطکاک و مقاومت را در مراحل بعدی از بین ببرد. ارتباط و شفافیت در مورد چرایی و چگونگی تغییر برای جلب اعتماد کارکنان و پذیرش تغییر بسیار مهم است. این امر به کارکنان کمک می کند تا مالک و مجری تغییر باشند.
۲. مشارکت کارکنان و مدیریت تغییر
هنگامی که جو سازمان آماده پذیرش تغییر شد، گام بعدی ایجاد مشارکت برای سازمان و کارمندان است تا تغییر را اجرایی کنند و مدیران باید یک برنامه جامع، واقع بینانه و استراتژیک برای تحقق آن تدوین کنند. هنگامی که تغییر مورد نیاز است، تخصیص مسئولیت بین کارمندان مهم است.
این طرح باید جزئیات زیر را شرح دهد:
- اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می کند تا به سمت چه اهدافی حرکت کند؟
- شاخص های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه گیری خواهد شد؟ چه معیارهایی باید تغییر کنند؟ مبنای وضعیت فعلی چیست؟
- ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر وظیفه اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید در هر مرحله بحرانی، تأیید کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟
- محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مجزایی خواهد بود؟ چه چیزهایی خارج از محدوده پروژه قرار می گیرند؟
در حالی که داشتن یک رویکرد ساختار یافته مهم است، این طرح باید هرگونه ناشناخته یا مانعی را که ممکن است در طول فرآیند اجرا ایجاد شود و نیاز به چابکی و انعطاف پذیری برای غلبه بر آن داشته باشد، در نظر بگیرد.
پاسخ به هر یک از این سؤالات می تواند به هدایت فرآیند تغییر و کاهش ابهامات در مورد مسئولیت ها کمک کند. به همین دلیل، مهم است که ارتباطات را باز، شفاف و واضح نگه دارید. همچنین، ایجاد پیروزی های کوتاه مدت می تواند به حفظ روحیه و اشتیاق کارکنان سازمان در سطوح بالا کمک کند.
۳. اجرای تغییرات و حفظ و مدیریت تغییر
حالا که تیم آمادگی کامل در مشارکت این تغییرات را دارد زمان اجرا و دنبال کردن مراحل مشخص شده در آن، برای اجرای تغییر مورد نیاز است. اینکه آیا این تغییرات شامل تغییرات در ساختار، استراتژی، سیستم ها، فرآیندها، رفتارهای کارکنان یا سایر جنبه های شرکت می شود یا خیر، به جزئیات طرح بستگی دارد.
در این مرحله از مدیریت تغییر، حفظ تمرکز و حفظ فشار برای دستیابی به نتیجه مطلوب مهم است. در طول فرآیند اجرا، مدیران تغییر باید بر توانمند سازی کارکنان خود برای انجام اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف طرح و جشن گرفتن هرگونه موفقیت کوتاه مدت تمرکز کنند.
اگر چه این مرحله ممکن است ابتدایی به نظر برسد، با این وجود، برخی از مدیران می توانند در طول فرآیند تمرکز خود را از دست داده و سهل انگاری کنند. اگر هدف مورد نظر در طول فرآیند تغییر کند، در تنظیم متناسب با آن تردید نکنید و مسئولیت ها یا رویه ها را تغییر دهید تا انگیزه و تمرکز حفظ شود.
مدیران تغییر همچنین باید تمام تلاش خود را برای پیش بینی موانع و جلوگیری، حذف یا کاهش آنها پس از شناسایی انجام دهند. ارتباط مکرر با چشم انداز سازمان در طول فرآیند اجرا بسیار مهم است تا به اعضای تیم یاد آوری کند که چرا تغییر دنبال می شود.
پس از اجرای تغییر و تکمیل پروژه، زمان تثبیت وضعیت جدید و انتقال سازمان از حالت ناپایدار به حالت پایدار فرا رسیده است تا تغییر حفظ شود.
۴. تأمل در تغییرات فرهنگ سازمانی و رویه های آن
پس از تکمیل ابتکار تغییر، مدیریت تغییر معنا پیدا می کند. یعنی مدیران باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضع موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییرات سازمانی مرتبط با فرآیندهای تجاری مانند گردش کار، فرهنگ و تدوین استراتژی اهمیت بالایی دارد.
بدون یک برنامه ریزی هوشمندانه، ممکن است کارکنان به روش قدیمی انجام کارها، به ویژه در دوره گذار، باز گردند. زمانی که تغییرات در فرهنگ سازمان کاملا جا بیفتد، برگشب به عقب برای کارکنان دشوار می شود. ساختارهای سازمانی جدید، کنترل ها و سیستم های پاداش، همگی باید به عنوان ابزارهایی برای کمک به تثبیت تغییر در نظر گرفته شوند.
۵. بررسی پیشرفت و تحلیل نتایج مدیریت تغییر
آخرین مرحله در فرآیند مدیریت تغییر، بررسی است. صرفاً به این دلیل که یک طرح تغییر کامل شده است، به معنای موفقیت آمیز بودن آن نیست. با وجود تمام تلاش های پرسنل مدیریت، برای برقراری ارتباط مؤثر و تخصیص صحیح مسئولیت ها، اما تغییر یک فرآیند پویا است. پس از اتمام یک دوره، بررسی جنبه هایی از فرآیند که به طور مؤثر کار کرده اند یا نکرده اند، مهم است و سپس از نتایج درس بگیرید.
انجام تحلیل و بررسی یا «بررسی پس از پروژه» می تواند به رهبران کسب و کار کمک کند تا بفهمند که آیا یک طرح تغییر موفقیت آمیز، شکست خورده یا نتیجه ی ترکیبی داشته است. همچنین می تواند بینش ها و درس های ارزشمندی را ارائه دهد که میتوان در تلاش های آینده برای تغییر از آنها استفاده کرد.
از خود سؤالاتی مانند موارد زیر بپرسید:
آیا اهداف پروژه محقق شد؟ اگر بله، آیا این موفقیت می تواند در جای دیگری تکرار شود؟ اگر نه، چه مشکلی پیش آمد؟
تأمل در مورد نتایج، شما را برای دفعه بعد آماده می کند. هنگامی که سازمان شما در آینده با تغییر مواجه می شود، داشتن موارد مستند از رویه های قبلی که بیشترین سود را برای سازمان شما داشته اند، می تواند مفید باشد. با یک تیم مدیریت تغییر که قبلاً هر گونه اشتباه قبلی را مشخص کرده و از اشتباهات درس گرفته است، می توان با اعتماد به نفس، به جای ترس یا وحشت، به هر تغییر جدیدی که ایجاد می شود، به عنوان فرصت های مثبت برای سازمان نگاه کرد.
کلید موفقیت در تغییر برای مدیران
اگر چه ایجاد هیچ تغییری یکسان نیست، اما معمولاً همه ی تغییرات از یک فرآیند مشابه پیروی می کنند. برای مدیریت تغییر، مدیران و رهبران کسب و کار باید مراحل مربوطه را کاملاً درک کنند.
برخی نکات برای مدیریت تغییر سازمانی شامل پرسیدن سؤالاتی از خودتان است:
- آیا علت هایی را که تغییر را ضروری می سازند، درک می کنید؟ بدون این درک، پرداختن مؤثر به علل اساسی که تغییرات را ضروری کرده اند، می تواند دشوار باشد.
- آیا برنامه ای دارید؟ بدون یک برنامه ریزی دقیق و استراتژی تعریف شده، هدایت یک ابتکار تغییر به مرحله تکمیل می تواند دشوار باشد.
- چگونه ارتباط برقرار خواهید کرد؟ مدیریت تغییر موفق نیازمند ارتباط مؤثر با اعضای تیم و ذینفعان کلیدی است. طراحی یک استراتژی ارتباطی که این واقعیت را تصدیق کند، بسیار مهم است.
- آیا موانع احتمالی را شناسایی کرده اید؟ در حالی که با برنامه ریزی پیش می روید، اما امکان این وجود دارد که سر راه موانعی ایجاد شود. داشتن استراتژی های موثر در واقع ضروری برای جلوگیری و کاهش بحران ها ضروری محسوب می شود.
چگونه رهبر موفق در مدیریت تغییر باشیم؟
اگر از شما خواسته شده است که رهبری، مدیریت تغییرا را بر عهده بگیرید، یا می خواهید در آینده خود را برای نظارت بر چنین پروژه هایی آماده کنید، بسیار مهم است که با توسعه مهارت هایی که می توانند شما را برای انجام این کار مجهز کنند، زمینه موفقیت را فراهم کنید.
گذراندن یک دوره آنلاین مدیریت یا سیستم سازی فروش میتواند راهی مؤثر برای توسعه این مهارت ها و الهام بخش چندین مزیت دیگر باشد. هنگام ارزیابی گزینه های آموزشی خود، به دنبال برنامه ای باشید که با اهداف شخصی و حرفه ای شما همسو باشد؛ به عنوان مثال، برنامه ای که بر آموزش رفتار سازمانی تأکید دارد.
نتیجه گیری
در پایان می توان گفت که مدیریت تغییر اجرای تکنیک های کاربردی برای دوران گذار نیست، بلکه یک ضرورت استراتژیک برای بقا و حفظ توسعه پایدار سازمان ها است. موفقیت در اجرای تحولات سازمانی، بیش از آنکه به کیفیت خودِ تغییر وابسته باشد، به کیفیت مدیریت آن بستگی دارد.
سازمان ها و مدیرانی که درک کاملی از مراحل، مزایا و چالش های این فرآیند دارند، یک چارچوب منسجم برای هدایت کارکنان خود ایجاد میکنند. . بنابراین، سرمایه گذاری بر روی مدیریت تغییر، سرمایه گذاری بر روی آینده سازمان است.
